Comment définir un message d'absence dans Outlook

Sortir du bureau bientôt et devez configurer un Absent du bureau, Une façon ou Vacances message dans Outlook? On pourrait penser que ce serait super facile, mais malheureusement ce n’est pas le cas! Il existe en réalité deux façons de créer une réponse automatique et cela dépend si Outlook est autonome ou à l'aide de Microsoft Exchange..

Si vous vous trouvez dans un environnement d'entreprise et que Outlook est connecté à MS Exchange, il est très facile de définir une réponse d'absence du bureau. Passons d'abord par cette méthode, puis nous discuterons de la marche à suivre si vous n'utilisez pas Exchange..

Message d'absence du bureau avec échange

Dans Office 2007 et les versions antérieures, accédez à Outils et cliquez sur Assistant d'absence du bureau. Notez que cela devrait être là automatiquement dans Outlook 2003 et Outlook 2007 lorsque vous utilisez Exchange. Si l'option ne s'affiche pas, vous n'utilisez pas Exchange..

Dans Office 2010 et Office 2013, vous devez cliquer sur le bouton Fichier onglet, puis Info et vous verrez un bouton appelé Réponses automatiques (Absent du bureau).

Dans Office 2007 et les versions antérieures, cliquez sur le bouton Je suis actuellement hors du bureau bouton radio et tapez le message dans le Réponse automatique boîte.

Allez-y et indiquez la date de votre départ et indiquez également vos coordonnées en cas d'urgence, etc. Si vous cliquez sur OK, tout le monde recevra ce message jusqu'à ce que vous reveniez à cette boîte de dialogue et la changiez en Je suis actuellement au bureau.

Vous pouvez également ajouter des règles aux messages entrants lorsque vous êtes absent du bureau en cliquant sur Ajouter une règle. Ceci est utile si vous souhaitez effectuer certaines actions sur des emails provenant de personnes différentes. Par exemple, si vous recevez un courrier électronique d'un client, vous pouvez le transférer sur votre téléphone ou répondre avec un modèle de courrier électronique différent de celui utilisé pour les employés internes. Si vous ne savez pas comment utiliser les règles, lisez mon précédent article sur la création de règles Outlook..

Dans Outlook 2010 et 2013, c'est un peu différent. Lorsque vous cliquez sur Réponses automatiques, vous obtiendrez une boîte de dialogue contextuelle comme celle illustrée ci-dessous.

Sélectionnez le Envoyer des réponses automatiques bouton puis vérifiez la Envoyer uniquement pendant cette période case si vous connaissez les dates exactes, vous serez parti. Si vous ne la cochez pas, il laissera simplement la réponse automatique activée jusqu'à ce que vous veniez manuellement et sélectionniez Ne pas envoyer de réponses automatiques.

Ce qui est également intéressant avec cette version, c'est que vous pouvez avoir une configuration de réponse automatique distincte pour les personnes à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation. De nouveau, comme pour les versions antérieures d’Office, vous cliquez sur Règles si vous voulez ajouter des exceptions à la réponse automatique.

Message d'absence du bureau sans échange

C’est donc formidable si vous avez Outlook avec Exchange, mais que se passe-t-il si vous n’avez pas accès à Assistant d'absence du bureau ou Réponses automatiques? Vous pouvez émuler l'assistant d'absence du bureau en créant une règle de réponse automatique ainsi qu'un modèle d'absence du bureau. Voici les étapes ci-dessous.

Étape 1: Commencez par créer un nouveau message dans Outlook comme si vous alliez écrire un courrier électronique à quelqu'un. Ne rien mettre dans les boîtes TO ou CC. Tapez votre e-mail et mettez un sujet aussi.

Cliquez sur le bouton Microsoft Office ou le bouton Fichier onglet dans les nouvelles versions d'Office et choisissez Enregistrer sous. Dans la liste déroulante Type, sélectionnez Modèle Outlook. Tapez un nom tel que Réponse d'absence du bureau dans le Nom de fichier boîte et cliquez sauvegarder.

Étape 2: Il ne nous reste plus qu'à créer une règle et à dire à Outlook d'utiliser le nouveau modèle de courrier électronique que nous venons de créer. Pour Office 2007, cliquez sur le bouton Outils menu et aller à Règles et alertes.

Dans Office 2010 et 2013, cliquez sur le bouton Accueil onglet, puis cliquez sur Règles puis cliquez sur Gérer les règles et les alertes.

Cliquer sur Nouvelle règle sous Règles de messagerie créer une nouvelle règle Outlook.

Sous la section Partir d'une règle vide, allez-y et cliquez sur Vérifier les messages quand ils arrivent dans les anciennes versions d'Office ou Appliquer la règle sur les messages que je reçoise dans les nouvelles versions d’Office, puis cliquez sur Suivant.

Ensuite, vous devrez choisir quelles conditions, le cas échéant, vous souhaitez vérifier. Pour les réponses automatiques en dehors du bureau, je ne vérifie normalement rien car je souhaite que cela s'applique à tous les courriels que je reçois..

Cliquez sur Suivant puis sous actes, cochez la case qui dit “Répondre en utilisant un modèle spécifique"Puis dans la deuxième zone de texte en bas, cliquez sur le lien qui dit une temp spécifiqueen retard.

Sélectionnez maintenant le modèle que vous avez créé précédemment dans la liste des modèles. Si vous ne voyez pas votre modèle, cliquez sur le bouton Regarder dans combo et choisissez Utiliser des modèles dans le système de fichiers.

Cliquez sur Ouvrir puis cliquez sur terminer. Maintenant, chaque fois que vous recevez un nouveau courrier électronique, une réponse automatique sera envoyée à l'aide de votre modèle de réponse automatique. Outlook se souvient également des destinataires des messages et ne les enverra qu’une fois à chaque adresse électronique..

Pour le désactiver, vous devez revenir dans Règles et alertes et décocher la case en regard de la règle. En outre, vous devez vous assurer qu'Outlook est ouvert sur votre ordinateur avant de partir afin qu'il puisse envoyer les réponses automatiques! Si vous avez des questions, n'hésitez pas à laisser un commentaire. Prendre plaisir!