Comment créer et personnaliser une vue de dossier dans Outlook
Si vous travaillez dans un bureau, il est probable que vous passiez beaucoup de temps à traiter le courrier électronique, très probablement dans Microsoft Outlook. Prenez un peu de temps pour que Outlook affiche les informations dont vous avez besoin. Pour le courrier électronique, la meilleure façon de procéder consiste à utiliser les vues par dossier. Voici comment ils fonctionnent.
Qu'est-ce qu'une vue de dossier??
Chaque emplacement où vous conservez votre courrier électronique dans Outlook, que ce soit la boîte de réception, les éléments envoyés, les archives, les éléments supprimés ou tout autre emplacement, est un dossier. Par défaut, chacun de ces dossiers a la même apparence, avec des colonnes contenant des métadonnées relatives au courrier électronique, telles que l'expéditeur, le sujet, la date et l'heure de réception, etc. Outlook regroupe les e-mails par date (les plus récents en haut), met en forme les messages non lus en gras et en bleu, et affiche les messages que vous avez lus dans une police noire normale.
C'est le vue de dossier par défaut.
Mais vous pouvez changer cette vue si vous voulez. Vous pouvez créer une vue différente pour chaque dossier ou créer une vue de dossier de votre choix et l'appliquer à chaque dossier. Outlook a même des vues intégrées alternatives avec lesquelles vous pouvez commencer.
Comment passer à une autre vue intégrée
Pour commencer, passons à l’une des autres vues intégrées en cliquant sur Affichage> Changer de vue..
La vue Compacte est la vue par défaut utilisée par chaque dossier, mais vous pouvez passer à l’un des deux autres:
- Unique: Cela supprime le regroupement par date et affiche tous vos messages dans une simple liste..
- Aperçu: Ceci (quelque peu contre-intuitivement) supprime le panneau Aperçu.
Comment personnaliser la vue existante
Vous pouvez personnaliser la vue du dossier actuel en cliquant sur Afficher> Afficher les paramètres..
Cela ouvre la fenêtre Paramètres de vue avancés, dans laquelle vous pouvez modifier toutes sortes de choses concernant la vue..
Nous allons modifier les colonnes affichées et les paramètres de tri à titre d'exemple. Cliquez sur «Colonnes» pour ouvrir la fenêtre «Afficher les colonnes»..
Sélectionnez «Mention» dans la colonne de droite, cliquez sur le bouton «Supprimer», puis sur «OK».
De retour dans la fenêtre Advanced View Settings, cliquez sur le bouton “Trier” pour ouvrir la fenêtre de tri..
Dans le menu déroulant «Trier les éléments par», choisissez «De», puis cliquez sur «OK».
Cliquez maintenant sur «OK» dans les paramètres d’affichage avancé. La vue des dossiers a maintenant changé, de sorte que la colonne «Mention» est masquée et que le dossier est trié par la personne qui a envoyé le courrier..
Ce ne sont que deux exemples rapides de ce que vous pouvez faire. Vous pouvez ajouter ou supprimer un grand nombre de colonnes différentes, grouper et trier des messages de différentes manières et même modifier les polices et les styles utilisés pour afficher les messages. Jouez avec les différentes options pour trouver ce qui vous convient le mieux.
Appliquer une vue à d'autres dossiers
Une fois que vous avez personnalisé votre vue, vous pouvez appliquer la même vue à tout autre dossier sans avoir à personnaliser chacun d'entre eux. Cliquez à nouveau sur Affichage> Afficher les paramètres et cette fois, cliquez sur la commande "Appliquer la vue actuelle à d'autres dossiers"..
Sélectionnez les dossiers auxquels vous souhaitez appliquer la vue, puis cliquez sur «OK».
Vous pouvez sélectionner autant de dossiers (ou sous-dossiers) que vous le souhaitez..
Enregistrer une vue de dossier personnalisée
Vous pouvez également conserver votre vue personnalisée en tant que modèle afin de pouvoir l'appliquer ultérieurement à d'autres dossiers. Cliquez à nouveau sur Affichage> Afficher les paramètres et sélectionnez la commande "Enregistrer la vue actuelle en tant que nouvelle vue"..
Cela ouvre la fenêtre Copier la vue, où vous pouvez donner un nom à votre vue et choisir qui peut voir la vue. Cliquez sur "OK" quand vous avez tout configuré.
Si vous cliquez à nouveau sur Afficher> Afficher les paramètres, Outlook affiche votre nouvelle vue en tant qu'option disponible. Cliquez sur «Gérer les vues» pour voir toutes les vues auxquelles vous avez accès..
La fenêtre Gérer toutes les vues vous permet d’ajouter, de modifier et de supprimer des vues, ainsi que de voir les paramètres appliqués à chaque vue..
Créer une vue à partir de zéro
Si vous souhaitez créer une nouvelle vue, cliquez sur le bouton “Nouveau” dans la fenêtre Gérer toutes les vues. Cela ouvre la fenêtre Créer une nouvelle vue..
Sélectionnez le type de vue de base par lequel vous souhaitez commencer et cliquez sur le bouton “OK”. La fenêtre Paramètres de vue avancés s'ouvre et vous pouvez personnaliser votre vue comme vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «OK» jusqu'à ce que vous reveniez à la fenêtre «Gérer toutes les vues», puis cliquez sur «Appliquer la vue» pour appliquer la vue au dossier actuel..
Une fois que vous avez créé une nouvelle vue, vous pouvez l'appliquer à n'importe quel autre dossier, le personnaliser davantage ou l'utiliser comme base pour une autre nouvelle vue..
Supprimer les personnalisations d'une vue
Si vous avez apporté des personnalisations à votre vue existante, vous pouvez facilement revenir à la vue existante. C'est un bon moyen d'essayer des choses sans avoir à vous soucier de les annuler si les changements ne fonctionnent pas pour vous. Cliquez sur Affichage> Réinitialiser l'affichage pour supprimer les personnalisations non enregistrées du dossier actuel..
Avec ces outils d'affichage, vous pouvez faire en sorte que vos dossiers fonctionnent exactement comme vous le souhaitez et commencer à apprivoiser cette liste de messages débordante..
