Comment utiliser des règles pour gérer votre courrier électronique Outlook.com

Si vous êtes un utilisateur d'Outlook.com, sachez que la définition de règles pour gérer vos courriers électroniques entrants et sortants peut vous simplifier la vie..

Quelles sont les règles?

Dans leur forme la plus simple, les règles Outlook sont des actions que votre compte de messagerie effectuera automatiquement en fonction des instructions que vous avez spécifiées. Vous pouvez créer deux catégories principales de règles. Ce sont des règles d'organisation et des règles basées sur les notifications. Ces règles ne seront pas rétroactives, ce qui signifie qu'elles ne s'appliqueront qu'aux messages non lus..

1. Organisez vos e-mails - Ces règles portent sur le classement et l'organisation des messages en fonction des expéditeurs, des mots-clés du sujet et des dossiers de votre compte Outlook. Celles-ci sont utiles pour placer des courriels dans des dossiers ou des catégories pertinents.
2. Maintenir à jour - Ces règles vous enverront des notifications en fonction de vos messages entrants. Celles-ci sont utiles si vous souhaitez recevoir des notifications de nouveaux courriels sur vos appareils mobiles..

Création de nouvelles règles dans Outlook.com

Une fois connecté à votre compte de messagerie Outlook.com, cliquez sur le bouton "Paramètres", puis sur l'option "Gérer les règles" pour créer une nouvelle règle..

Maintenant, cliquez sur le bouton “Nouveau” pour créer votre première règle. Comme vous pouvez le constater, il y a deux sections principales. Sur la gauche, vous affecterez une ou plusieurs conditions pour identifier les e-mails auxquels votre nouvelle règle s'appliquera. Le côté droit est l'endroit où vous définissez quelle action Outlook entreprendra avec vos emails.

Pour cet exemple, nous choisirons deux des neuf conditions que le courrier électronique doit respecter, ainsi que deux des huit actions..

CONDITIONS ACTIONS

Nous allons d'abord cliquer sur le lien des conditions pour ajouter une deuxième condition. Supposons que tous les courriels de «[email protected]» contenant le mot «pomme» dans la ligne d'objet doivent être envoyés dans un dossier appelé «Emails Apple» et doivent être classés dans la catégorie «IMPORTANT !!!».

Faites ceci en modifiant votre règle jusqu'à ce que les deux sections ressemblent aux images ci-dessous..

Enfin, cliquez sur «Créer une règle» et laissez-la prendre effet. A partir de maintenant, tous les courriels de [email protected] contenant le mot pomme seront classés comme importants et transférés dans votre dossier «Apple Emails»..

Si vous souhaitez modifier l'une de vos règles précédemment créées, il vous suffit de cliquer sur la règle et de la modifier dans la fenêtre qui s'ouvre. Pour supprimer une règle, cliquez simplement sur la petite corbeille à côté de la règle..

Créer des règles à partir de courriels

La page "Gérer les règles" n'est pas le seul moyen de créer des règles pour vos courriels. Sinon, si vous souhaitez créer une règle basée sur un email que vous avez reçu, il vous suffit de la trouver dans votre boîte de réception et de cliquer dessus avec le bouton droit de la souris. Ensuite, sélectionnez l'option "Créer une règle".

Vous pouvez également cliquer sur le courrier électronique pour l'ouvrir et créer une règle en sélectionnant l'option dans le «Menu étendu».

Une fois que cela est fait, vous verrez apparaître une fenêtre contextuelle comme ci-dessous, dans laquelle vous pourrez personnaliser la règle à votre guise..

Organiser vos règles

Il est important de se rappeler qu'Outlook.com sélectionnera automatiquement les règles que vous définissez et les implémentera en fonction de leur ordre d'apparition dans votre liste de règles. C'est pourquoi il est important d'organiser vos règles par ordre d'importance. Cliquez simplement sur les flèches vers le haut et vers le bas à côté des règles pour les mettre en ordre au besoin.

Règles limites

Maintenant que vous savez comment créer et organiser vos règles, vous devez savoir que les règles de l'application Web Outlook.com sont également limitées. Le nombre de règles que vous pouvez créer est limité. Pour une raison quelconque, vous ne disposez que de 64 Ko pour vos règles Outlook.com. Il n'y a pas de réponse précise sur le nombre de règles que vous pouvez créer car leur taille varie en fonction de la longueur de la règle et du nombre de conditions et d'actions que vous avez définies. Une fois que vous avez atteint votre limite, Outlook.com vous indiquera que vous ne pouvez plus créer de règles. C’est à ce moment-là que vous devrez consolider les règles ou supprimer les anciennes règles qui ne sont plus nécessaires..

Outre la limite du nombre de règles que vous êtes autorisé à créer, si vous utilisez également l'application de bureau Microsoft Outlook avec des règles, vous pouvez être averti que vos règles sont en conflit avec celles de l'application de bureau. Vous devrez revérifier pour vous assurer que vous pouvez désactiver les règles en conflit ou les supprimer si nécessaire..

Félicitations, vous savez maintenant à peu près tout ce que vous devez savoir sur la création, la manipulation et l'utilisation de règles dans Microsoft Outlook Web App. Amusez-vous à gérer votre communication numérique avec facilité sur Outlook.com.