Comment remplir automatiquement des données séquentielles dans Excel avec la poignée de remplissage

La poignée de remplissage dans Excel vous permet de remplir automatiquement une liste de données (chiffres ou texte) dans une ligne ou une colonne en faisant simplement glisser la poignée. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps lors de la saisie de données séquentielles dans de grandes feuilles de calcul et vous rendre plus productif..

Au lieu de saisir manuellement des chiffres, des heures ou même des jours de la semaine, vous pouvez utiliser les fonctions de remplissage automatique (la poignée de remplissage ou la commande Remplir du ruban) pour remplir les cellules si vos données suivent un modèle ou sont basées sur données dans d'autres cellules. Nous allons vous montrer comment remplir différents types de séries de données à l'aide des fonctions de remplissage automatique..

Remplir une série linéaire dans les cellules adjacentes

Une façon d'utiliser la poignée de recopie consiste à entrer une série de données linéaires dans une ligne ou une colonne de cellules adjacentes. Une série linéaire est composée de nombres où le nombre suivant est obtenu en ajoutant une «valeur de pas» au nombre précédent. L’exemple le plus simple d’une série linéaire est 1, 2, 3, 4, 5. Cependant, une série linéaire peut également être une série de nombres décimaux (1.5, 2.5, 3.5…), les nombres décroissants de deux (100, 98, 96 …), Voire des nombres négatifs (-1, -2, -3). Dans chaque série linéaire, vous ajoutez (ou soustrayez) la même valeur de pas.

Supposons que nous voulions créer une colonne de nombres séquentiels, en augmentant de un dans chaque cellule. Vous pouvez taper le premier numéro, appuyer sur Entrée pour accéder à la ligne suivante de cette colonne, entrer le numéro suivant, etc. Très fastidieux et fastidieux, en particulier pour de grandes quantités de données. Nous allons économiser du temps (et de l'ennui) en utilisant la poignée de recopie pour remplir la colonne avec la série linéaire de nombres. Pour ce faire, tapez 1 dans la première cellule de la colonne, puis sélectionnez cette cellule. Remarquez le carré vert dans le coin inférieur droit de la cellule sélectionnée? C'est la poignée de remplissage.

Lorsque vous déplacez votre souris sur la poignée de recopie, elle devient un signe plus noir, comme indiqué ci-dessous..

Avec le signe plus noir sur la poignée de recopie, cliquez dessus et faites-la glisser vers le bas de la colonne (ou directement dans la rangée) jusqu'à atteindre le nombre de cellules que vous souhaitez remplir..

Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, vous remarquerez que la valeur a été copiée dans les cellules sur lesquelles vous avez fait glisser la poignée de recopie..

Pourquoi n'a-t-il pas rempli la série linéaire (1, 2, 3, 4, 5 dans notre exemple)? Par défaut, lorsque vous entrez un nombre puis que vous utilisez la poignée de recopie, ce nombre est copié dans les cellules adjacentes et non incrémenté..

REMARQUE: pour copier rapidement le contenu d'une cellule au-dessus de la cellule actuellement sélectionnée, appuyez sur Ctrl + D. Pour copier le contenu d'une cellule à gauche de la cellule sélectionnée, appuyez sur Ctrl + R. Soyez averti que la copie de données d'une cellule adjacente remplace toutes les données présentes dans la cellule sélectionnée..

Pour remplacer les copies par la série linéaire, cliquez sur le bouton «Options de remplissage automatique» qui s'affiche lorsque vous avez terminé de faire glisser la poignée de remplissage..

La première option, Copier les cellules, est la valeur par défaut. C'est pourquoi nous nous sommes retrouvés avec cinq 1 et non la série linéaire de 1-5. Pour remplir la série linéaire, nous sélectionnons «Remplir la série» dans le menu contextuel..

Les quatre autres 1 sont remplacés par 2-5 et notre série linéaire est remplie.

Vous pouvez toutefois le faire sans avoir à sélectionner Remplir série dans le menu Options de remplissage automatique. Au lieu d'entrer un seul chiffre, entrez les deux premiers chiffres dans les deux premières cellules. Ensuite, sélectionnez ces deux cellules et faites glisser la poignée de recopie jusqu'à ce que vous ayez sélectionné toutes les cellules que vous souhaitez remplir..

Comme vous lui avez donné deux données, il connaît la valeur de pas que vous souhaitez utiliser et remplit les cellules restantes en conséquence..

Vous pouvez également cliquer et faire glisser la poignée de recopie avec droite bouton de la souris au lieu de la gauche. Vous devez toujours sélectionner «Remplir la série» dans un menu contextuel, mais ce menu s'affiche automatiquement lorsque vous arrêtez de faire glisser et relâchez le bouton droit de la souris. Ce raccourci peut donc être utile..

Remplir une série linéaire dans des cellules adjacentes à l'aide de la commande Remplir

Si vous ne parvenez pas à utiliser la poignée de recopie ou si vous préférez simplement utiliser les commandes du ruban, vous pouvez utiliser la commande Remplissage de l'onglet Accueil pour remplir une série dans des cellules adjacentes. La commande Remplir est également utile si vous remplissez un grand nombre de cellules, comme vous le verrez dans un instant..

Pour utiliser la commande Remplir du ruban, entrez la première valeur dans une cellule et sélectionnez cette cellule ainsi que toutes les cellules adjacentes que vous souhaitez remplir (vers le haut ou le bas de la colonne ou vers la gauche ou la droite de la ligne). Ensuite, cliquez sur le bouton "Remplir" dans la section Edition de l'onglet Accueil..

Sélectionnez "Série" dans le menu déroulant..

Dans la boîte de dialogue Série, indiquez si vous souhaitez que la série soit en lignes ou en colonnes. Dans la zone Type, sélectionnez «Linéaire» pour l'instant. Nous discuterons des options Croissance et Date ultérieurement, et l'option Remplissage automatique copie simplement la valeur dans les autres cellules sélectionnées. Entrez la «valeur de pas» ou l'incrément de la série linéaire. Pour notre exemple, nous incrémentons les nombres de notre série de 1. Cliquez sur «OK»..

La série linéaire est renseignée dans les cellules sélectionnées.

Si vous souhaitez remplir une série linéaire avec une colonne ou une ligne très longue, vous pouvez utiliser la valeur Stop de la boîte de dialogue Série. Pour ce faire, entrez la première valeur dans la première cellule que vous souhaitez utiliser pour la série dans la ligne ou la colonne, puis cliquez à nouveau sur «Remplir» dans l'onglet Accueil. Outre les options décrites ci-dessus, entrez la valeur dans la case «Valeur d'arrêt» que vous souhaitez comme dernière valeur de la série. Ensuite, cliquez sur "OK".

Dans l'exemple suivant, nous mettons un 1 dans la première cellule de la première colonne et les nombres 2 à 20 seront entrés automatiquement dans les 19 cellules suivantes.

Remplir une série linéaire en sautant des lignes

Pour rendre une feuille de calcul complète plus lisible, nous sautons parfois des lignes en plaçant des lignes vides entre les lignes de données. Même s'il y a des lignes vides, vous pouvez toujours utiliser la poignée de recopie pour remplir une série linéaire avec des lignes vierges.

Pour ignorer une ligne lors du remplissage d'une série linéaire, entrez le premier nombre dans la première cellule, puis sélectionnez cette cellule et une cellule adjacente (par exemple, la cellule suivante dans la colonne)..

Ensuite, faites glisser la poignée de recopie vers le bas (ou à travers) jusqu'à remplir le nombre de cellules souhaité.

Lorsque vous avez terminé de faire glisser la poignée de recopie, votre série linéaire se remplit toutes les deux lignes..

Si vous souhaitez ignorer plusieurs lignes, sélectionnez simplement la cellule contenant la première valeur, puis sélectionnez le nombre de lignes que vous souhaitez ignorer juste après cette cellule. Ensuite, faites glisser la poignée de recopie sur les cellules à remplir..

Vous pouvez également ignorer des colonnes lorsque vous remplissez plusieurs lignes..

Remplir des formules dans des cellules adjacentes

Vous pouvez également utiliser la poignée de recopie pour propager des formules aux cellules adjacentes. Sélectionnez simplement la cellule contenant la formule que vous souhaitez remplir dans les cellules adjacentes et faites glisser la poignée de remplissage vers le bas des cellules de la colonne ou entre les cellules de la ligne que vous souhaitez remplir. La formule est copiée dans les autres cellules. Si vous avez utilisé des références de cellules relatives, elles seront modifiées en conséquence pour faire référence aux cellules de leurs lignes (ou colonnes) respectives..

Vous pouvez également remplir des formules à l'aide de la commande Remplir du ruban. Sélectionnez simplement la cellule contenant la formule et les cellules que vous souhaitez remplir avec cette formule. Cliquez ensuite sur «Remplir» dans la section Édition de l'onglet Accueil et sélectionnez Bas, Droite, Haut ou Gauche, selon la direction dans laquelle vous souhaitez remplir les cellules..

REMARQUE: les formules copiées ne seront pas recalculées, sauf si le calcul automatique du classeur est activé..

Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier Ctrl + D et Ctrl + R, comme indiqué précédemment, pour copier des formules dans des cellules adjacentes..

Remplir une série linéaire en double-cliquant sur la poignée de remplissage

Vous pouvez rapidement remplir une série linéaire de données dans une colonne en double-cliquant sur la poignée de recopie. Lorsque vous utilisez cette méthode, Excel remplit uniquement les cellules de la colonne en fonction de la colonne de données adjacente la plus longue de votre feuille de calcul. Une colonne adjacente dans ce contexte est toute colonne rencontrée par Excel à droite ou à gauche de la colonne en cours de remplissage, jusqu'à atteindre une colonne vide. Si les colonnes directement de part et d'autre de la colonne sélectionnée sont vides, vous ne pouvez pas utiliser la méthode du double-clic pour remplir les cellules de la colonne. De plus, par défaut, si certaines des cellules de la plage que vous remplissez contiennent déjà des données, seules les cellules vides situées au-dessus de la première cellule contenant des données sont remplies. Par exemple, dans l'image ci-dessous, la cellule G7 contient une valeur. Ainsi, lorsque vous double-cliquez sur la poignée de recopie de la cellule G2, la formule est uniquement copiée dans la cellule G6..

Remplir une série de croissance (motif géométrique)

Jusqu'à présent, nous discutions du remplissage des séries linéaires, où chaque nombre de la série est calculé en ajoutant la valeur de l'étape au nombre précédent. Dans une série de croissance, ou motif géométrique, le nombre suivant est calculé par multipliant le nombre précédent par la valeur de pas.

Il y a deux manières de remplir une série de croissance, en entrant les deux premiers chiffres et en entrant le premier nombre et la valeur du pas..

Première méthode: entrez les deux premiers chiffres de la série de croissance

Pour remplir une série de croissance à l'aide des deux premiers chiffres, entrez les deux chiffres dans les deux premières cellules de la ligne ou de la colonne à remplir. Cliquez avec le bouton droit de la souris et faites glisser la poignée de recopie sur autant de cellules que vous souhaitez remplir. Lorsque vous avez fini de faire glisser la poignée de recopie sur les cellules à remplir, sélectionnez «Tendance de la croissance» dans le menu contextuel qui s'affiche automatiquement..

REMARQUE: pour cette méthode, vous devez entrer deux nombres. Si vous ne le faites pas, l'option Tendance de la croissance sera grisée..

Excel sait que la valeur du pas est 2 à partir des deux nombres que nous avons entrés dans les deux premières cellules. Ainsi, chaque nombre suivant est calculé en multipliant le nombre précédent par 2.

Que faire si vous voulez commencer par un nombre autre que 1 en utilisant cette méthode? Par exemple, si vous souhaitez commencer la série ci-dessus à 2, vous devez saisir 2 et 4 (car 2 × 2 = 4) dans les deux premières cellules. Excel comprendrait que la valeur du pas est 2 et poursuivait la série de croissance à partir de 4 en multipliant chaque nombre suivant par 2 pour obtenir le prochain chiffre en ligne.

Méthode deux: entrez le premier nombre de la série de croissance et spécifiez la valeur de l'étape

Pour remplir une série de croissance basée sur un nombre et une valeur d'étape, entrez le premier nombre (il n'est pas nécessaire que ce soit 1) dans la première cellule et faites glisser la poignée de recopie sur les cellules que vous souhaitez remplir. Ensuite, sélectionnez "Série" dans le menu contextuel qui affiche automatiquement.

Dans la boîte de dialogue Série, indiquez si vous remplissez la série en lignes ou en colonnes. Sous Type, sélectionnez: «Croissance». Dans la zone «Valeur de l’étape», entrez la valeur que vous voulez multiplier chaque nombre pour obtenir la valeur suivante. Dans notre exemple, nous voulons multiplier chaque nombre par 3. Cliquez sur «OK»..

La série de croissance est renseignée dans les cellules sélectionnées, chaque nombre suivant étant trois fois le nombre précédent.

Remplir une série en utilisant des éléments intégrés

Jusqu'ici, nous avons expliqué comment remplir une série de chiffres, à la fois linéaires et de croissance. Vous pouvez également remplir des séries d'éléments tels que des dates, des jours de la semaine, des jours de la semaine, des mois ou des années à l'aide de la poignée de recopie. Excel a plusieurs séries intégrées qu'il peut remplir automatiquement.

L'image suivante montre certaines des séries intégrées à Excel, étendues sur les lignes. Les éléments en gras et en rouge sont les valeurs initiales que nous avons entrées et les autres éléments de chaque ligne sont les valeurs de la série étendue. Ces séries intégrées peuvent être remplies à l'aide de la poignée de recopie, comme décrit précédemment pour les séries linéaires et de croissance. Entrez simplement les valeurs initiales et sélectionnez-les. Ensuite, faites glisser la poignée de recopie sur les cellules que vous souhaitez remplir..

Remplir une série de dates à l'aide de la commande Remplir

Lorsque vous remplissez une série de dates, vous pouvez utiliser la commande Remplir du ruban pour spécifier l'incrément à utiliser. Entrez la première date de votre série dans une cellule et sélectionnez cette cellule et les cellules que vous souhaitez remplir. Dans la section Édition de l'onglet Accueil, cliquez sur «Remplir», puis sélectionnez «Série»..

Dans la boîte de dialogue Série, l'option Série dans est automatiquement sélectionnée pour correspondre à l'ensemble de cellules que vous avez sélectionné. Le type est également défini automatiquement sur Date. Pour spécifier l'incrément à utiliser lors du remplissage de la série, sélectionnez l'unité Date (Jour, Jour de la semaine, Mois ou Année). Spécifiez la valeur Step. Nous voulons remplir la série avec chaque jour de la semaine, nous allons donc entrer 1 comme valeur de pas. Cliquez sur OK".

La série est remplie avec des dates qui ne sont qu'en semaine.

Remplir une série à l'aide d'éléments personnalisés

Vous pouvez également remplir une série avec vos propres éléments personnalisés. Supposons que votre entreprise a des bureaux dans six villes différentes et que vous utilisez souvent ces noms de villes dans vos feuilles de calcul Excel. Vous pouvez ajouter cette liste de villes en tant que liste personnalisée vous permettant d'utiliser la poignée de recopie pour remplir la série une fois que vous avez saisi le premier élément. Pour créer une liste personnalisée, cliquez sur l'onglet “Fichier”..

Sur l’arrière-scène, cliquez sur «Options» dans la liste des éléments à gauche..

Cliquez sur «Avancé» dans la liste des éléments à gauche de la boîte de dialogue Options Excel..

Dans le panneau de droite, accédez à la section Général et cliquez sur le bouton “Modifier les listes personnalisées”..

Une fois dans la boîte de dialogue Listes personnalisées, il existe deux manières de remplir une série d'éléments personnalisés. Vous pouvez baser la série sur une nouvelle liste d'éléments que vous créez directement dans la boîte de dialogue Listes personnalisées ou sur une liste existante déjà sur une feuille de calcul de votre classeur actuel. Nous allons vous montrer les deux méthodes.

Première méthode: Remplir une série personnalisée en fonction d'une nouvelle liste d'éléments

Dans la boîte de dialogue Listes personnalisées, assurez-vous que NOUVELLE LISTE est sélectionné dans la zone Listes personnalisées. Cliquez dans la zone «Entrées de liste» et entrez les éléments de vos listes personnalisées, un élément à la ligne. Veillez à entrer les éléments dans l'ordre dans lequel vous souhaitez les insérer dans les cellules. Ensuite, cliquez sur "Ajouter".

La liste personnalisée est ajoutée à la zone Listes personnalisées, où vous pouvez la sélectionner pour la modifier en ajoutant ou en supprimant des éléments de la zone Entrées en liste et en cliquant à nouveau sur «Ajouter». Vous pouvez également supprimer la liste en cliquant sur «Supprimer». Cliquez sur OK".

Cliquez sur «OK» dans la boîte de dialogue Options Excel..

Maintenant, vous pouvez taper le premier élément de votre liste personnalisée, sélectionner la cellule contenant l'élément et faire glisser la poignée de recopie sur les cellules que vous souhaitez remplir avec la liste. Votre liste personnalisée est automatiquement renseignée dans les cellules.

Méthode 2: Remplir une série personnalisée en fonction d'une liste d'éléments existante

Vous stockez peut-être votre liste personnalisée sur une feuille de calcul distincte de votre classeur. Vous pouvez importer votre liste à partir de la feuille de calcul dans la boîte de dialogue Listes personnalisées. Pour créer une liste personnalisée basée sur une liste existante d'une feuille de calcul, ouvrez la boîte de dialogue Listes personnalisées et assurez-vous que NOUVELLE LISTE est sélectionné dans la zone Listes personnalisées, comme dans la première méthode. Cependant, pour cette méthode, cliquez sur le bouton de plage de cellules situé à droite de la zone "Importer la liste à partir de cellules"..

Sélectionnez l'onglet de la feuille de calcul contenant votre liste personnalisée au bas de la fenêtre Excel. Ensuite, sélectionnez les cellules contenant les éléments de votre liste. Le nom de la feuille de calcul et la plage de cellules sont automatiquement entrés dans la zone d'édition Listes personnalisées. Cliquez à nouveau sur le bouton de la plage de cellules pour revenir à la boîte de dialogue complète..

Maintenant, cliquez sur "Importer".

La liste personnalisée est ajoutée à la zone Listes personnalisées et vous pouvez la sélectionner et modifier la liste dans la zone Entrées de liste, si vous le souhaitez. Cliquez sur OK". Vous pouvez remplir des cellules avec votre liste personnalisée à l'aide de la poignée de remplissage, comme vous l'avez fait avec la première méthode ci-dessus..

La poignée de remplissage dans Excel est une fonctionnalité très utile si vous créez de grandes feuilles de calcul contenant beaucoup de données séquentielles. Vous pouvez économiser beaucoup de temps et d’ennui. Bon remplissage!