Comment utiliser le nettoyage des boîtes aux lettres pour purger vos dossiers Outlook des ordures

Mailbox Cleanup dans Outlook est un ensemble d’outils conçus pour éliminer les déchets de votre boîte aux lettres. Vous pouvez l'utiliser pour examiner la taille de votre boîte aux lettres, nettoyer les éléments automatiquement par taille et par date et effectuer quelques autres fonctions. Passons en revue et jetons un coup d'oeil.

Tout d'abord, vous devez ouvrir l'outil. Allez dans Fichier> Outils, puis cliquez sur Nettoyage de la boîte aux lettres..

Certains outils sont disponibles, et nous commencerons par examiner la quantité de données dans votre boîte aux lettres..

Examiner la taille de votre boîte aux lettres

Votre boîte aux lettres Outlook est composée de dossiers - Boîte de réception, Éléments envoyés, Archive, etc. - et connaître la taille des dossiers vous permet de voir où se trouvent tous vos courriels. Pour le savoir, cliquez sur «Afficher la taille de la boîte aux lettres».

Cela ouvre la fenêtre Taille du dossier, qui vous indique la taille de chaque dossier. Par défaut, il s’ouvre dans l’onglet Données locales. Les données locales sont les données stockées sur votre ordinateur dans vos fichiers .pst et.ost..

Les colonnes affichent le nom, la taille et la taille totale du dossier (qui comprend la taille des sous-dossiers). La meilleure partie de cette vue est qu'elle vous montre des dossiers que vous ne pourriez normalement pas prendre en compte, comme le calendrier. Si vous avez plusieurs années de rendez-vous et de demandes de réunions, vous pouvez facilement avoir une bonne quantité de kilo-octets dans l'agenda que vous pouvez nettoyer en supprimant les anciens événements..

Si vous voulez voir la taille des dossiers sur le serveur de messagerie, cliquez sur l'onglet “Données du serveur”. La première fois que vous ouvrez cet onglet, le remplissage des données peut prendre un peu de temps. En effet, Outlook contacte le serveur Exchange, lui demandant les données de vos fichiers (calculées à la volée), puis télécharge et affiche les résultats..

Chaque fois que vous ouvrirez cet onglet, la récupération des données sera beaucoup plus rapide, car Exchange doit uniquement effectuer une analyse des différences et la plupart des dossiers ne changent pas tellement de taille. Une fois l'onglet chargé, vous verrez la taille des dossiers sur le serveur Exchange. Cela peut ne pas correspondre à la taille de l'onglet Données locales, car Outlook ne télécharge pas nécessairement tous les messages sur votre ordinateur..

Par exemple, sous l'onglet Données locales, la taille totale du dossier Archive est de 116805 Ko, mais sous l'onglet Données du serveur, la taille totale est de 363399 Ko, une différence de 246594 Ko (265 Mo). Cela fait beaucoup de courrier non visible dans les données locales. Que se passe-t-il?

Par défaut, Outlook ne conserve qu'une certaine quantité de courrier sur votre client local pour vous assurer que votre courrier ne prend pas trop de place. Sur les ordinateurs dotés d'un disque dur supérieur à 64 Go (la plupart d'entre eux à l'heure actuelle), Outlook conservera uniquement les courriers électroniques de la dernière année sur votre ordinateur. Les anciens messages sont conservés sur le serveur de messagerie et vous pouvez y accéder. Vous pouvez télécharger les anciens messages et modifier ce paramètre par défaut si vous le souhaitez. N'oubliez pas que vous pouvez modifier la valeur par défaut afin qu'elle soit téléchargée. Moins mail également, donc si vous avez du mal à trouver de la place, vous voudrez peut-être changer la valeur par défaut de 1 an à 6 mois (ou moins).

(Remarque: cela ne concerne que les comptes utilisant un serveur Microsoft Exchange, tels que Hotmail, live.com, O365 et certains comptes d'entreprise. Si vous utilisez Outlook pour télécharger le courrier d'autres fournisseurs comme Google ou Yahoo, ce paramètre est ignoré et tous le courrier est téléchargé.)

Maintenant que vous savez combien de données vos dossiers contiennent, vous pouvez donner la priorité à celles que vous nettoyez..

Recherche de courrier ancien ou volumineux

Si vous avez du courrier dans de nombreux dossiers différents, vous pouvez rechercher dans votre boîte aux lettres des mails plus anciens ou plus gros..

Ceci est très utile si vous souhaitez rechercher des courriers contenant des pièces jointes volumineuses que vous pouvez supprimer ou déplacer d’Outlook vers un disque dur ou un service cloud. Par exemple, si vous souhaitez rechercher tous les courriers de plus de 5 Mo, vous pouvez modifier le champ "Rechercher les éléments plus grands que" en 5000 kb, puis cliquer sur le bouton "Rechercher"..

Le panneau de recherche standard Outlook affiche une liste de courriers d’au moins 5 Mo..

Ces résultats ne renvoient que des courriels, mais vous pouvez modifier le champ «Regarder» pour n’importe quel type de fichier si vous souhaitez utiliser un réseau plus large..

À partir des résultats de la recherche, vous pouvez ouvrir chacun des e-mails et les supprimer ou supprimer les pièces jointes. N'oubliez pas de sauvegarder les pièces jointes avant de les supprimer ou de les supprimer si vous devez les sauvegarder..

Lancer une autoarchivage

Vous pouvez définir des paramètres d'archivage automatique pour chaque dossier individuel dans Outlook, ce que nous avons déjà décrit dans le cadre d'une approche plus large visant à garantir le bon fonctionnement d'Outlook. Si vous avez configuré des règles d'archivage automatique, vous pouvez les lancer dans le nettoyage de la boîte aux lettres en cliquant sur le bouton «Archivage automatique»..

Ce processus parcourt tous les dossiers d'Outlook et applique les règles d'archivage automatique que vous avez définies. Si vous n'en avez pas configuré, vous pourriez craindre d'appuyer accidentellement sur ce bouton, mais ne vous inquiétez pas: la règle d'autoarchive par défaut consiste à ne rien faire..

Voir et vider les éléments supprimés

Si vous aimez «supprimer» votre courrier en le déplaçant dans le dossier Éléments supprimés et que vous le videz rarement, cette option est pour vous..

Remarque: Certaines personnes aiment utiliser leur dossier d’éléments supprimés comme une sorte d’archive, y jeter des éléments et ne jamais le vider. Ce n'est pas une bonne idée, car il existe de nombreuses façons de vider le dossier Éléments supprimés trop facilement. Au lieu de cela, si vous devez conserver un message, configurez une archive.!

Cliquez sur «Afficher la taille des éléments supprimés» pour voir l'espace occupé par vos éléments supprimés, puis respirez à fond et cliquez sur «Vide».

Cela supprimera tous les éléments du dossier Éléments supprimés. Si cela vous effraie, prenez un moment pour déplacer les courriers importants dans votre archive d’abord, mais vous devez vider vos éléments supprimés régulièrement. ne pas l'utiliser comme une archive.

Afficher et supprimer des messages de conflit

La dernière option dans Mailbox Cleanup consiste à supprimer les messages de conflit. Ce sont des courriels pour lesquels Outlook pense être en conflit avec un courriel existant car ils ont les mêmes informations d'en-tête. Normalement, cela est dû à des problèmes de synchronisation temporaires avec le serveur Exchange et vous devriez pouvoir supprimer ces courriels sans problème. Pour voir si vous avez des emails dans le dossier Conflict, cliquez sur le bouton «Afficher la taille des conflits» pour afficher une version filtrée de la fenêtre Taille des dossiers..

S'il y a des courriels, fermez la fenêtre Taille du dossier, puis cliquez sur le bouton «Supprimer» dans la fenêtre Nettoyage de la boîte aux lettres..

C'est l'outil de nettoyage de boîtes aux lettres. Ce n'est pas particulièrement clinquant, mais c'est efficace et utile.