Guide du débutant pour Microsoft Outlook 2013

Beaucoup d'entre nous ont besoin d'organisation et de productivité. Si vous utilisez déjà Microsoft Office, vous disposez déjà de l'outil ultime pour répondre à cette envie: Outlook 2013.

Outlook est essentiel dans de nombreuses organisations, non seulement pour ses compétences évidentes en matière de courrier électronique, mais aussi pour ses talents de calendrier, ses tâches et ses contacts. Une entreprise typique peut connecter Outlook à un serveur Exchange et tout le monde peut partager le même carnet d'adresses et les mêmes calendriers, ce qui en fait un excellent outil pour la collaboration au niveau de l'entreprise..

Malheureusement, la plupart des gens n’ont pas de serveur Exchange installé chez eux et ne savent probablement même pas de quoi il s’agit. Mais tout va bien, Outlook fonctionne aussi bien sur votre ordinateur à la maison et fournira toujours toutes les fonctionnalités qui en font un outil de productivité aussi puissant: courrier électronique, tâches, rendez-vous, carnets d'adresses, etc.!

Travailler avec Outlook - Un petit manuel

Outlook ne va pas vous éblouir lorsque vous l'ouvrez pour la première fois. À toutes fins pratiques, il s’agit d’une autre application de l’écosystème Microsoft Office et, à ce titre, elle comportera plusieurs éléments familiers..

Contrairement aux autres applications Office populaires, Outlook repose en grande partie sur ses différentes fonctions - Word est principalement destiné à la création de documents texte, Excel est basé sur les feuilles de calcul, PowerPoint fait des présentations - mais Outlook est une application à plusieurs chapeaux..

La vue par défaut d'Outlook est la boîte de réception, tandis que le ruban se cache en haut de l'écran, ce qui permet de gagner de l'espace à l'écran.

Aimez-les ou détestez-les, les rubans sont partout dans Office. Nous n'avons pas besoin de passer plus de temps à examiner les mérites relatifs de leur existence, ils sont évidemment là pour rester. Cela dit, souvenez-vous toujours que si vous souhaitez masquer ou afficher rapidement le ruban, utilisez simplement CTRL + F1..

Si vous cliquez sur l'une des fonctions de menu en haut, le ruban s'affiche et vous pouvez choisir des fonctions et des outils. Si vous souhaitez que le ruban persiste, vous pouvez utiliser «CTRL + F1» ou cliquer sur la petite icône représentant une punaise dans le coin inférieur droit..

L'onglet Accueil du ruban change de manière contextuelle en fonction du mode dans lequel vous vous trouvez. Dans la capture d'écran ci-dessus, nous voyons nos options pour Mail..

Ci-dessous, l'onglet Accueil a été modifié pour refléter les options du calendrier. Remarque: le ruban étant épinglé, la punaise est devenue une flèche au cas où vous souhaiteriez la réduire à nouveau (ou utilisez «CTRL + F1»)..

Les onglets restants du ruban - Envoyer / Recevoir, Dossier, Affichage et, bien sûr, Fichier - sont en grande partie cohérents, quel que soit le mode utilisé. Nous les examinerons de plus près dans la section suivante..

Voyons rapidement comment passer d'un mode à l'autre et changer de vue. Sur le bord gauche, vous voyez le volet de dossiers. Au bas de ce volet se trouvent des raccourcis vers les modes Outlook. Dans cet exemple, vous voyez des icônes pour la boîte de réception, le calendrier, les personnes, les tâches, etc..

Si vous cliquez sur la flèche en haut du volet de navigation, ce dernier sera développé, ce qui affichera l’arborescence des dossiers de votre compte de messagerie..

De même, si vous passez en mode Calendrier, vous verrez la vue applicable dans le volet de navigation..

Cliquez sur les trois points pour accéder à d'autres modes Outlook, tels que les raccourcis Notes, Dossiers et Outlook. Choisissez les "Options de navigation" et vous pouvez changer l'ordre dans lequel les éléments de navigation apparaissent.

La désactivation de «Navigation compacte» plaira aux utilisateurs disposant d’affichages plus larges. Vous pouvez également augmenter ou réduire le nombre d'éléments affichés et leur ordre d'affichage..

Envoyer recevoir

L'onglet Envoyer / Recevoir est spécialement conçu pour les fonctions de la boîte de réception, mais il apparaîtra également dans les autres modes (Calendrier, Tâches, etc.), même s'ils n'auront pas la même fonctionnalité..

Par exemple, nous voyons ici l'onglet Envoyer / Recevoir du calendrier, qui évite la section Serveur..

Selon le type de protocole de messagerie que vous utilisez (dans la première capture d'écran, nous travaillons avec un compte IMAP), vous pouvez ou non avoir la possibilité de télécharger uniquement les en-têtes, ou de marquer / désélectionner les messages à télécharger, etc..

Les options d'envoi / réception dépendent donc de la configuration de vos comptes de messagerie. En résumé, nous recommandons fortement IMAP..

Dossier

Globalement, l'onglet Dossier est assez cohérent dans tous les modes, à l'exception notable du calendrier. Ci-dessous, vous voyez l’onglet Dossier de la boîte de réception, qui vous permet d’effectuer toutes sortes d’administrations de dossiers (si vous n’utilisez pas de compte IMAP, vous ne verrez pas l’onglet IMAP)..

Le bouton Paramètres d'archivage automatique est un peu déroutant, car il n'affecte pas vraiment la manière dont votre boîte de réception archive automatiquement les anciens messages. Si vous souhaitez que votre empreinte courrier soit réduite et facile à gérer, vous devez ouvrir les options et gérer le paramètre Archivage automatique. Ouvrez les Options et sélectionnez la catégorie «Avancé».

Une fois que vous avez localisé l'option d'archivage automatique, cliquez sur le bouton «Paramètres d'archivage automatique…» pour ouvrir une boîte de dialogue beaucoup plus utile que celle fournie dans le ruban..

Comme nous l'avons mentionné, la plupart des onglets de dossiers sont relativement cohérents dans Outlook, à l'exception de l'agenda, qui s'adresse à des fonctions spécifiques à l'agenda. Par exemple, vous ne copiez ni ne déplacez de dossiers, vous ne copiez ni ne déplacez de calendriers, etc..

La plupart du temps, vous ferez beaucoup d’administration de dossiers en ce qui concerne votre boîte de réception car, de toute évidence, le courrier électronique peut rapidement devenir lourd et fastidieux si vous n’avez pas une bonne structure et organisation de dossiers..

Vue

Les options de vue contiennent les fonctions essentielles suivantes. Ceci est la vue onglet vu de la boîte de réception.

Notez le bouton de la fenêtre Rappels que vous pouvez ouvrir à tout moment pour consulter vos rappels, par exemple si vous en avez manqué un ou si vous en avez congédié un autre. Si des rappels sont affichés, vous pouvez choisir de les supprimer tous les deux, d'appuyer sur le bouton de répétition ou tout simplement de tout rejeter d'un coup..

Les autres onglets de vue varient en fonction du mode. Ce qui suit est attribué au calendrier, ce qui ajoute la possibilité de changer la vue, la disposition, la couleur et la disposition actuelles. Encore une fois, la section Mise en page contient beaucoup d'éléments identiques dans Outlook, mais il est important de noter qu'elle n'est pas universelle. Par conséquent, ce que vous activez dans les modes Tâches, Calendrier ou E-mail ne sera pas répliqué dans toute l'application..

De plus, il est important de faire attention à la section Arrangement. Voici à quoi ressemble la section Arrangement en mode Tâches. Remarquez comment vous pouvez trier et modifier la vue des tâches pour un impact maximal.

L'utilisation de l'onglet Afficher selon vos préférences vous permettra de couper et de trier les informations rapidement, au fur et à mesure de leur augmentation et de leur construction. Votre calendrier ne restera pas vide, vos tâches se multiplieront, le courrier s'accumulera et l'utilisation de dispositions et de dispositions différentes vous aidera à être beaucoup plus productif au lieu de vous battre aveuglément..

Rubans de fonction

Voyons maintenant comment vos options changent de fonction en fonction. Voici tout ce dont vous avez besoin pour exploiter un courrier électronique de base, ajouter des pièces jointes, des balises et formater votre texte. Il n'y a rien de trop compliqué et vous devriez être capable de produire un email extraordinaire.

Comparez cela au ruban de tâches, qui est accessible en lançant ou en ouvrant une tâche. Prenez un moment pour noter à quel point il est différent du ruban Message..

Comparez cela à l'onglet Insérer. L'onglet Insérer est statique dans Outlook. Vous pourrez modifier le contenu de votre message, tâche, événement de calendrier, etc. à l'aide des mêmes options et fonctions..

Les e-mails ajoutent un onglet Options, qui contient quelques fonctionnalités utiles. Au-delà des thèmes, ce qui peut ou peut ne pas vous être utile, il y a l'option BCC (copie carbone invisible, lorsque vous souhaitez masquer les destinataires de l'en-tête de l'e-mail) et les fonctions de suivi. Globalement, il n’ya rien d’importance cruciale ici, mais si vous avez besoin de demander un accusé de réception ou un accusé de lecture, l’onglet Options est le lieu idéal..

L'onglet Format du texte est le même, quelle que soit la fonction dans laquelle vous êtes engagé, et il n'y a pas grand chose à discuter. Cet onglet présente une ressemblance frappante avec les fonctions de mise en forme de Word. Par conséquent, si vous utilisez Word pour écrire et mettre en forme des documents, ces contrôles vous seront probablement familiers..

Enfin, l'onglet Review est votre onglet «juste au cas où». Vous pouvez utiliser les outils de vérification de cet onglet pour vérifier votre orthographe et votre grammaire, trouver un meilleur mot et simplement connaître le nombre de mots de votre courrier électronique, de votre tâche ou de votre réunion..

L'onglet Review est identique dans toute l'application Outlook. Notez également qu'il contient des fonctions de langue. Vous pouvez ici définir vos préférences de langue et de vérification. Vous pouvez également traduire des éléments, par exemple si vous correspondez avec un partenaire étranger ou si quelqu'un envoie un peu de texte dans une autre langue..

Cela représente une grande partie des fonctionnalités supplémentaires d'Outlook. Évidemment, nous avons sauté beaucoup de détails, mais nous pensons qu'une fois que vous avez compris la nature du système Ribbon. Quand vous voulez utiliser une fonction, vous savez où la chercher.

Configurer votre compte de messagerie automatiquement et manuellement

Parlons brièvement de la configuration d’un compte de messagerie automatiquement et manuellement. Lorsque vous démarrez Outlook pour la première fois, vous allez devoir créer un compte..

Vous avez le choix, vous pouvez configurer Outlook immédiatement avec un compte de messagerie ou vous pouvez ignorer cette partie et ajouter un compte ultérieurement.

Si vous choisissez «Non», un message d'avertissement vous indiquera qu'Outlook est plutôt boiteux sans au moins un compte de messagerie. Bien sûr, vous pouvez toujours l'utiliser pour suivre les tâches, les notes, conserver un calendrier, etc., mais Outlook est vraiment une expérience centrée sur la messagerie électronique..

Dans cet esprit, nous allons configurer Outlook avec un compte de messagerie. Vous pouvez initialement essayer de le faire automatiquement, en entrant des informations sommaires sur votre compte et en essayant de détecter automatiquement les paramètres..

Parfois, cela fonctionne, quelque chose ne fonctionne pas. Si c'est le cas, vous gagnez et vous pouvez passer à la section suivante. Si ce n'est pas le cas ou si vous savez que vous devez configurer un type de serveur supplémentaire, sélectionnez l'option «Configuration manuelle», puis cliquez sur «Suivant» pour continuer..

Par souci d’opportunité, nous allons créer un compte préexistant en utilisant la méthode automatique. Nous allons décrire les méthodes manuelles dans un peu. Si vous devez créer un compte manuellement, nous vous suggérons de passer directement à cette section. En attendant, nous avons simplement utilisé un compte Outlook.com, fourni notre mot de passe et vous voyez le résultat ci-dessous..

Utiliser Outlook.com est une sorte de solution de facilité. Si vous souhaitez configurer un courrier non-Microsoft, vous devrez probablement le configurer manuellement. Si vous ne savez pas comment faire cela, nous vous recommandons de rechercher comment configurer Outlook avec votre courrier électronique particulier..

Cela dit, dans notre exemple simple, nous cliquons sur "Terminer" et Outlook s'ouvre ensuite vers notre nouvelle boîte de réception brillante..

Configuration manuelle du compte

Maintenant que vous maîtrisez assez bien les fonctionnalités de base d'Outlook, revenons sur la configuration de comptes de messagerie supplémentaires. Il y a de fortes chances pour que vous soyez comme beaucoup d'autres personnes et que vous ayez deux comptes de messagerie ou plus. Heureusement, vous pouvez configurer Outlook pour qu'il fonctionne avec de nombreux comptes de messagerie, notamment POP et IMAP, et vous pouvez avoir autant de comptes que vous pouvez gérer personnellement..

POP et IMAP?

Alors, de quoi parle-t-on POP et IMAP??

Le protocole POP ou Post Office existe depuis toujours, et si vous avez déjà utilisé un client de messagerie pour vous connecter à la messagerie fournie par votre fournisseur de services Internet, ou si vous avez récupéré votre courrier depuis un service de messagerie Web, vous avez peut-être déjà été connecté via POP. POP est idéal pour télécharger vos messages.

Si vous configurez votre compte pour fonctionner avec IMAP, Outlook copie votre structure de dossiers en ligne et ne synchronise généralement que quelques semaines de courrier électronique à la fois. Votre courrier électronique ne sera pas supprimé du serveur et vous pouvez choisir de ne télécharger que les en-têtes de message, ce qui est fantastique si vous avez des milliers de messages dans vos dossiers..

Donc vous avez POP, qui est obsolète et quelque chose comme prendre une machette à votre email, et puis il y a IMAP, qui est plus raffiné, moderne et mieux adapté si vous voulez conserver la même boîte de réception en ligne et hors ligne..

Comme nous l'avons dit, nous pensons qu'IMAP est la méthode bien supérieure.

Ajouter et gérer plusieurs comptes de messagerie

Ajouter et gérer plusieurs comptes de messagerie dans Outlook est très simple. Si vous souhaitez ajouter un nouveau compte de messagerie, cliquez sur l'onglet “Fichier” du ruban, puis sur “Ajouter un compte”. L'écran Configuration automatique du compte apparaît. Si vous souhaitez (ou devez) configurer manuellement votre compte, sélectionnez «Configuration manuelle», puis cliquez sur «Suivant».

Comme nous l'avons mentionné précédemment, votre choix entre les types de compte sera probablement POP ou IMAP, et la configuration de votre compte en tant que tel sera généralement détaillée par votre fournisseur de messagerie. Autrement dit, si vous utilisez Gmail ou Yahoo !, ou même le courrier électronique fourni par votre fournisseur de services Internet, vous devriez le consulter ou consulter Internet pour obtenir des instructions et des paramètres spécifiques, dont vous aurez besoin pour l'utiliser avec Outlook..

D'autre part, si vous utilisez Outlook.com ou un autre service de type Exchange ActiveSync, les informations seront relativement simples à fournir..

Une fois que vous avez ajouté vos comptes, si vous avez besoin de les gérer, vous pouvez choisir le compte que vous souhaitez gérer à partir du sélecteur déroulant situé en haut de la page Informations sur le compte dans l'onglet Fichier..

Cliquez sur "Paramètres du compte" et "Paramètres du compte", à nouveau. À partir de la fenêtre résultante, vous pouvez créer un nouveau compte, réparer un compte actuel, le supprimer, le définir comme compte par défaut (si vous en avez plusieurs) et bien sûr modifier les paramètres si nécessaire..

Ici, nous voyons les paramètres pour un compte Outlook.com. Nous ne pouvons pas y faire grand chose, mais si vous avez récemment changé votre mot de passe, vous pourrez y remédier rapidement..

Vous trouverez ci-dessous une configuration IMAP configurée manuellement en fonction des paramètres fournis par Google..

Whoa, il y a beaucoup plus de choses qui se passent là-bas, et nous devons même creuser dans «Plus de paramètres…» pour tripoter les ports du serveur.

Rappelez-vous qu’il ne faut faire ce genre de choses qu’une fois, puis l’oublier. Sauf si vous modifiez ultérieurement un mot de passe ou souhaitez ajouter / supprimer un compte, votre travail avec les paramètres du compte de messagerie est effectivement terminé..

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’ajout de comptes Gmail IMAP à Outlook, nous avons un petit guide pratique qui vous aidera à.

Prêt, Set, E-mail!

Bien que vous puissiez être satisfait d’utiliser Gmail ou Yahoo! Messagerie pour un usage quotidien, si vous utilisez plusieurs comptes de messagerie, tels qu'un compte personnel, professionnel et / ou professionnel, le fait d'avoir un client de messagerie tel qu'Outlook peut vous éviter de basculer d'un compte à l'autre, d'insérer des rendez-vous dans votre calendrier ou de gérer des tâches.

C’est une solution réelle, viable et tout-en-un pour la productivité. Compte tenu de la nouvelle orientation de Microsoft sur la suite Office, elle fait toujours partie des tâches quotidiennes de nombreux utilisateurs..

Une fois que vos comptes de messagerie sont configurés et prêts, vous pouvez commencer à utiliser Outlook et à explorer toutes ses fonctions. Il sera probablement très facile à utiliser. How-to Geek peut vous aider avec d’autres articles ou simplement en vous renseignant sur notre forum de discussion..