Comment gérer les pièces jointes dans Outlook 2013

Il arrive un moment, la recherche d'un emploi ou le partage de photos avec des membres plus âgés de la famille, où vous devrez peut-être envoyer des éléments à l'ancienne, en pièce jointe à un courrier électronique. Si vous envoyez un courrier électronique au travail, cela peut faire partie de votre répertoire de courrier électronique..

Le problème avec les pièces jointes est qu'il existe une sorte de code non écrit pour leur envoi. Par exemple, bien que vous puissiez envoyer un fichier volumineux dans un courrier électronique (cela dépend de la capacité du service ou du fournisseur d'accès que vous utilisez), ce n'est pas nécessairement efficace. De même, l'envoi de plusieurs fichiers est généralement mieux réalisé compressé dans un fichier conteneur.

Bien sûr, selon le type de fichier, il peut arriver ou non à destination. Les fichiers tels que ceux se terminant par .EXE, .BAT et d'autres types d'exécutables seront souvent (généralement) bloqués ou supprimés en raison de leur association avec un logiciel malveillant. Si vous souhaitez envoyer un fichier de ce type, vous devrez probablement le placer dans une archive .ZIP..

Composer un e-mail et gérer les contacts dans Outlook est assez simple et, bien que l'ajout et la gestion des pièces jointes soient désormais une seconde nature, de nombreux utilisateurs risquent de ne pas se rendre compte qu'ils pourraient le faire mieux..

Ajout d'une pièce jointe

Pour ajouter une pièce jointe, vous pouvez faire glisser un fichier ou des fichiers vers un message électronique vierge, qui sera collé en tant que pièce jointe. Ou bien, cliquez sur le bouton «Joindre un fichier» du ruban, dans la section Inclure..

Vous devez rechercher l'emplacement où se trouve le fichier que vous souhaitez joindre, puis sélectionner le ou les fichiers à inclure dans votre message, puis cliquer sur "Insérer". Vous pouvez également cliquer sur la petite flèche et sélectionner "Insérer comme". «Texte» et votre pièce jointe sera insérée en ligne, ce qui signifie qu’elle apparaîtra dans votre message plutôt que dans un fichier séparé..

Une fois attaché, vous pourrez le voir dans le champ Attaché sous la ligne Objet..

Enfin, supposons que votre pièce jointe soit attachée et que vous réalisiez que ce n'est pas la bonne. Pas de problème, vous pouvez simplement sélectionner la pièce jointe en appuyant sur le bouton “Supprimer” de votre clavier ou vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner “Supprimer”.

Les fichiers ne sont pas la seule chose que vous pouvez joindre au message, vous pouvez également joindre des éléments et des signatures.

Fixation d'autres objets

Les éléments peuvent inclure des cartes de visite (fichiers .VCF, voir plus haut), des calendriers et des éléments Outlook, qui peuvent être des notes, des tâches, des contacts et d'autres éléments que vous ouvrez dans Outlook..

Les calendriers sont une autre chose que vous voudrez peut-être partager de temps en temps, et si vous cliquez sur le bouton «Joindre un article», vous verrez que c'est facile à faire. Le partage de votre calendrier ne signifie pas que vous devez partager chaque élément chaque jour. Vous pouvez simplement partager quelques jours ou une semaine, par exemple pour une escapade d'entreprise ou un itinéraire de vacances en famille..

Partager un calendrier vous donnera des options pour choisir le calendrier actuel, la plage de dates, les détails et d'autres options avancées.

Lorsque vous cliquez sur «OK», vous verrez alors que le calendrier sera attaché au message électronique pour pouvoir être ouvert et affiché, mais il sera également collé dans le message réel pour que les destinataires puissent l'afficher facilement en un coup d'œil..

Les éléments Outlook sont essentiellement tout ce que vous pouvez créer dans Outlook, ce qui peut ensuite être attaché et envoyé à d'autres utilisateurs d'Outlook. Dans la capture d'écran suivante, vous voyez comment cela fonctionne. Vous choisissez la source, puis à partir de là, choisissez le ou les articles (vous pouvez en choisir plusieurs) que vous souhaitez attacher..

Remarque: vous pouvez décider si vous souhaitez que l'élément soit livré en tant que pièce jointe physique réelle ou en tant que texte uniquement. C’est la même chose que nous avons discuté plus tôt où vous pouvez “Insérer en tant que texte” et cela apparaîtra dans le message physique.

Les cartes de visite peuvent être ou ne pas être l’une de ces choses que vous utilisez ou dont vous avez besoin, mais c’est un moyen très pratique de partager vos détails immédiats dans un package simple et pratique. Si vous souhaitez partager votre carte de visite (ou celle de quelqu'un d'autre), il vous suffit de la sélectionner dans le menu Joindre un élément et vos contacts s'afficheront.

Choisissez la ou les cartes que vous souhaitez joindre, puis cliquez sur "OK". Les cartes apparaîtront sous forme de texte. Elles seront également jointes sous forme de fichier .VCF, ce qui signifie qu'elles peuvent être importées dans n'importe quel carnet d'adresses prenant en charge ces fichiers..

Partager des contacts sous forme de cartes de visite est un moyen très rapide et pratique de fournir à quelqu'un d'autre des informations de contact ou d'importer des informations de contact de quelqu'un d'autre sans avoir à les saisir manuellement dans votre carnet d'adresses..

Manipulation des pièces jointes

Bien sûr, avec le courrier électronique, il y a toujours la possibilité de recevoir et de donner. Alors, que faites-vous lorsqu'un message avec des pièces jointes arrive dans votre boîte de réception? Habituellement, c'est assez simple, comme dans l'image suivante. Vous voyez que notre message de test est arrivé avec une image jointe.

Si nous cliquons simplement sur la pièce jointe, vous voyez que des options apparaissent dans la fenêtre Outils de pièce jointe du ruban. À partir de là, vous pouvez agir. Notez également que si vous recevez plusieurs fichiers, vous pouvez enregistrer toutes vos pièces jointes en même temps. Si vous ne savez pas s’il est sage d’ouvrir la pièce jointe, vous pouvez la supprimer, mais il est probablement plus sage de supprimer le message si tu as des doutes.

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur n’importe quelle pièce jointe dans un message et utiliser le menu déroulant obtenu pour effectuer les mêmes actions que celles décrites dans le ruban..

Lors de la manipulation des pièces jointes, les mises en garde abondent. Les pièces jointes peuvent être dangereuses, comme peut l'attester toute personne ayant utilisé le courrier électronique au cours des vingt dernières années. En bout de ligne, n'ouvrez rien qui ne provienne de personnes inconnues ou en qui vous avez confiance, et utilisez toujours un scanner de virus / programmes malveillants sur votre ordinateur..

Gestion de plusieurs fichiers ou de gros fichiers en tant que pièces jointes

Nous avons un peu parlé de la façon de gérer une ou plusieurs pièces jointes, mais que faire si vous souhaitez joindre des dizaines voire des centaines de fichiers? Ou, si vous voulez joindre un fichier volumineux?

L'envoi de pièces jointes volumineuses n'est pas très cool, surtout si quelqu'un reçoit beaucoup de courriels au cours du processus. Le problème lié à l'envoi de gros fichiers par courrier électronique ne dépend pas vraiment du fait que votre serveur de messagerie autorise ou non les pièces jointes dépassant une certaine taille. Dans la plupart des cas, vous n'enverrez probablement pas un fichier beaucoup plus volumineux qu'un ou deux mégaoctets, ou du moins vous ne devriez pas.

Néanmoins, il y aura des moments où vous devrez envoyer quelque chose qui est un peu difficile à manier. Si vous utilisez un service de messagerie Web tel que Yahoo, Gmail ou Microsoft, leur taille (respectivement 25 Mo, 25 Mo et 20 Mo) sera identique à celle de votre fournisseur d’accès Internet, par exemple. Comcast, Time Warner, AT & T, etc. le seront également (généralement environ 10 Mo).

Dans la plupart des cas, lorsque les fichiers sont excessivement volumineux ou nombreux, nous recourons au service en nuage, qui est abondant et offre suffisamment d’espace libre pour envoyer la grande majorité des fichiers. Plus souvent qu'autrement, le simple téléchargement de vos fichiers sur un lecteur cloud, puis le partage, est plus rapide et plus fiable que le courrier électronique. Notre guide pratique explique précisément comment envoyer de gros fichiers par courrier électronique au cas où vous souhaiteriez en savoir plus..

En ce qui concerne l'envoi de plusieurs fichiers, vous ne devriez pas avoir de problème, à condition qu'il s'agisse de quelques-uns, mais une fois que vous commencez à joindre des dizaines d'images ou de documents, les choses peuvent devenir un peu gênantes. Encore une fois, envisagez d'utiliser un service de cloud. Quoi qu'il en soit, nous vous suggérons de compresser définitivement plusieurs fichiers avant de les envoyer. Windows prend en charge de manière native les fichiers zip, vous n'avez donc pas à craindre que votre destinataire ne puisse pas l'ouvrir..

S'il vous plaît consulter cet article, qui explique tout ce que vous devez savoir sur les fichiers compressés.

Cela semble être un très bon endroit pour terminer notre discussion sur les pièces jointes. Ce n’est pas un sujet compliqué, mais que vous utilisiez Outlook, Gmail ou tout autre courrier électronique, l’envoi de fichiers peut nécessiter quelques étapes supplémentaires, au-delà de la simple attache..

Jusqu'à présent, nous avons couvert les aspects les plus fondamentaux des pouvoirs de messagerie d'Outlook - les contacts, l'adressage, la composition - qui sont tous très simples. Maintenant, avec les pièces jointes, vous avez une connaissance assez complète des choses simples.

Maintenant, il est temps d'intensifier notre jeu. Au fur et à mesure que vous utilisez Outlook et accumulez des messages, vous devrez apprendre à les gérer à l'aide d'outils tels que les étapes rapides et les règles, dont nous parlerons dans une fonctionnalité à venir. En attendant, et comme toujours, nous vous encourageons à nous faire part de vos commentaires sur notre forum de discussion..