Comment signer électroniquement des documents PDF sans les imprimer ni les numériser

Vous avez reçu un document par courrier électronique, vous devez le signer et le renvoyer. Vous pouvez imprimer le document, le signer, le numériser et l'envoyer par courrier électronique. Mais il y a un meilleur moyen, plus rapide.

Nous vous montrerons comment ajouter rapidement votre signature à n’importe quel document PDF et l’enregistrer en tant que fichier PDF standard pouvant être lu n’importe où. Vous pouvez le faire sur Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, quelle que soit la plate-forme que vous préférez..

Signatures électroniques, pas de signatures numériques

1. les fenêtres: Ouvrez le fichier PDF dans Adobe Reader et cliquez sur le bouton "Remplir et signer" dans le volet de droite.
2. Mac: Ouvrez le PDF en mode Aperçu, cliquez sur le bouton Boîte à outils, puis sur Signer
3. iPhone et iPad: Ouvrez la pièce jointe PDF dans Mail, puis cliquez sur «Annoter et répondre» pour signer..
4. iPhone et Android: Téléchargez Adobe Fill & Sign, ouvrez le fichier PDF et appuyez sur le bouton Signature.
5. Chrome: Installez l'extension HelloSign, téléchargez votre PDF et cliquez sur le bouton Signature.

Commençons par redéfinir la terminologie. Cet article traite de électronique signatures, pas numérique les signatures, qui sont tout autre chose. Une signature numérique est sécurisée par cryptographie et vérifie que quelqu'un avec votre clé de signature privée (en d'autres termes, vous) a vu le document et l'a autorisé. C'est très sécurisé, mais aussi compliqué.

Une signature électronique, par contre, est simplement une image de votre signature superposée à un document PDF. Vous pouvez le faire avec toutes sortes d'applications, et c'est ce que la plupart des gens demanderont lorsqu'ils vous enverront un document à signer. Envoyez-leur un fichier PDF avec une signature numérique et ils ne sauront pas quoi en faire. Pour de nombreuses entreprises, accepter des documents signés par courrier électronique plutôt que de vous obliger à les télécopier constitue un énorme progrès technologique..

Donc, bien sûr, les méthodes ci-dessous ne sont pas parfaitement sécurisées, mais il ne s'agit pas non plus d'imprimer, de gribouiller dessus avec un stylo, puis de le scanner à nouveau. Au moins c'est plus rapide!

Windows: Utilisez Adobe Reader

Bien qu'Adobe Reader ne soit pas la visionneuse PDF la plus légère, elle est l'une des plus riches en fonctionnalités et offre un excellent support pour la signature de documents PDF. D'autres lecteurs PDF tiers peuvent proposer cette fonctionnalité, mais ils nécessitent généralement que vous achetiez une version payante avant d'utiliser leurs fonctionnalités de signature..

Pour signer un document à l'aide d'Adobe Reader, ouvrez d'abord le document PDF dans l'application Adobe Acrobat Reader DC. Cliquez sur le bouton «Remplir et signer» dans le volet de droite..

Cliquez sur le bouton "Signer" dans la barre d'outils et sélectionnez "Ajouter une signature" pour ajouter votre signature à Adobe Acrobat Reader DC..

Si vous devez ajouter d'autres informations au document, vous pouvez utiliser les autres boutons de la barre d'outils pour le faire. Par exemple, vous pouvez taper du texte ou ajouter des coches pour remplir des formulaires à l’aide des boutons de la barre d’outils Remplir et signer..

Vous pouvez créer une signature de trois façons. Par défaut, Adobe Reader sélectionne «Type» pour que vous puissiez taper votre nom et le convertir en signature. Cela ne ressemblera pas à votre vraie signature, ce n'est donc probablement pas idéal.

Au lieu de cela, vous voudrez probablement sélectionner «Dessiner», puis dessiner votre signature à l'aide de votre souris ou d'un écran tactile. Vous pouvez également sélectionner «Image» si vous souhaitez signer une feuille de papier, la numériser avec un scanner, puis ajouter votre signature écrite à Adobe Reader. (Oui, cela nécessite une numérisation, mais vous ne devez le faire qu'une seule fois, après quoi vous pouvez utiliser cette signature sur tout document que vous signerez électroniquement à l'avenir.)

Après avoir créé une signature, cliquez sur «Appliquer» pour l’appliquer au document. Laissez la case "Enregistrer la signature" cochée et vous pourrez rapidement ajouter cette signature à l'avenir..

Placez votre signature où vous le souhaitez avec votre souris et cliquez pour l'appliquer. Si vous choisissez d'enregistrer votre signature, vous la trouverez facilement accessible dans le menu «Signer» à l'avenir..

Pour enregistrer votre document PDF signé, cliquez sur Fichier> Enregistrer et sélectionnez un emplacement pour le fichier..

Mac: Utiliser l'aperçu

Les utilisateurs de Mac ont plus de chance que les utilisateurs de Windows. L'application Preview fournie avec macOS intègre des fonctionnalités de signature de document. Grâce aux excellents trackpads intégrés aux MacBooks, vous pouvez dessiner votre signature sur le trackpad avec l’un de vos doigts pour la saisir dans Preview. Sur un nouveau MacBook doté d'un trackpad «Force Touch», il est même sensible à la pression, permettant des signatures encore plus précises..

Vous pouvez également simplement signer un morceau de papier et le «scanner» avec votre webcam, si vous préférez créer votre signature à l'ancienne (ou si vous avez un iMac sans trackpad)..

Pour signer un document, ouvrez un document PDF dans Aperçu (il devrait s'agir de l'application par défaut qui s'ouvre lorsque vous double-cliquez sur un fichier PDF, à moins que vous ne l'ayez modifié). Cliquez sur le bouton "Afficher la barre d'outils de balisage" en forme de boîte à outils, puis cliquez sur le bouton "Signer" dans la barre d'outils qui apparaît..

Vous serez invité à créer une signature en faisant glisser votre doigt sur le trackpad ou à signer un morceau de papier et à le numériser avec votre webcam. Capturez votre signature une fois et Preview s'en souviendra pour l'avenir.

Une fois que vous avez capturé une signature, vous pouvez la sélectionner dans le menu qui apparaît après avoir cliqué sur le bouton «Signer». Votre signature est appliquée en tant qu’image pouvant être déplacée et redimensionnée pour s’ajuster au document..

Les autres options de la barre d’outils vous permettent de taper du texte et de dessiner des formes sur le document, vous permettant ainsi de remplir des formulaires, si nécessaire..

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fichier> Enregistrer pour enregistrer le fichier PDF en appliquant votre signature au fichier. Vous pouvez également cliquer sur Fichier> Dupliquer à la place pour créer une copie du PDF et enregistrer vos modifications dans une nouvelle copie du fichier sans modifier l'original..

Si vous n'aimez pas Aperçu pour quelque raison que ce soit, vous pouvez également utiliser Adobe Reader DC sur un Mac. Cela fonctionnera comme si vous signiez un document sous Windows. Consultez les instructions de la section Windows pour obtenir des informations à ce sujet..

iPhone et iPad: utilisez Mail ou Adobe Fill & Sign

Sur un iPhone ou un iPad, vous pouvez signer des documents à l'aide de la fonctionnalité de balisage de l'application iOS Mail. Si vous avez un Mac et que vous utilisez la prévisualisation pour signer des documents, votre signature sera synchronisée entre votre Mac et votre iPhone ou iPad, de sorte que vous n’aurez pas à le créer une seconde fois..

Cette fonctionnalité est pratique, mais elle ne fonctionne que si vous souhaitez signer des documents dans l'application Mail. Par exemple, un document PDF peut vous être envoyé par courrier électronique et vous devrez peut-être le signer et le renvoyer immédiatement par courrier électronique..

Pour ce faire, vous devez recevoir un courrier électronique avec un fichier PDF en pièce jointe, appuyez sur la pièce jointe PDF, puis cliquez sur l'icône en forme de boîte à outils «Annotations et réponses» située dans le coin inférieur droit de l'écran lors de l'affichage du fichier PDF..

Vous pourrez ensuite ajouter une signature en appuyant sur le bouton de signature situé dans le coin inférieur droit de votre écran. Vous pouvez également taper du texte et dessiner sur le document, si vous le souhaitez.

Lorsque vous appuyez sur «Terminé», l'application Mail crée automatiquement une réponse au courrier électronique avec votre document signé en pièce jointe. Vous pouvez taper un email puis envoyer le document signé.

Bien que cela soit pratique, cela ne fonctionne que dans l'application Mail. Il est donc très limité. Si vous souhaitez effectuer cette opération à partir d'une autre application, vous aurez besoin d'une application de signature tierce..

Il y a pas mal d'options ici, mais nous aimons l'application Adobe Fill & Sign d'Adobe, qui vous permet de signer un nombre illimité de documents gratuitement. Il peut même capturer des images de documents papier avec votre appareil photo, vous permettant ainsi de créer des copies numériques de formulaires papier. Vous pouvez signer un document en écrivant sur votre écran tactile avec un doigt ou un stylet. Ils vous permettent également de saisir du texte dans des documents PDF pour les remplir..

Pour importer un document PDF d'une autre application dans Adobe Fill & Sign, recherchez le fichier PDF dans une autre application, appuyez sur le bouton “Partager” et choisissez l'application Adobe Fill & Sign. Vous pouvez ensuite appuyer sur le bouton de signature pour signer facilement le document. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur le bouton "Partager" dans Adobe Fill & Sign pour envoyer le document signé à une autre application..

Si vous êtes une entreprise à la recherche d'un outil plus complet, ou si vous n'aimez pas tout simplement Adobe Sign & Fill, nous aimons particulièrement SignNow. Cela fonctionne très bien et vous permet de signer des documents avec votre doigt. Vous pouvez vous inscrire gratuitement jusqu'à cinq documents par mois, mais après cela, des frais d'abonnement mensuels sont nécessaires. C'est une bonne alternative, cependant.

Android: utilisez Adobe Fill & Sign

Android ne vient pas avec une application intégrée qui peut le faire. Au lieu de cela, vous devrez utiliser une application tierce. Comme sur iPhone et iPad, nous aimons Adobe Fill & Sign, qui vous permet de signer gratuitement un nombre illimité de documents par mois. Il peut également capturer des images de documents papier avec votre appareil photo afin que vous puissiez les signer électroniquement.

Après avoir installé l'application, vous pouvez ouvrir des documents PDF dans l'application et appuyer sur le bouton de signature pour les signer. Vous pouvez ensuite partager le document signé avec une autre application en appuyant sur le bouton "Partager"..

Comme sur iOS, nous vous recommandons également SignNow si vous voulez quelque chose de plus riche en fonctionnalités et que vous êtes prêt à payer (car il ne propose que cinq signatures gratuites par mois).

Chromebook: utiliser HelloSign

Sur un Chromebook, vous trouverez une variété de services de signature Web qui fonctionnent pour vous. Nous aimons HelloSign, qui offre une bonne interface Web ainsi qu’une application Chrome qui s’intègre à Google Drive. Il vous permet de signer gratuitement jusqu'à trois documents par mois..

L'interface Web de base de HelloSign vous permet de télécharger facilement des documents PDF et de les signer en traçant votre signature ou en téléchargeant une image. Vous pouvez ensuite envoyer le document signé directement à quelqu'un ou le télécharger et faire ce que vous voulez..

Si vous n'aimez pas HelloSign, DocuSign fonctionne également sur un Chromebook, offrant une application qui s'intègre à Google Drive pour la signature et une extension de navigateur vous permettant de signer des documents à partir de Gmail. Mais DocuSign n'offre aucune signature gratuite. SignNow propose également une application Chrome pour Google Drive et une extension pour Gmail, mais l'application et l'extension ne sont pas aussi bien révisées..

Linux: c'est compliqué

C’est un peu plus dur sous Linux, car la version officielle d’Adobe Reader pour Linux a été abandonnée. Même les anciennes versions obsolètes disponibles pour Linux ne disposent pas de cette fonctionnalité, pas plus que les visualiseurs PDF intégrés tels que Evince et Okular..

Vous voudrez peut-être essayer un outil Web tel que HelloSign, décrit dans la section Chromebook ci-dessus, pour une expérience des plus faciles..

Si vous souhaitez utiliser une application de bureau, Xournal est probablement l’outil le plus pratique pour signer des fichiers PDF sous Linux. Il peut annoter des PDF en leur ajoutant des images. Tout d'abord, vous devez créer une image de votre signature, signer un morceau de papier, le numériser dans votre système Linux et le nettoyer. Vous pourriez aussi simplement capturer une photo avec la caméra de votre webcam ou de votre smartphone. Vous voudrez peut-être le modifier dans GIMP pour qu'il ait un fond transparent ou vous assurer simplement de signer un morceau de papier blanc et que le fond est entièrement blanc.

Installez Xournal à partir de l'outil d'installation de logiciel de votre distribution Linux, ouvrez le fichier PDF et cliquez sur l'option de menu Outils> Image. Cela vous permettra d'insérer l'image de votre signature, et vous pourrez la repositionner et la redimensionner si nécessaire pour qu'elle tienne dans le champ de la signature..

Numériser et créer un fichier image est un peu gênant, mais vous pouvez utiliser cette méthode pour signer rapidement des documents ultérieurement, une fois que vous avez obtenu une bonne image de votre signature..

Crédit d'image: Tim Pierce sur Flickr