Le système simple d'enveloppe pour la tenue des dossiers financiers

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Ne vous inquiétez pas pour ne pas avoir le temps d'inscrire toutes vos transactions financières dans un tableur ou un programme compliqué. Le système d’enveloppes pour la tenue des dossiers financiers est facile à mettre en place, économique et facile à mettre en place en peu de temps. Il vous suffit d'avoir des enveloppes, un élastique, un stylo, un crayon, un surligneur, une boîte de rangement, une heure à la fin du mois et tous les reçus du mois..

Le système d’enveloppes est un moyen simple et amusant d’enregistrer, d’organiser et de stocker vos reçus, ainsi que de conserver des registres financiers fiables..

Étape 1: Sauvegardez tous vos reçus pendant le mois

Tout au long du mois, recevez un reçu pour chaque achat que vous effectuez. Si un caissier ne vous donne pas votre reçu, n'oubliez pas de demander. Lorsque vous effectuez des achats en ligne, veillez à imprimer les reçus immédiatement. Si vous le pouvez, imprimez-les sur du papier fin et formatez-les de manière à ce qu'ils aient une forme et une taille similaires à celles des reçus normaux..

Conservez vos reçus dans votre portefeuille jusqu'à ce qu'ils commencent à déborder, puis déposez-les dans une enveloppe désignée à la maison. Assurez-vous d'étiqueter l'enveloppe avec la mention «reçus actuels» et de la conserver dans un endroit sûr et facile d'accès..

Étape 2: Organisez vos reçus à la fin du mois

Avant de pouvoir stocker vos enregistrements de manière ordonnée, vous devez organiser les reçus. Et avant de pouvoir les organiser, vous devez finaliser chaque reçu individuellement.

Parcourez chacun d'eux et mettez en surbrillance:

La date
Le montant total dépensé (ou remboursé)
Le type de transaction (p. Ex. Espèces, débit, chèque, carte-cadeau)

Veillez à utiliser un surligneur de couleur claire afin que l'encre du reçu soit toujours visible. Certains reçus ont une encre très claire qui s’efface une fois surlignée. Dans ce cas, mettez simplement en surbrillance les informations sous les informations en ligne droite afin qu'elles ne se perdent pas dans les informations..

Après avoir mis en évidence, écrivez des notes directement sur les reçus, au besoin:

Notez les dépenses déductibles d’impôt qui peuvent être liées à une entreprise ou à une œuvre de bienfaisance.
Notez les retours, pourquoi ils ont été faits, combien d’argent ont été remboursés et les nouveaux totaux nets
Étiquetez tous les reçus où il n’est pas immédiatement évident de savoir où l’achat a été fait, à qui il a été fait ou pourquoi il a été fait
Ecrivez toutes les notes diverses qui vous aideront à conserver de meilleurs registres, éventuellement à générer des rendements futurs, un budget futur, et à devenir un meilleur consommateur (en notant par exemple comment l'utilisation d'un coupon vous a permis de gagner la moitié du temps, lorsqu'une vente importante a eu lieu, etc. )

Si vous constatez qu’il n’ya pas assez d’espace sur un reçu pour prendre ces notes, écrivez-les sur un petit morceau de papier et agrafez-les au verso du reçu. Assurez-vous d'écrire un rappel sur le reçu lui-même pour faire référence aux notes supplémentaires de la page suivante..

Voici à quoi devrait ressembler un reçu finalisé (notez qu'il est essentiel à d'autres reçus en dessous):

Une fois que vous avez fini de prendre des notes, organisez le lot en ordre chronologique et agrafez-le.. Vous pouvez également utiliser un trombone. Peu importe que vous utilisiez plutôt l’ordre chronologique inversé (avec les derniers reçus en haut), mais peu importe ce que vous choisissez - maintenez la cohérence. Sinon, vous aurez du mal à localiser des reçus individuels plus tard lorsque vous devez basculer entre deux systèmes de commande différents.

Étape 3: Stockez vos reçus à l'aide d'enveloppes et de boîtes

Une fois que vous avez préparé le lot mensuel de reçus, placez-le dans une enveloppe. Vous devrez peut-être plier certains reçus pour que le lot puisse tenir. Envisagez de coder par couleur une enveloppe pour la saison ou le mois si cela vous aide à rester organisé.

Puis pliez l'enveloppe (sans la sceller) et retournez-la. Utilisez un sharpie noir ou de couleur foncée pour étiqueter l’enveloppe. Suivez l'exemple ci-dessous, avec le mois et l'année en haut à gauche, ou indiquez une étiquette plus facile à utiliser..

Une fois que vous avez collecté plus d'un mois, empilez les enveloppes dans l'ordre chronologique (maintenez-les cohérentes avec l'ordre que vous avez pour les reçus réels). Mettez un élastique autour du paquet.

À la fin de l'année, tous vos documents financiers seront regroupés dans douze enveloppes. Sur plusieurs années, vous allez rassembler plusieurs paquets..

Gardez vos paquets d’enveloppes stockés dans une boîte. Conservez la boîte dans un endroit sûr et facilement accessible. Au fil du temps, vous pouvez accumuler plusieurs boîtes, qui seront faciles à empiler et à stocker. Et chaque fois que vous aurez besoin de référencer vos documents financiers, ils seront faciles à trouver et à consulter..

Il est idéal d'utiliser une boîte attrayante qui représente vos objectifs financiers. La boîte dans l'exemple ci-dessous présente des chaises confortables sur une scène de plage reposante, car plus de temps de vacances est une mesure du succès financier..

Grâce au système d’enveloppes facile à mettre en œuvre, vous pouvez conserver tous vos documents financiers au même endroit, sans tracas. Et vous pouvez vous amuser en utilisant des stylos, des surligneurs et des enveloppes colorés, ainsi qu'une boîte attrayante qui vous permet de rester concentré sur votre réussite financière.!