Comment partager ou collaborer sur un document Word avec d'autres

Vous cherchez un moyen de collaborer avec d'autres personnes sur un document Word? Si c'est le cas, vous pouvez le faire très facilement dans Word lui-même. La fonctionnalité existe depuis quelques versions d'Office et fonctionne même si Word n'est pas installé sur le système du destinataire..

Notez que pour démarrer le partage de documents dans Word, vous devez enregistrer vos documents dans le nuage. Pas tous vos documents, mais au moins celui qui sera partagé. Cela signifie que vous devez d'abord créer un compte OneDrive, puis vous connecter à votre compte Microsoft à partir de Word..

Partager Word Doc

Une fois que vous avez correctement configuré OneDrive dans Word, continuez et cliquez sur le bouton Partager bouton en haut à droite de l'écran.

Cela fera apparaître un volet sur le côté droit de l'écran. Si le document n'a pas encore été enregistré dans le nuage, vous devrez cliquer sur le bouton Enregistrer dans le nuage bouton.

Cela amènera le Enregistrer sous dialogue, qui devrait déjà être défini sur OneDrive. Donnez un nom à votre fichier et enregistrez-le.

Une fois qu'il a été enregistré et téléchargé sur le cloud, retournez à la page Partager dialogue et vous pourrez maintenant inviter des personnes à s’inscrire. Tapez une adresse e-mail, choisissez si elle peut la modifier ou la visualiser, puis inclure un message facultatif.

À la réception, un courrier électronique contenant un lien vers le document stocké dans le compte OneDrive de l'expéditeur sera envoyé:

Lorsque l'utilisateur clique sur le lien, il passe à une version de Word appelée Navigateur, dans laquelle le document peut être modifié..

Clique le Modifier dans le navigateur bouton et vous obtiendrez l'interface ruban familière du programme Word de bureau. L'utilisateur peut modifier le document sans avoir besoin d'installer Word ni d'avoir un compte OneDrive..

Le document est automatiquement enregistré afin que l'utilisateur n'ait pas à s'inquiéter d'essayer de le sauvegarder lui-même. De votre côté, un message apparaît indiquant que d'autres personnes modifient le document et vous demandent si vous souhaitez partager automatiquement les modifications au fur et à mesure qu'elles se produisent. Je recommande de cliquer Oui ici.

Notez que vous ne verrez pas les modifications des autres utilisateurs jusqu'à ce que vous enregistriez le document. Si vous cliquez sur Fichier, vous verrez un nouveau message sur l'onglet Info qui dit Mise à jour du document disponible.

Allez-y et enregistrez votre document et vous recevrez un autre message expliquant que les nouvelles modifications apportées par d'autres seront affichées avec une superposition verte.

Cliquez sur OK et parcourez votre document. Tout ce qui est en vert correspond à ce qui a été modifié ou ajouté par quelqu'un d'autre. Lors de mes tests, si quelqu'un supprimait quelque chose du document, rien ne s'affichait en vert.

Notez qu'une fois le document enregistré, la surbrillance verte disparaîtra jusqu'à ce que de nouvelles modifications soient apportées. Si vous souhaitez suivre les modifications apportées, vous devez activer Suivi des modifications sur le document avant de le partager, sinon il est difficile de dire ce qui se passe, surtout si plusieurs personnes le modifient.

Ci-dessus, j'ai activé Suivi des modifications sur le La revue onglet et maintenant, en plus du texte surligné en vert, j'ai aussi les barres verticales rouges dans la colonne de gauche. Comme les suppressions n'apparaissent pas en vert, vous ne pouvez les voir qu'en effectuant un suivi des modifications. Cliquez sur la ligne rouge pour afficher le contenu supprimé en barré..

Dans l'ensemble, Word est un excellent outil pour collaborer en temps réel avec plusieurs auteurs ou éditeurs et l'aspect synchronisation fonctionne très bien. Une des caractéristiques que j'ai remarquées est que, lorsqu'une autre personne modifie un paragraphe donné, elle empêche les autres de modifier cette section jusqu'à ce que la première personne ait terminé. Cela garantit que les personnes n'écrasent pas les mêmes sections en même temps. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à commenter. Prendre plaisir!