Comment créer, éditer et appliquer des signatures dans Microsoft Outlook
Outlook vous permet d'appliquer une signature par défaut aux nouveaux messages, réponses et transferts. Vous pouvez même utiliser différentes signatures par défaut pour les nouveaux messages et les réponses / transferts. Vous pouvez également créer des signatures supplémentaires que vous pouvez appliquer à n’importe quel message à la volée. Voici comment ils fonctionnent.
Une signature électronique est un moyen utile d’inclure des informations sur qui vous êtes, ce que vous faites et comment vous contacter. Dans de nombreuses entreprises, il s’agit d’une exigence, et votre signature a peut-être été créée pour vous avant votre adhésion..
Cependant, Outlook ne fournit pas de signature par défaut prête à l'emploi. Par conséquent, si votre société ne vous en a pas créée ou si vous avez installé Outlook sur votre ordinateur personnel, vous devez en créer une vous-même. Pour ce faire, cliquez sur Fichier> Options> Mail, puis sur le bouton "Signatures"..
Cela ouvre la fenêtre Signatures et papeterie, dans laquelle vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des signatures. Pour ajouter une nouvelle signature, cliquez sur «Nouveau».
Donnez un nom à votre nouvelle signature, puis cliquez sur «OK».
Votre nouvelle signature sera affichée dans la liste des signatures, et vous pouvez ajouter le contenu de la signature dans la zone “Modifier la signature”.
Une gamme complète d'outils de formatage est disponible, y compris la possibilité d'insérer des images, des hyperliens et des cartes de visite à partir de vos contacts..
Vous pouvez utiliser ces outils de formatage pour ajouter toutes sortes d'informations, mais pour une signature formelle, vous devez probablement inclure au moins les éléments suivants:
- Ton nom complet
- Votre numéro de téléphone (téléphone fixe et mobile)
- Votre adresse email
- Le site de votre entreprise
Si vous vous créez une signature, c'est à vous de choisir ce que vous y mettez. Si vous configurez une signature pour une adresse électronique d'entreprise, il est probablement utile de vérifier si vous devez inclure quelque chose de spécifique..
Une fois que votre signature est configurée comme vous le souhaitez, il est temps de la définir comme valeur par défaut. Tout d'abord, sélectionnez la bonne boîte aux lettres (si vous avez configuré Outlook pour accéder à plusieurs boîtes aux lettres), puis choisissez une signature pour «Nouveaux messages» et une signature pour «Réponses / Transmissions»..
Vous n'avez pas non plus besoin d'une signature par défaut. Si vous préférez ne pas avoir de signature, sélectionnez «(aucune)» dans le menu déroulant..
Vous pouvez créer autant de signatures que vous voulez, sans perdre de temps - nous avons créé 15 signatures distinctes sans problème. Il existe des preuves anecdotiques selon lesquelles le nombre maximal de signatures que vous pouvez utiliser est de 128, mais nous ne pouvons pas en vérifier le résultat, et il est peu probable que la plupart des gens rencontrent ce problème..
Lorsque vous créez un nouveau message ou répondez à / transférez un message existant, Outlook applique la signature par défaut que vous avez choisie. Mais vous pouvez en choisir un autre en cliquant sur Message> Signature, puis en choisissant celui que vous voulez..
Le choix d'une nouvelle signature remplacera la signature par défaut. Si vous avez sélectionné «(aucun)» par défaut, Outlook ajoute la signature au bas de la section courrier électronique..
