Comment envoyer et recevoir des fax en ligne sans télécopieur ni ligne téléphonique

Certaines entreprises lentes et certains organismes gouvernementaux peuvent ne pas accepter les documents par courrier électronique, ce qui vous oblige à les faxer. Si vous êtes obligé d'envoyer un fax, vous pouvez le faire gratuitement depuis votre ordinateur..

Nous avons déjà couvert les moyens de signer électroniquement des documents sans les imprimer ni les numériser. Avec ce processus, vous pouvez signer numériquement un document et le télécopier à une entreprise, le tout sur votre ordinateur et sans aucune impression..

Comment fonctionnent les télécopieurs (et pourquoi ils sont si peu pratiques)

Ce n'est pas aussi facile que cela devrait être. Les télécopieurs sont tous connectés aux anciennes lignes téléphoniques ordinaires. Lorsque vous utilisez un télécopieur standard, ce télécopieur passe un appel téléphonique au numéro que vous spécifiez. Le télécopieur du numéro de destination répond et le document est transmis par un appel téléphonique..

Ce processus a été inventé avant Internet et semble à ce stade ridiculement archaïque. Pour effectuer une télécopie, une personne peut taper un document, l'imprimer et le numériser dans le télécopieur qui l'envoie par la ligne téléphonique. La personne qui reçoit le fax peut alors numériser le document faxé et le reconvertir en fichier numérique. Ils ont bouclé la boucle: le document a été envoyé d'un ordinateur à un autre avec beaucoup de travail supplémentaire et une qualité d'image médiocre..

Idéalement, vous seriez en mesure de soumettre un document par courrier électronique ou par une méthode en ligne plus sécurisée. De nombreuses entreprises considèrent le fax comme une méthode sécurisée de transmission de documents, mais ce n’est vraiment pas le cas: si quelqu'un surveillait la ligne téléphonique, il pourrait facilement intercepter tous les documents faxés..

Il est impossible de se connecter directement à Internet à un télécopieur, ce dernier n'étant connecté qu'aux lignes téléphoniques. Pour effectuer une télécopie en ligne, nous avons besoin d’une sorte de passerelle qui accepte les documents via Internet et transmet le document à un télécopieur. C'est là que les services ci-dessous entrent en jeu. Donnez-leur un document et ils feront le travail ennuyeux de composer le fax et d'envoyer votre document par ligne téléphonique..

Vous pouvez faxer avec juste votre ordinateur, mais…

Vous pouvez bien sûr ignorer les services ci-dessous. Microsoft Windows contient même une application de numérisation et de télécopie qui vous permet d’envoyer des télécopies. Le problème, c'est que votre ordinateur doit être connecté à la ligne téléphonique. Oui, cela signifie qu'un modem de télécopie par numérotation est nécessaire. Vous auriez également besoin d'une connexion téléphonique fixe et vous auriez à dire aux personnes de rester en dehors du téléphone lorsque vous envoyez des télécopies, comme dans l'ancien temps de l'accès Internet par ligne commutée. Bien sûr, si vous faxiez beaucoup, vous pourriez payer pour une ligne téléphonique dédiée - ceci pourrait même être nécessaire si vous receviez beaucoup de fax..

Ce n'est évidemment pas idéal. Bien sûr, si vous devez envoyer plusieurs fax, achetez-vous un fax ou un modem et connectez-le à votre ligne fixe. Mais vous n'avez probablement pas besoin d'envoyer et de recevoir des télécopies aussi souvent - vous avez simplement besoin d'envoyer une télécopie occasionnelle chaque fois que vous rencontrez une organisation qui est bloquée dans le passé.

Numériser le document ou utiliser un fichier numérique existant

Le processus de base est simple. Tout d'abord, vous devez numériser le document que vous souhaitez faxer, comme si vous alliez envoyer ce document par courrier électronique. Si vous n'avez pas de scanner, essayez de le scanner avec votre smartphone. Si le document est déjà un fichier sur votre ordinateur, félicitations - vous n’avez rien à scanner.

Avec le document maintenant sous forme numérique, vous pouvez l'envoyer à un service qui fera le travail de télécopie ennuyeux pour vous..

Envoyer des fax en ligne, gratuitement

Il y a tellement de services de télécopie en ligne qu'il est difficile de décider en connaissance de cause lequel choisir. La première chose à considérer est le type d’utilisateur que vous êtes, la fréquence à laquelle vous télécopiez et les fonctionnalités dont vous avez besoin..

Utilisateur privilégié: RingCentral Fax

Si vous envisagez d'envoyer des fax sensibles tout le temps ou si vous travaillez pour une entreprise et que vous essayez de choisir un service, RingCentral Fax, qui appartient en partie à Cisco et à AT & T, est probablement le meilleur choix pour vos besoins, d'autant plus qu'ils disposent de nombreuses fonctionnalités de sécurité et prennent en charge plusieurs utilisateurs avec des lignes de télécopie distinctes.

Il possède toutes les fonctionnalités que vous pouvez imaginer, y compris les intégrations avec Outlook, Google Drive, Dropbox, Box et vous pouvez même obtenir un numéro sans frais. Il comporte également de nombreuses fonctionnalités de sécurité qui seraient utiles aux entreprises ou aux personnes qui transmettent des informations sécurisées..

Bien sûr, si vous voulez juste envoyer quelques fax, vous pouvez vous inscrire à l'un de leurs forfaits bon marché qui commencent à moins de 13 $ par mois… et puis simplement annuler au bout d'un mois ou deux..

Utilisateur occasionnel

Si vous avez besoin d'envoyer un fax occasionnel, nous vous recommandons MyFax, qui vous permet d'envoyer jusqu'à 10 pages gratuites sans payer. Cela ne semble pas beaucoup, mais c'est plus de pages par mois que la plupart des gens doivent télécopier chaque année. Si vous devez envoyer plus de pages chaque mois, vous pouvez passer à un forfait standard..

Vous devrez confirmer votre adresse e-mail pour pouvoir envoyer le fax gratuit..

Réception de fax

Si vous avez besoin de recevoir des fax, vous devrez vous inscrire pour un service payant. Le service devra établir un numéro de téléphone dédié pour votre ligne de fax, et cela coûte de l'argent. RingCentral, MyFax et de nombreux autres services le feront si vous payez.

Heureusement, vous devriez au moins pouvoir obtenir un essai gratuit - RingCentral offre 30 jours de réception de fax gratuite, par exemple.

Il existe de nombreux services de fax à utiliser, et si vous avez juste besoin d'envoyer un fax occasionnel, vous pouvez le faire gratuitement, mais si vous souhaitez recevoir un fax, vous devrez vous inscrire pour un compte d'essai. . Vous pouvez toujours annuler si vous voulez.

Crédit d'image: Matt Jiggins sur Flickr, David Voegtle sur Flickr