Créer une table des matières à partir de plusieurs documents Word 2010

Vous créez un très long document, mais vous détestez l'idée de traiter avec la fonctionnalité de document principal de Word? La fonctionnalité de document maître dans Word était connue pour corrompre des documents.

Il existe un moyen de contourner un document maître. Vous pouvez conserver un fichier séparé pour chaque section de votre document et créer une table des matières commune dans un autre fichier. Cela nécessite un formatage manuel, mais ce n'est pas si difficile. Pour ce faire, vous devez utiliser les styles de titre intégrés dans Word dans tous vos documents de section distincts. De plus, pour simplifier le processus, nous vous recommandons de placer tous les fichiers de section distincts et le fichier de table des matières dans le même répertoire..

Créer un nouveau document Word pour la table des matières en indiquant dans le nom du fichier qui contient la table des matières.

Cliquez sur l'onglet Insérer du ruban. Dans le groupe Texte, cliquez sur Parties rapides et sélectionnez Champ dans le menu déroulant..

La boîte de dialogue Champ s'affiche. Dans la zone Veuillez choisir un champ, faites défiler la liste des noms de champs et sélectionnez RD, qui signifie Document de référence..

Dans la zone Propriétés du champ, entrez le nom du premier document Word à inclure dans la table des matières. Si le fichier Word ne se trouve pas dans le même répertoire que le fichier de table des matières, veillez à inclure le chemin complet du fichier..

REMARQUE: C’est utile si vous conservez tous les fichiers Word à inclure dans la table des matières dans le même répertoire que la table des matières. Fichier Word.

Si le fichier Word que vous incluez se trouve dans le même répertoire que le fichier de table des matières, cochez la case Chemin d'accès par rapport au document actuel dans la zone d'options de champ..

Cliquez sur OK.

Si le code de champ ne figure pas dans le document, cliquez sur l'onglet Accueil, puis sur le bouton représentant un symbole de paragraphe pour afficher le texte masqué..

Suivez les instructions ci-dessus pour chaque document Word que vous souhaitez inclure dans la table des matières..

Nous voulons insérer la table des matières au début du document avant les codes de champ; placez donc le curseur avant le premier code de champ et appuyez sur Entrée. Cliquez ensuite sur l'onglet Références du ruban, puis sur Table des matières dans le groupe Table des matières. Sélectionnez l'une des options de la table automatique.

La table des matières est insérée au curseur. Si vous ne voyez qu'un code de champ affiché (similaire aux codes RD que vous avez insérés), placez le curseur dans le code de champ et appuyez sur Alt + F9 pour afficher la table des matières..

Vous remarquerez que toutes les pages sont numérotées «1». Chacun de nos documents ne comporte qu'une page et commence par «1» comme numéro de première page. C'est ici qu'interviennent les ajustements manuels. Vous devez modifier le numéro de la première page pour chacun des documents inclus dans la table des matières..

REMARQUE: Cela peut prendre beaucoup de temps si vous avez beaucoup de documents. Chaque fois que vous mettez à jour un document et que la pagination change, vous devez mettre à jour tous les documents suivants pour commencer avec le numéro de page correct..

Ouvrez le deuxième document inclus dans la table des matières. Si le document ne contient pas encore de numéros de page, cliquez sur l'onglet Insertion du ruban, puis sur Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page. Sélectionnez l'endroit où vous souhaitez placer le numéro de page dans le menu déroulant, puis sélectionnez le style dans le sous-menu..

Pour modifier le numéro de page de départ, cliquez à nouveau sur Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page, puis sélectionnez Formater les numéros de page dans le menu déroulant..

Dans la boîte de dialogue Format du numéro de page, entrez le numéro de la première page dans la zone de saisie Démarrer à. Lorsque vous entrez une valeur dans la zone, le bouton radio Démarrer à est automatiquement sélectionné. Cliquez sur OK.

Répétez les étapes ci-dessus pour modifier le numéro de la première page de chacun des documents inclus dans la table des matières. Lorsque tous les documents ont été mis à jour, ouvrez à nouveau le fichier Word de la table des matières. Placez le curseur sur le champ Table des matières. Certaines options s'affichent au-dessus de la table des matières. Cliquez sur Mettre à jour le tableau.

Si vous avez ajouté des en-têtes supplémentaires à l'un des documents inclus, la boîte de dialogue suivante vous demande si vous souhaitez mettre à jour uniquement les numéros de page du tableau entier, ce qui inclut l'ajout de nouveaux en-têtes et la suppression des en-têtes supprimés. Sélectionnez l'option souhaitée et cliquez sur OK.

Les numéros de page sont mis à jour pour refléter les modifications apportées aux documents séparés..

C'est un processus fastidieux si vous avez beaucoup de documents distincts à inclure dans la table des matières, mais c'est un moyen d'éviter d'utiliser des documents maîtres. Cette solution n'est pas parfaite, mais cela fonctionne.