Comment ajouter une date d'expiration aux courriels dans Outlook (et à quoi ils servent)

Outlook vous permet d'ajouter une date d'expiration au courrier que vous envoyez ou recevez. Une fois que la date d'expiration est dépassée, le courrier électronique sera affiché avec un formatage différent, et vous pouvez utiliser les outils intégrés d'Outlook pour gérer automatiquement le courrier expiré..

Les dates d'expiration s'appliquent uniquement aux courriers électroniques, pas aux événements du calendrier ni aux tâches, car ces éléments ont leurs propres dates que vous pouvez utiliser pour les gérer.

Comment définir une date d'expiration sur un courrier électronique

Pour ajouter une date d'expiration à un email que vous envoyez, vous devez ouvrir la fenêtre Propriétés de cet email. Ouvrez l'email, puis cliquez sur Message> Balises..

Cela ouvrira la fenêtre Propriétés de l'e-mail, à laquelle vous pourrez également accéder en cliquant sur Options> Plus d'options ou sur Fichier> Propriétés. Activez la case à cocher «Expire après», puis choisissez une date et une heure..

Cliquez sur Fermer pour revenir à votre email. Il n'y aura aucun signe visible indiquant qu'une date d'expiration a été ajoutée, et vous pouvez envoyer l'e-mail normalement..

Pour ajouter une date d'expiration à un email que vous avez reçu, ouvrez l'email et cliquez sur Message> Tags (ou Fichier> Propriétés)..

Cela ouvre la fenêtre Propriétés pour le courrier électronique. Il n'y a pas autant d'options pour un email reçu que pour un message que vous envoyez, mais vous pouvez toujours définir une date et une date d'expiration..

Que fait une date d'expiration?

Vous avez donc ajouté une date d'expiration à un courrier électronique. C'est génial et tout, mais quel est l'avantage de le faire?

Les dates d'expiration sont utilisées de différentes manières par Outlook pour vous aider à vous concentrer sur ce qui est important. Les courriers expirés ne sont généralement pas aussi importants que les courriers non expirés. Outlook formate automatiquement les courriers expirés de manière différente..

Si vous avez envisagé de définir la mise en forme conditionnelle dans Outlook, vous avez peut-être remarqué la règle de mise en forme «Éléments expirés»..

Cette règle formate tout courrier électronique dont la date d'expiration est dépassée avec une police grise et le texte barré..

Cela vous permet de savoir que le courrier électronique a expiré, vous pouvez donc vous concentrer sur les courriers électroniques les plus importants. Si vous avez envoyé un e-mail avec une date d'expiration, cette mise en forme sera également appliquée dans Outlook du destinataire, mais d'autres clients de messagerie, tels que Thunderbird, ou des applications Web telles que Gmail ou Yahoo! Mail, ignorera la date et ne fera rien avec elle.

Vous pouvez également ajouter une colonne à un dossier indiquant la date d'expiration de chaque courrier électronique. Cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de colonne dans le dossier auquel vous souhaitez ajouter la colonne, puis cliquez sur «Sélecteur de champs».

Sélectionnez "Champs Date Heure" dans le menu déroulant, puis sélectionnez l'option "Expire".

Glissez-déposez l'élément «Expires» dans votre dossier pour l'ajouter aux colonnes..

Lorsque vous ouvrez un courrier électronique arrivé à expiration, Outlook vous avertit avec un message dans l'en-tête..

Vous pouvez toujours répondre ou transférer un courrier électronique arrivé à expiration, mais si vous essayez de le transférer, Outlook affiche d'abord un avertissement..

Cliquez sur “Oui” pour envoyer l'e-mail ou sur “Non” pour annuler..

Utilisation de la date d'expiration pour gérer votre courrier électronique

Certains des outils intégrés d'Outlook utilisent également les dates d'expiration. Si vous avez configuré l'archivage automatique dans Outlook, vous avez peut-être remarqué l'option «Supprimer les éléments arrivés à expiration (dossier de messagerie uniquement)».

Si cette option est activée, l’archivage automatique supprime ou déplace (en fonction des autres paramètres) les courriers électroniques dont la date est dépassée. C'est un excellent moyen de supprimer automatiquement les courriels expirés et de les éviter d'encombrer votre boîte aux lettres..

Si vous ne voulez pas que vos courriels expirés soient supprimés ou déplacés, mais que vous ne vouliez pas non plus les voir dans Outlook, vous pouvez définir les règles de synchronisation d'Outlook pour empêcher leur téléchargement à partir du serveur de messagerie Exchange..

Lorsque vous construisez votre filtre de synchronisation, cliquez sur l'onglet “Avancé” puis sur le bouton “Champ”..

Sélectionnez Champs Date / Heure> Expire dans le menu. Le champ est également disponible dans les options «Tous les champs du courrier» et «Tous les champs du courrier»..

Définissez «Condition» sur «le ou avant» et la «Valeur» sur «hier», puis cliquez sur «Ajouter à la liste».

Cela filtrera toutes les tâches expirées de sorte que si elles ont expiré hier ou avant, elles ne seront pas synchronisées avec Outlook et n'apparaîtront pas dans votre boîte aux lettres. Ils seront toujours disponibles dans l'application Web Outlook si vous voulez les voir ici..

Vous ne pouvez pas configurer de règles pour ajouter automatiquement des dates d'expiration aux e-mails entrants ni créer une étape rapide qui applique une date d'expiration en appuyant sur un bouton. Vous pouvez également ajouter automatiquement une date d'expiration à tous les e-mails sortants. Cliquez sur Fichier> Options> E-mail, faites défiler jusqu'à Envoyer des messages et activez l'option "Marquer les e-mails comme ayant expiré après tant de jours".

Entrez le nombre de jours après lequel vous voulez que les messages expirent, puis cliquez sur «OK». Cela ajoutera automatiquement une date d'expiration à tous les courriels que vous envoyez..

Les dates d'expiration sont un moyen utile de gérer vos priorités et votre boîte aux lettres en réduisant le nombre de messages qui ne sont plus pertinents et en vous permettant d'utiliser les outils Outlook pour supprimer ou masquer les messages dont vous n'avez plus besoin. C’est un outil supplémentaire pour empêcher votre boîte aux lettres de devenir incontrôlable et un outil très utile pour cela..