Comment ne plus jamais faxer un document

Les télécopieurs sont toujours transportés par camion dans les bureaux du monde entier. Les agences gouvernementales, les avocats, les médecins et les autres organisations lentes ont toujours besoin de fax - au mieux, c'est un mal nécessaire.

La télécopie est souvent considérée comme plus sécurisée que le courrier électronique, même si ce n’est pas le cas. Les télécopieurs communiquent sur des lignes téléphoniques sans chiffrement et les télécopieurs sont souvent conservés dans des zones achalandées où tout le monde peut facilement saisir les documents..

Alternatives à la télécopie

Il existe de nombreuses alternatives à la télécopie. Si vous n'êtes pas limité par les lois ou parce que la personne à l'autre bout du monde vous demande d'utiliser le fax, essayez l'une des solutions suivantes:

• Documents de courrier électronique: Oui, l'humble email peut remplacer beaucoup de fax. Vous êtes probablement en train de faxer un document tapé depuis un ordinateur, alors pourquoi se donner la peine d’utiliser un télécopieur? Joignez le fichier à un email ou incluez simplement le texte important dans un email.
• Scan et Email: Si votre télécopieur fonctionne également comme un scanner, vous pouvez l’utiliser pour numériser des documents papier sur votre ordinateur au format PDF. Joignez ces fichiers PDF à un courrier électronique pour les envoyer. Vous pouvez même essayer d’utiliser votre téléphone pour numériser le document - certes, la qualité ne sera pas optimale, mais nous avons déjà vu des fax de qualité médiocre..
• Télécharger des documents: Certaines organisations peuvent vous autoriser à télécharger ces fichiers de documents numérisés sur le Web plutôt que de simplement les envoyer par courrier électronique..
• Utiliser un courrier postal: Le courrier postal est une alternative plus lente à la télécopie, ce qui est pire à bien des égards, mais ce n’est pas toujours mauvais. Si vous n'avez pas de télécopieur et que le document n'est pas urgent, vous pouvez généralement envoyer un document à la plupart des organisations par courrier, au lieu de le télécopier. Bien sûr, vous devez traiter avec le système postal, mais au moins vous n’avez rien à faxer..

Signer des documents sans les imprimer

Vous devrez peut-être signer des documents et les envoyer à quelqu'un. Une fois imprimés, vous pourrez être tentés de les télécopier. Après tout, l’alternative serait d’imprimer le document, de le signer, de le numériser à nouveau sur votre ordinateur et de le renvoyer par courrier électronique. Plutôt que de perdre votre temps à le faire, vous pouvez utiliser un logiciel pour appliquer votre vraie signature à un document sur votre ordinateur. Il suffit de capturer votre signature une fois et elle sera stockée sous la forme d’une image que vous pourrez appliquer aux documents. Vous pouvez facilement signer de futurs documents sans les imprimer.

Si vous avez une tablette avec un stylet, vous pouvez même utiliser le stylet pour signer un document directement sur votre écran..

Faxer un document en ligne

Les services de télécopie en ligne vous permettent de télécopier un document sans avoir besoin d'un télécopieur personnel ou même d'une ligne téléphonique. Vous utilisez une interface Web pour télécharger un document et saisir le numéro de téléphone du destinataire. Le service lui-même s'occupe de tout ce qui concerne le dernier kilomètre, en envoyant votre document par fax au télécopieur distant via leurs propres lignes téléphoniques..

Si vous n'avez que rarement besoin d'envoyer des fax, ces services vous permettront d'envoyer quelques pages ici et là sans dépenser un centime. Si vous devez télécopier des documents plus souvent, vous devrez peut-être payer quelque chose, mais vous devrez quand même payer pour un télécopieur et une ligne téléphonique..

Techniquement, ces services impliquent l'envoi de fax, mais au moins, ils n'ont pas envie d'utiliser un vieux télécopieur maladroit et n'exigent pas que vous ayez un téléphone fixe..

Recevoir un fax en ligne

Recevoir un fax peut être un casse-tête si vous avez un bureau à domicile. Votre télécopieur doit être allumé et à l’écoute des télécopies tout le temps. Vous avez besoin d'une ligne dédiée pour recevoir des télécopies afin de ne manquer aucune télécopie lorsque vous êtes au téléphone. Vous pouvez essayer de demander aux gens de vous faxer un document à un moment précis, quand vous êtes sûr que votre téléphone fixe n'est pas bloqué..

Plutôt que de gérer toutes ces absurdités, demandez aux gens de numériser et d'envoyer des documents par courrier électronique. Vous pouvez également utiliser d'autres outils si vous ne souhaitez pas vous fier au courrier électronique. Par exemple, vous pouvez utiliser JotForm avec Dropbox pour créer une page Web sur laquelle les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers PDF et les afficher dans un dossier de votre Dropbox..

Vous pouvez également essayer d'utiliser un service qui vous fournit un numéro de fax dédié et vous permet d'y recevoir des fax. Celles-ci coûtent généralement de l’argent. Après tout, le service de télécopie doit payer un numéro de téléphone fixe dédié et le surveiller pour vous. eFax offre 10 pages entrantes gratuites par mois, bien qu'elles ne vous donnent aucune page sortante gratuite. HelloFax vous permet d'envoyer cinq pages gratuites, mais c'est tout. Tous les services gratuits de télécopie en ligne ont un problème de ce type: l'offre gratuite existe pour vous attirer, tout en vous permettant de payer pour les fonctions les plus importantes. La télécopie implique une interface avec des télécopieurs et des numéros de téléphone fixes, et ce n'est pas gratuit. Il est également souvent utilisé à des fins commerciales et les entreprises sont prêtes à dépenser de l'argent pour ce genre de choses..

Le dernier recours: utiliser un télécopieur réel sans en posséder un

Si vous ne souhaitez pas utiliser de services en ligne ni de courrier postal et que vous n'avez absolument pas d'autre choix que d'envoyer le document occasionnellement sous forme de fax, il existe toujours une alternative à l'achat de votre propre télécopieur et à l'utilisation d'un téléphone fixe. Vous pouvez probablement vous rendre dans un magasin proposant des copies et vous laisser payer quelques centimes pour envoyer une télécopie. Ce n’est pas idéal si vous envoyez fréquemment des fax, mais si vous devez faxer quelque chose une fois par an, cela peut être une bonne option..

Bien sûr, cela implique toujours l’utilisation d’un télécopieur. Certaines entreprises exigent simplement des télécopies et vous pouvez ne pas être à l'aise de télécharger des documents extrêmement sensibles sur un service de télécopie Web. Vous ne pouvez pas faire grand chose si vous devez traiter avec une entreprise qui exige des télécopies..

La télécopie sera encore avec nous pendant quelque temps encore, ne serait-ce qu'en raison de réglementations qui encouragent les organisations de soins de santé et les organisations juridiques à continuer à utiliser l'ancien système de télécopie au lieu d'alternatives modernes.

Crédit image: Abhisek Sarda sur Flickr, récits d'un youkai errant sur Flickr, AuthenticEccentric sur Flickr