Comment réduire la taille de votre fichier de données Outlook

Les fichiers de données Outlook peuvent devenir très volumineux avec le temps, surtout si vous avez beaucoup de pièces jointes. Même si vous supprimez les anciens messages, la taille de votre fichier de données Outlook n'est pas réduite en conséquence..

Vos fichiers de données Outlook (fichiers .pst et .ost) incluent tous vos e-mails (dans tous vos dossiers, y compris les e-mails envoyés), contacts, rendez-vous du calendrier, tâches et notes, ainsi que leurs pièces jointes associées. Lorsque vous envoyez et recevez davantage de courriers électroniques et de pièces jointes, que vous ajoutez plus de rendez-vous à votre calendrier et que vous créez plus de tâches et de notes, vos fichiers de données Outlook peuvent facilement atteindre plusieurs gigaoctets. Le mien est un gigaoctet, mais c'est quand même assez gros.

Même si vous videz le dossier Éléments supprimés ou si vous le videz automatiquement lorsque vous quittez Outlook, l'espace occupé dans le fichier de données n'est pas libéré. Vous pouvez cependant récupérer cet espace en compactage votre fichier de données Outlook. Voici comment faire ça.

Première étape: examinez vos comptes et supprimez ce dont vous n’avez pas besoin

Avant de commencer le processus de compactage, vous devez passer par Outlook et supprimer tout ce dont vous n’avez pas besoin. Nous vous recommandons de vérifier la taille de vos divers dossiers afin de savoir quels éléments vous permettront de libérer le plus d’espace. N'oubliez pas que vous pouvez également supprimer des éléments d'agenda, de tâches et de notes en plus des courriels. Pour vérifier la taille de vos dossiers, sélectionnez la boîte de réception (ou tout autre dossier) dans le compte (fichier de données Outlook) que vous souhaitez compacter, puis cliquez sur l'onglet «Fichier»..

Sur l’arrière-plan, cliquez sur «Outils» et sélectionnez «Nettoyage de la boîte aux lettres» dans le menu déroulant..

Dans la boîte de dialogue Nettoyage de la boîte aux lettres, cliquez sur «Afficher la taille de la boîte aux lettres»..

La boîte de dialogue Taille du dossier vous indique la taille de chaque dossier du compte sélectionné. Faites défiler et voir quels dossiers sont plus grands, où vous voudrez peut-être supprimer des éléments. Cliquez sur "Fermer" lorsque vous avez terminé.

Pour voir la taille du dossier Éléments supprimés, cliquez sur «Afficher la taille des éléments supprimés»..

Notre dossier Éléments supprimés n’est pas énorme, mais nous devons quand même le vider avant de compacter notre fichier de données. Cliquez sur "Fermer".

Vous revenez à la boîte de dialogue Nettoyage de la boîte aux lettres. Si vous souhaitez supprimer davantage d'éléments de votre compte, cliquez sur «Fermer» pour revenir à votre compte. Sélectionnez les courriels, calendriers, tâches et notes que vous ne voulez pas et appuyez sur Supprimer. Vous pouvez également appuyer sur Maj + Suppr pour supprimer définitivement les éléments sélectionnés, en contournant le dossier Éléments supprimés..

Deuxième étape: vider le dossier des éléments supprimés

Vous voudrez également vider la corbeille ou le dossier «Éléments supprimés» avant de continuer. S'il reste des éléments dans le dossier Éléments supprimés, vous pouvez vider le dossier de deux manières. Une solution consiste à cliquer sur "Vide" dans la boîte de dialogue Nettoyage de la boîte aux lettres, si elle est toujours ouverte..

Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche, vous assurant que vous souhaitez supprimer définitivement les éléments du dossier Éléments supprimés. Cliquez sur “Oui”.

Si la boîte de dialogue Nettoyage de la boîte aux lettres n'est pas ouverte, vous pouvez également vider le dossier Éléments supprimés directement dans votre compte dans le volet Messagerie. Pour ce faire, assurez-vous d’abord que le volet Messagerie est actif. Appuyez sur Ctrl + 1 pour ouvrir le volet Courrier, si ce n’est pas le cas. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur le dossier Éléments supprimés du compte que vous souhaitez compacter et sélectionnez «Dossier vide» dans le menu contextuel. La même boîte de dialogue de confirmation illustrée ci-dessus s'affiche..

Troisième étape: compactez votre champ de données Outlook

Maintenant que vous avez supprimé les éléments inutiles et vidé le dossier Éléments supprimés, il est temps de compacter votre fichier de données Outlook. Dans la fenêtre principale d'Outlook, cliquez à nouveau sur l'onglet «Fichier». Ensuite, assurez-vous que l'écran Informations sur le compte est actif. Sinon, cliquez sur «Info» dans la liste des éléments à gauche. Cliquez sur "Paramètres du compte" puis sélectionnez "Paramètres du compte" dans le menu déroulant..

Dans la boîte de dialogue Paramètres du compte, cliquez sur l'onglet «Fichiers de données»..

Sélectionnez le fichier de données Outlook que vous souhaitez compacter dans la liste, puis cliquez sur «Paramètres»..

Si le compte actuellement sélectionné est un compte POP3 (fichier .pst), la boîte de dialogue suivante s'affiche. Cliquez sur "Compact Now".

Sinon, si le compte sélectionné est un compte IMAP (fichier .ost), vous verrez la boîte de dialogue suivante. Cliquez sur "Compact Now".

La boîte de dialogue suivante s'affiche lorsque le fichier de données Outlook est compacté..

Une fois le processus de compactage terminé, vous revenez à la boîte de dialogue Fichier de données Outlook (ou Paramètres de fichier de données Outlook). Cliquez sur "OK" ou "Annuler" pour le fermer.

Cliquez sur «Fermer» dans la boîte de dialogue Paramètres du compte..

Notre fichier de données Outlook est passé d'environ 951 Mo à environ 845 Mo. Nous avons donc récupéré un peu plus de 100 Mo d'espace disque. Plus votre fichier de données est volumineux, plus vous aurez probablement d'espace en retour..

Le compactage de vos fichiers de données Outlook vous aide non seulement à économiser de l'espace disque, mais peut également améliorer les performances d'Outlook. Un fichier de données Outlook volumineux peut nécessiter plus de temps de démarrage, de travail et de fermeture de Outlook. Il est donc judicieux de compacter périodiquement votre fichier de données Outlook..