Comment créer une liste déroulante dans Google Sheets

Si vous travaillez avec d'autres personnes sur un fichier Google Sheets partagé, les utilisateurs peuvent parfois entrer des données inattendues ou quelque chose qui casse une formule. Une façon de s’assurer que tous les utilisateurs saisissent les données souhaitées est de les leur fournir dans une liste de validation déroulante..

Comment créer une liste déroulante

Une liste déroulante est un excellent moyen de vous assurer que les données que les personnes saisissent dans votre formulaire, votre application ou votre feuille de calcul sont exactement ce que vous attendez. Il fournit également un moyen beaucoup plus rapide pour les personnes de saisir ces données car elles sélectionnent dans une liste préconfigurée que vous fournissez..

La première chose à faire est d'ouvrir votre fichier Google Sheets et de sélectionner la ou les cellules pour lesquelles vous souhaitez utiliser une liste déroulante..

Ensuite, ouvrez le menu «Données» et sélectionnez la commande «Validation des données»..

Dans le menu déroulant Critères, choisissez «Liste à partir d'une plage» ou «Liste d'éléments».

• Liste d'une gamme: Liste de valeurs sélectionnées dans d'autres cellules de la même feuille ou d'une feuille différente. Par exemple, si vous souhaitez utiliser les valeurs des cellules B1 à B9 de la feuille 2, vous devez taper Feuille2! B1: B9 pour que les données qu'elles contiennent apparaissent dans la liste déroulante ou en sélectionnant directement l'une des cellules de votre feuille.
• Liste d'objets: Une liste d'éléments de données prédéterminés. Cela peut être du texte ou des chiffres, et vous allez taper chaque valeur vous-même, en les séparant par des virgules (et sans espaces). Cette option ne vous permet pas d'insérer des données directement à partir d'autres cellules.

Ici, nous utilisons l'option "Liste d'éléments" et fournissons plusieurs choix numériques.

Une fois que vous avez entré les données que vous souhaitez voir apparaître dans une liste déroulante, assurez-vous que l’option «Afficher la liste déroulante dans la cellule» est activée, sinon les valeurs ne figureront pas dans les cellules sélectionnées..

Vous pouvez également sélectionner ce qui se passe lorsque quelqu'un tente de saisir une valeur qui ne figure pas dans la liste. L'option «Afficher l'avertissement» leur permet de saisir les données non valides, mais les marque dans la feuille (nous verrons comment dans un instant). L'option «Rejeter l'entrée» les empêche de saisir tout ce qui ne figure pas dans votre liste..

Et enfin, vous pouvez activer l'option «Afficher le texte d'aide à la validation» pour donner aux gens une indication de ce qu'ils peuvent choisir dans les cellules. Après avoir sélectionné l'option, tapez les instructions que vous souhaitez.

Allez-y et cliquez sur "Enregistrer" lorsque vous avez terminé.

Comment utiliser votre nouvelle liste déroulante

Lorsque vous avez terminé, toute personne utilisant la feuille peut cliquer sur la flèche déroulante dans ces cellules et choisir une valeur dans la liste..

Si vous avez sélectionné l'option «Afficher le texte d'aide à la validation», ce texte apparaît chaque fois que quelqu'un sélectionne l'une des cellules validées..

Si quelqu'un entre une valeur qui ne correspond à rien dans la liste et que l'option «Afficher l'avertissement» est activée, les données non valides sont marquées dans la cellule..

En survolant votre souris, cela montre pourquoi il est marqué.

Si l'option "Reject Input" est sélectionnée, les personnes recevront un avertissement comme celui-ci lorsqu'elles tenteront de saisir quelque chose qui ne figure pas dans votre liste..

Si vous devez supprimer ou modifier l'un des éléments de votre liste déroulante, retournez dans Données> Validation des données pour modifier les éléments des listes que vous avez créées. Supprimer complètement la liste est aussi simple que de cliquer sur le bouton «Supprimer la validation» situé en bas..