Comment gérer l'archivage automatique dans Outlook 2010

Si vous souhaitez conserver Outlook 2010 propre et fonctionner plus rapidement, une méthode consiste à configurer la fonctionnalité d'archivage automatique. Aujourd'hui, nous vous montrons comment configurer et gérer la fonctionnalité dans Outlook 2010..

L'utilisation de l'archivage automatique vous permet de gérer l'espace de votre boîte aux lettres ou du serveur de messagerie en déplaçant des éléments plus anciens vers un autre emplacement de votre disque dur..

Activer et configurer l'archivage automatique

Dans Outlook 2010, l'archivage automatique n'est pas activé par défaut. Pour l'activer, cliquez sur l'onglet Fichier pour accéder à la vue Backstage, puis sur Options..

La fenêtre Options Outlook s'ouvre, puis cliquez sur Avancé, puis sur le bouton Paramètres d'archivage automatique..

La fenêtre d'archivage automatique s'ouvre et vous remarquerez que tout est grisé. Cochez la case à côté de Exécutez AutoArchive chaque…

Remarque: Si vous sélectionnez l'option Supprimer définitivement les anciens éléments, les messages ne seront pas archivés..

Vous pouvez maintenant choisir les paramètres de gestion de la fonctionnalité d'archivage automatique. Sélectionnez la fréquence d'exécution souhaitée, indiquez-le avant l'exécution de la fonctionnalité, où déplacer les éléments et autres actions à effectuer au cours du processus. Une fois vos sélections effectuées, cliquez sur OK..

Configurer manuellement des dossiers individuels

Pour plus de contrôle sur les dossiers individuels archivés, cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis cliquez sur Propriétés..

Cliquez sur l'onglet Archivage automatique et choisissez les paramètres à modifier pour ce dossier. Par exemple, vous pouvez ne pas vouloir archiver un dossier particulier ou déplacer les données archivées vers un dossier spécifique..

Si vous souhaitez archiver et sauvegarder manuellement un élément, cliquez sur l'onglet Fichier, Outils de nettoyage, puis Archiver..

Cliquez sur le bouton radio à côté de Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez archiver. Dans cet exemple, nous souhaitons archiver ce dossier dans un emplacement spécifique..

Les fichiers .pst sont enregistrés dans votre dossier de documents. Si vous devez y accéder ultérieurement, vous pouvez.

Une fois que vous avez configuré l'archivage automatique, vous pouvez trouver des éléments dans les fichiers archivés. Dans le volet de navigation, développez le dossier Archives dans la liste. Vous pouvez ensuite voir et accéder à vos messages.

Vous pouvez également y accéder en cliquant sur l'onglet Fichier \ Ouvrir puis Ouvrir le fichier de données Outlook.

Ensuite, vous pouvez naviguer jusqu'au fichier archivé que vous voulez ouvrir..

L'archivage des anciens courriels est un bon moyen de conserver une boîte aux lettres propre et agréable, d'accélérer votre navigation dans Outlook et de gagner de la place sur le serveur de messagerie. L’autre avantage est que vous pouvez configurer vos archives de courrier électronique et des dossiers spécifiques pour répondre à vos besoins en matière de courrier électronique..