Comment créer et gérer des contacts dans Outlook 2013

Outlook n'est pas très utile si vous n'avez pas de contacts. Bien sûr, vous pouvez entrer des adresses électroniques au fur et à mesure, mais cela prend du temps et est source d'erreurs. Il est préférable que vos contacts soient déjà dans Outlook afin de pouvoir lancer rapidement un message en quelques clics..

Dans un article récent, nous avons expliqué comment commencer à utiliser Outlook. Aujourd'hui, nous souhaitons l'étendre à la gestion de contacts. Vos contacts seront le centre de votre expérience Outlook, ceux avec qui vous correspondez et comment vous utilisez l'application..

Comme vous pouvez vous en douter, vous pouvez gérer beaucoup de contacts avec Outlook. Il est donc logique de configurer un carnet d'adresses avant de l'utiliser..

Création d'un carnet d'adresses

Pour commencer à gérer vos contacts, la première chose à faire est d’ouvrir le mode Contacts afin de vous mettre au travail. Il existe plusieurs façons d'ajouter des contacts à votre carnet d'adresses. Au début, vous êtes susceptible d'importer votre carnet d'adresses à partir d'une autre source, telle que votre messagerie Web ou un autre programme de messagerie..

Notez que pour chaque compte de messagerie que vous avez, vous allez avoir un carnet d'adresses. Dans cette situation particulière, nous avons un carnet d'adresses local pour notre fichier de données Outlook local et un autre carnet d'adresses associé à notre compte de messagerie..

Quoi qu'il en soit, couvrons les bases afin que, si vous ne possédez pas de carnet d'adresses à importer, vous puissiez commencer à ajouter des contacts manuellement. Dans la capture d'écran suivante, nous voyons pour l'instant une partie de notre nouveau carnet d'adresses complètement vide..

Pour commencer, cliquez simplement sur le bouton «Nouveau contact» et une nouvelle fenêtre de contact s’ouvrira. La première chose qui peut vous échapper, c'est à quel point il apparaît occupé, mais ne vous inquiétez pas. Si vous passez au-delà des nombreuses fonctionnalités du Ruban, vous constaterez qu'il s'agit d'un formulaire de contacts standard et banal..

Allons droit au but et établissons un contact pour How-To Geek en renseignant les valeurs appropriées. Vous pouvez également ajouter une image, ce qui est inutile, mais constitue néanmoins une belle retouche dans le carnet d'adresses fade et ennuyeux..

Une fois que vous avez fini d'entrer votre ou vos contacts, vous voudrez soit cliquer sur «Enregistrer & fermer» ou vous pouvez cliquer sur «Enregistrer & nouveau» pour générer un autre contact. Faisons cela. Nous avons le choix entre créer un tout nouveau contact ou un nouveau contact pour la même entreprise..

Dans ce cas, nous choisirons ce dernier moyen pour gagner du temps lors de la frappe. Après quoi, nous cliquerons sur «Enregistrer et fermer» pour afficher nos nouvelles entrées dans le carnet d'adresses..

Pas mal, nous avons déjà deux contacts que nous pouvons envoyer par courriel mais, mec, cela prend beaucoup de temps. Ce serait beaucoup plus facile si nous pouvions déplacer les informations de contact d'une autre source vers Outlook..

Si vous utilisez un service de messagerie Web ou un autre, vos contacts y sont très probablement et devront être importés dans Outlook. Si vous souhaitez entrer chaque contact un par un, vous pouvez le faire, mais nous vous recommandons d'importer votre liste de contacts principale, qu'elle provienne de Thunderbird, de Gmail ou d'un autre service de messagerie..

Importation et exportation d'enregistrements de contacts

Que vous utilisiez Gmail ou Yahoo Mail !, ou que vous possédiez un compte de messagerie datant de 1997 que vous avez soigneusement conservé, contacts et autres, vous devrez inévitablement créer des contacts en masse dans vos contacts Outlook..

Pour ce faire, vous pouvez exporter les contacts d'une autre source, puis les importer dans Outlook. Normalement, ceci est facilement accompli en accédant simplement aux paramètres ou options de votre compte de messagerie ou de votre client, puis en choisissant l'option Exporter les contacts..

Normalement, tout ce que vous avez à faire est de les importer ensuite dans Outlook. Ce processus est assez simple et sera similaire dans la plupart des applications de messagerie. Nous vous recommandons de lire notre article, qui explique comment exporter et importer des contacts dans Outlook, et inversement..

vCard? Qu'est-ce qu'une vCard??

Vous avez peut-être entendu parler de vCards (fichier de carte virtuelle ou .VCF), vous en avez peut-être même reçu un ou en avez utilisé un. Les vCards sont un format de carte de visite électronique standard que vous pouvez échanger avec d'autres personnes, par exemple via une signature électronique ou une pièce jointe..

Quoi qu'il en soit, il existe plusieurs façons de gérer les vCards dans Outlook. Le scénario le plus probable est celui où vous devrez peut-être importer un contact ou exporter vers une vCard. How-To Geek a une description complète de ce processus, qui vous permettra de vous mettre rapidement au courant..

Parfois, plusieurs cartes vCard peuvent être stockées dans un seul fichier vCard. Si vous essayez toutefois de convertir ce fichier, seule la première vCard du fichier sera importée. Afin de surmonter cette limitation, vous devez d'abord convertir en un fichier .CSV, puis l'importer dans Outlook. Nous vous recommandons de lire cet article pour une description complète de ce processus..

Enfin, vous pouvez exporter tous vos contacts vers des vCards individuelles ou une seule vCard principale, comme décrit dans le paragraphe précédent. Encore une fois, nous avons un excellent petit tutoriel sur la façon de procéder. Vous devriez donc être à même de savoir comment obtenir vos vCards dans Outlook et en sortir avec une relative facilité..

Créer et gérer des groupes de contacts

Discutons des groupes maintenant, car vous pouvez rapidement envoyer un message à un groupe sélectionné d'âmes vous assure de ne pas oublier d'inclure qui que ce soit et vous évite de taper chaque nom dans le champ À:.

Pour configurer un groupe de contacts, cliquez sur "Nouveau groupe de contacts" dans le ruban..

Une fois ouvert, vous devrez d’abord décider du nom de votre groupe (ici notre nom «CES 2015»), puis cliquer sur «Ajouter des membres» et sélectionner «À partir des contacts Outlook». Vous pouvez également créer un nouveau contact sur le site. voler, ou choisissez un autre carnet d'adresses, par exemple si vous souhaitez inclure des personnes de l'annuaire de votre entreprise.

Dans la liste, nous sélectionnons les membres de notre groupe. N'oubliez pas que vous pouvez sélectionner des membres en maintenant la touche "CTRL" enfoncée et en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur chaque membre. Quoi qu'il en soit, chaque fois que vous souhaitez ajouter de nouveaux membres, vous sélectionnez le ou les noms, puis cliquez sur le bouton «Membres ->», ce qui les ajoutera au groupe..

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "OK".

Vous reviendrez à l'écran de gestion de groupe, où vous pourrez passer en revue les membres de votre nouveau groupe et apporter d'autres modifications. Par exemple, vous pouvez transférer le groupe en tant que contact Vcard ou Outlook, ajouter des notes sur le groupe, envoyer un courrier électronique à l'ensemble du groupe ou créer une réunion avec uniquement les membres du groupe..

Dans notre cas, nous allons simplement cliquer sur «Enregistrer et fermer» pour créer officiellement le groupe et revenir à la fenêtre principale d'Outlook. Nous voyons maintenant notre nouveau groupe dans notre liste de contacts, indiqué par l’icône du groupe. À droite, vous pouvez voir le membre du groupe et des icônes pour effectuer des actions. Dans cet exemple, seule l'icône de courrier électronique est disponible, ainsi que le bouton «Modifier»..

Notez que le moyen le plus rapide d'envoyer un courrier électronique à un groupe consiste simplement à en taper le nom dans le champ À: afin que, dans ce cas, nous puissions taper «CES 2015» et Outlook saurait envoyer le message à tous les membres du groupe..

Options de personnes

Si vous cliquez sur «Fichier -> Options», vous pouvez configurer Outlook de différentes façons dans différentes catégories..

Voici vos options de personnes. Contrairement aux autres catégories des options Outlook, les options Contacts sont peu nombreuses et faciles à classer..

Les options que vous trouverez ici vous permettront de choisir le mode de classement des noms, d'afficher ou non un index supplémentaire et d'afficher les statuts en ligne et les photos..

La gestion des contacts Outlook est assez simple, mais comme vous l'avez vu, vous pouvez leur en faire bien plus pour les conserver correctement. Si vous avez plus d'informations dans vos contacts qu'un simple nom et une adresse e-mail, cela complètera votre expérience Outlook..

Cela dit, si vous souhaitez toujours utiliser Gmail comme fournisseur principal de messagerie, vous pouvez toujours utiliser Outlook pour vous aider à gérer vos contacts, tout en les synchronisant avec votre compte Gmail..