Comment créer des règles côté serveur dans Outlook

Les règles côté serveur s'exécutent sur le serveur plutôt que sur le client Outlook. Elles vous permettent donc de les appliquer avant que les messages n'atteignent votre système. Voici comment ils fonctionnent et ce que vous pouvez faire avec eux.

Que sont les règles côté serveur??

Lorsque vous configurez des règles normales dans Outlook, elles ne fonctionnent que lorsque l'application Outlook est ouverte sur votre système. Ceux-ci s'appellent règles côté client parce qu'ils travaillent dans l'application cliente Outlook. Ils sont parfaits pour le filtrage du courrier électronique dans différents dossiers, car les règles se déclenchent lorsque vous ouvrez Outlook ou lorsqu'un message frappe dans votre boîte de réception..

Mais que se passe-t-il si vous souhaitez que les règles se déclenchent lorsque Outlook est fermé, telles que le transfert de messages à un collègue pendant que vous êtes en vacances? Pour cela, vous avez besoin règles côté serveur, qui fonctionnent sur le serveur qui gère votre courrier, que Outlook soit ouvert ou non. Outlook vous permet de les créer également. Passons donc en revue le processus..

Caveat: Les règles côté serveur fonctionnent si vous utilisez Microsoft Exchange pour votre serveur de messagerie (O365 basé sur un nuage ou un serveur Exchange local), mais pas si vous utilisez Outlook pour traiter le courrier provenant d'un fournisseur tel que Gmail ou Yahoo !. Vous pouvez toujours configurer une réponse et des règles d'absence du bureau pour un compte non-Microsoft, mais vous devrez laisser Outlook activé et en cours d'exécution. Si c'est ce dont vous avez besoin, nous avons des instructions pour vous.

Comment configurer des règles côté serveur

Vous créez des règles normales (côté client) dans le gestionnaire de règles en accédant à Accueil> Règles, mais nous ne les utilisons pas. À la place, allez dans Fichier> Options et cliquez sur le bouton «Réponses automatiques»..

Pour commencer à créer une règle côté serveur, cliquez sur le bouton «Règles»..

Cela ouvre le panneau Règles de réponse automatique et, comme vous pouvez le constater, vous ne pouvez rien faire d'autre que cliquer sur le bouton «Ajouter une règle»..

La fenêtre Edit Rule qui s’ouvre vous permet de créer votre nouvelle règle côté serveur..

Vous verrez que les options pour ces règles sont beaucoup plus simples que dans le gestionnaire de règles. Cela est dû au fait que vous êtes limité aux actions pouvant être effectuées par le serveur. Si vous souhaitez qu'Outlook émette un son spécifique lors de l'arrivée d'un courrier de votre chef, vous ne pouvez le faire qu'avec une règle côté client..

Supposons que l'un des membres de l'équipe soit absent et souhaite que tous les messages concernant How-To-Geek soient déplacés vers un dossier spécifique et transférés à une personne spécifique. Tout d'abord, ils sélectionnaient l'option «Envoyé directement à moi». Ensuite, ils entraient «How-To-Geek» dans la ligne d'objet. Ils choisiraient ensuite l'option «Copier vers» et choisiraient un dossier. Et enfin, ils cocheraient l'option «Transférer», sélectionneraient le destinataire dans le carnet d'adresses, puis cliqueraient sur «OK».

La règle est ajoutée à la liste des règles côté serveur et sera ensuite exécutée, que Outlook soit ouvert ou non..

Vous pouvez ajouter autant de règles que vous le souhaitez. Et évidemment, vous pouvez faire plus avec eux que le simple exemple que nous avons montré ici. Vous pouvez les utiliser pour modifier l’importance des messages provenant de contacts spécifiques ou contenant certains mots dans le sujet. Vous pouvez également demander à une règle côté serveur de supprimer certains types de messages avant qu’ils n’atteignent votre boîte de réception..