Comment réduire la taille des documents Microsoft Office contenant des images

Même en ces temps de connexions Internet rapides, de disques durs énormes et de charges de stockage en nuage gratuites, la taille des fichiers est parfois essentielle. La taille des fichiers que vous pouvez envoyer ou recevoir par courrier électronique est peut-être limitée, ou l'espace disque disponible est insuffisant. Quelle que soit la raison, si vos documents Office incluent des images, vous pourrez peut-être réduire considérablement la taille de ces fichiers..

Office travaille déjà en coulisses pour réduire la taille des fichiers. Le type de fichier DOCX le plus récent agit essentiellement comme un fichier ZIP compressant le contenu du fichier. Les images et le texte qui apparaissent plusieurs fois dans un document ne sont stockés qu'une seule fois dans le fichier réel. Ainsi, au moins dans les versions les plus récentes des applications Office, vous constaterez que les fichiers volumineux sont généralement le résultat de nombreuses images différentes dans vos documents..

La bonne nouvelle est que les applications Office offrent également des outils pratiques pour contrôler ces tailles d'image. Dans cet article, nous utilisons Office 2016 (plus précisément Word 2016) comme exemple. Mais vous trouverez les mêmes outils que ceux présentés dans d'autres applications Office, telles que Excel et PowerPoint, et dans les versions précédentes d'Office, qui remontent au moins à Office 2010..

Compresser des images dans votre document Office

La première étape à suivre pour essayer de réduire la taille d'un document contenant des images consiste à les compresser. Chaque application Office offre un outil pratique pour y parvenir. Nous utilisons Word ici (et c'est ce à quoi nous ferons référence dans les étapes suivantes), mais vous trouverez les fonctionnalités au même endroit dans d'autres applications Office..

Dans votre document, cliquez sur une image pour la sélectionner. Cliquez sur le menu Format qui apparaît dans la barre d'outils Office lorsque vous sélectionnez une image..

Dans le menu Format, cliquez sur le bouton Compresser les images..

Dans la fenêtre Compresser les images, cliquez sur "Appliquer uniquement à cette image" si vous souhaitez uniquement compresser l'image sélectionnée. Lorsque cette option n'est pas cochée, vos actions s'appliqueront à toutes les images du document. Sélectionnez «Supprimer les zones recadrées des images» si vous avez des images recadrées dans votre document et souhaitez supprimer les zones recadrées. Notez simplement que si vous sélectionnez cette option, vous ne pourrez pas annuler le recadrage ultérieurement, à moins de réinsérer la photo d'origine. Vous pouvez également choisir une résolution à laquelle compresser les images. Choisissez la résolution la plus basse qui couvrira vos besoins. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

En fonction du nombre d'images dans votre document, Word peut prendre quelques instants pour les compresser toutes. Lorsque vous avez terminé, enregistrez votre document et vérifiez la nouvelle taille du fichier. Si vous n'êtes pas sûr de vouloir vous en tenir aux modifications, vous pouvez toujours enregistrer votre document dans un nouveau fichier, puis comparer les tailles de fichier avec la version d'origine..

Supprimer les informations d'édition des images

Les applications Office offrent une panoplie d'excellents outils de retouche d'images intégrés. Lorsque vous les utilisez, Word conserve la photo d'origine et conserve la trace des modifications que vous avez apportées afin que vous puissiez les annuler ou revenir à la photo d'origine si nécessaire. . Si vous êtes satisfait de la manière dont vous avez formaté vos images, toutes les informations de modification enregistrées ne font qu'augmenter la taille de votre fichier. Si la compression des images dans votre document n'a pas réduit suffisamment la taille de votre fichier, vous pouvez également demander à Word de supprimer les informations de mise en forme enregistrées. Encore une fois, vous voudrez peut-être enregistrer le document en tant que nouveau fichier avant de commencer afin de pouvoir revenir à l'original si nécessaire.

Avec votre document ouvert, cliquez sur le menu Fichier..

Dans le menu Fichier, cliquez sur Options..

Dans la fenêtre Options de Word, à partir des sélections à gauche, cliquez sur Avancé..

Dans la fenêtre Options avancées de Word, faites défiler jusqu'à la section «Taille et qualité de l'image» à droite. Sélectionnez l'option «Supprimer les données d'édition» pour que Word supprime les informations de formatage lors de l'enregistrement du fichier. Les autres options de cette section vous permettent de protéger le document contre la compression des images et de sélectionner une résolution par défaut lorsque les images sont compressées (bien que vous puissiez toujours sélectionner une nouvelle résolution lors de la compression)..

Lorsque vous avez terminé, enregistrez votre fichier (ou en tant que nouveau fichier), puis extrayez la nouvelle taille de fichier. Il aura probablement baissé un peu.

Dans notre exemple, nous avons pris un fichier Word («Fichier 1.docx» dans l'image suivante) contenant environ 20 images de bonne qualité et pesant près de 48 Mo. Un grand nombre de ces images ont été recadrées, certaines redimensionnées et plusieurs autres éditées. Une fois les images compressées et les informations de formatage enregistrées supprimées, le nouveau fichier («Fichier 2 (compressé) .docx» dans l'image suivante) fait maintenant un peu moins de 35 Mo, soit une réduction d'environ 27% de la taille du fichier. Et pour illustrer la compression intégrée au format DOCX, nous avons également compressé ce fichier. Comme vous pouvez le constater, la différence de taille entre les fichiers compressés et les fichiers décompressés est négligeable..

Et c'est tout! Les images sont grandes et peuvent rapidement augmenter la taille de vos documents Office. Mais en utilisant les outils de compression intégrés aux applications Office et en supprimant les anciennes informations d'édition, vous pouvez réduire considérablement la taille des documents Office contenant des images sans trop d'effort..