Comment créer une table d'index comme un pro avec Microsoft Word
Un index donne aux lecteurs un moyen de trouver facilement des mots importants dans notre document, mais créer un index manuellement est fastidieux et prend beaucoup de temps. Heureusement, vous pouvez créer automatiquement une table d'index dans Word.
Image par Ifijay
L’approche habituelle pour créer une table d’indexation dans Word consiste à marquer manuellement chaque mot à indexer, mais l’autre solution consiste à utiliser un document de concordance pour indexer automatiquement notre document maître, ce que nous couvrirons dans l’article du jour..
Générer l'index
Commençons par créer une table à deux colonnes dans notre fichier de concordance. Écrivez les mots que vous souhaitez marquer pour l’indexation dans la colonne de gauche. Écrivez le texte que vous souhaitez utiliser dans la table d'index du document maître dans la colonne de droite..
Fermez le fichier de concordance et ouvrez l'onglet référence de votre document maître pour indexer notre document maître..
Cliquez sur le bouton "AutoMark" et choisissez le document de concordance lorsque Word vous invite à spécifier le fichier AutoMark..
Dès que vous cliquez sur le bouton OK, vous verrez que Word crée des champs de saisie d’index dans notre document..
Nous pouvons masquer ces champs en cliquant sur le bouton «Afficher / masquer le paragraphe» dans l'onglet Accueil..
Accédez à la fin du document maître, cliquez une nouvelle fois sur le bouton "Insérer un index", puis cliquez sur le bouton "OK" pour créer l'index..
C'est tout ce que nous avons sur la façon de créer une table d'index avec un fichier de concordance. Voyons de plus près comment nous pouvons personnaliser le style d'index.
Création de références croisées dans l'index
Word nous permet de créer différents types d'index. Nous avons ici un index avec sous-entrée qui est particulièrement utile lorsque nous souhaitons regrouper un ensemble de concepts étroitement liés dans notre document..
Pour créer une sous-entrée, l’astuce consiste à séparer le texte de la colonne de droite de notre tableau de concordances par un signe deux-points (:). Word traitera tous les mots qui suivent les deux points comme une sous-entrée dans l'index.
Un autre type d'index utile est un index de références croisées qui se présente généralement sous la forme «Voir aussi…».
Malheureusement, nous ne pouvons pas créer de références croisées dans notre table d'index à l'aide d'un fichier de concordance. Nous devons donc modifier manuellement le champ d'index en ajoutant «\ t» après le mot indexé suivi du mot référencé..
Maintenir l'index
L'un des problèmes liés à la gestion d'un index dans Word est que Word ne nous fournit pas de bouton ou de menu sur lequel nous pouvons simplement cliquer pour effacer les champs d'index si nous décidons de refaire notre fichier de concordance..
Nous devons utiliser un script Visual Basic pour effacer les champs d'index de notre document. La plupart d'entre vous doivent penser «Script Visual Basic, je ne suis pas un programmeur! Qu'est-ce que c'est ?". Ne vous inquiétez pas, ce n'est pas aussi grave qu'il y paraît. Il vous suffit de copier et coller ce script simple écrit par les géniaux de TechRepublic dans l'éditeur Visual Basic de Word et de l'exécuter pour nettoyer les champs d'index de votre document maître..
Sub DeleteIndexEntries ()
Dim doc comme document
Dim fld As Field
Définir doc = ActiveDocument
Pour chaque fld dans doc.Fields
fld.Select
Si fld.Type = wdFieldIndexEntry alors
fld.Delete
Fin si
Suivant
Set fld = Nothing
Set doc = Nothing
End Sub
Ouvrez l'éditeur Visual Basic en appuyant sur Alt + F11 et placez ce script dans l'éditeur. Exécutez le script en cliquant sur le bouton "Exécuter" pour nettoyer les champs d'index du document maître..
Votre document maître ne doit plus contenir aucun champ d'index. Nous pouvons maintenant réindexer le document maître et recréer la table d'index en utilisant le menu "Insérer index".
Application de formats de table d'index différents
Oui, index est certainement utile pour votre lecteur, mais certains d’entre vous pensent probablement: «Pourquoi la table d’index a-t-elle l’air si ennuyeuse? Est-ce que je peux changer l'apparence pour la rendre plus attrayante? ”. La réponse est Oui, table d'index n'a pas à paraître simple.
Nous pouvons ajuster le style de la table d'index en sélectionnant l'un des formats disponibles pour ajuster l'apparence de la table d'index..
Voici un exemple sur la façon dont le Classique format d'index ressemble à.
Nous pouvons même appliquer notre propre style à la table d'index en choisissant “À partir du modèle” et en cliquant sur le bouton “Modifier”..
Choisissez l'un des styles d'index disponibles et cliquez sur le bouton "Modifier" pour créer notre propre style.
Nous pouvons ajuster le style de police de la table d'index.
Donne à la table d'index des bordures ou une numérotation;
… Pour donner à la table d'index un aspect spécifique.
C'est tout ce que nous avons pour créer une table d'index avec Microsoft Word. Vous avez d'autres bons conseils pour la construction de documents? Partagez votre expertise dans les commentaires.
