Comment partager des blocs-notes dans Microsoft OneNote 2016

Microsoft OneNote 2016 est un excellent outil de prise de notes gratuit, non seulement pour vous-même, mais également si vous souhaitez collaborer sur des notes et des projets avec d'autres personnes, telles que des collègues ou des membres de la famille. Nous allons vous montrer différentes façons de partager vos blocs-notes OneNote..

Pour partager vos notes et blocs-notes dans OneNote 2016 avec d'autres personnes, assurez-vous que votre bloc-notes est synchronisé en ligne avec votre compte OneDrive afin que les autres utilisateurs y aient accès. Cela le synchronisera sur Internet, mais ne le rendra pas automatiquement disponible pour les autres. Pour ce faire, vous devez le partager manuellement avec d'autres personnes afin qu'elles puissent le visualiser et, si vous le souhaitez, le modifier..

Pour accéder aux différents outils de partage de notes et de cahiers dans OneNote 2016, cliquez sur l'onglet "Fichier"..

Sur l’arrière-scène, cliquez sur «Partager» dans la liste des éléments à gauche..

Comment partager un ordinateur portable avec quelqu'un par courrier électronique

Vous pouvez inviter des personnes à afficher ou à modifier votre bloc-notes en leur envoyant un courrier électronique en sélectionnant l'option Partager avec des personnes sur l'écran Partager un bloc-notes. Seules les personnes que vous invitez spécifiquement pourront accéder à votre bloc-notes. L'option Partager avec des personnes est l'option par défaut, elle est donc sélectionnée automatiquement sur l'écran Partager un carnet..

Entrez un nom ou une adresse électronique dans la case «Saisissez des noms ou des adresses électroniques». Si vous entrez un nom figurant dans votre carnet d'adresses Outlook, des contacts correspondant au nom ou à l'adresse électronique que vous avez commencé à saisir vous seront demandés, ce qui vous permettra de choisir facilement la personne de votre choix. Vous pouvez également cliquer sur le bouton «Rechercher des contacts dans le carnet d'adresses», à droite de la zone Saisir des noms ou des adresses électroniques. Pour partager votre bloc-notes avec plusieurs personnes, mettez un point-virgule entre chaque adresse électronique..

Lorsque vous partagez un bloc-notes avec d'autres personnes, vous pouvez leur permettre de les afficher ou de les modifier. Pour spécifier s'ils peuvent ou non modifier le bloc-notes, sélectionnez «Peut éditer» ou «Peut afficher» dans la liste déroulante située à droite de la zone Type de noms ou d'adresses électroniques..

Si vous souhaitez inclure un message aux destinataires du courrier électronique, entrez une note dans la case située sous l'adresse électronique..

Cliquez sur «Partager» pour envoyer un lien aux personnes avec lesquelles vous avez choisi de partager le bloc-notes..

La personne avec laquelle vous avez partagé le bloc-notes est ajoutée à la liste Partagé avec au bas de l'écran..

Si vous décidez de révoquer l'accès d'une personne avec laquelle vous avez partagé un bloc-notes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la personne dans la liste Partagé avec et sélectionnez "Supprimer l'utilisateur" dans le menu contextuel. Vous pouvez également modifier l'autorisation de cette personne dans ce menu..

Les personnes à qui vous avez envoyé des invitations recevront un courrier électronique contenant un bouton "Afficher dans OneDrive"..

Lorsqu'ils cliquent sur le bouton Afficher dans OneDrive dans le message électronique, le bloc-notes s'ouvre dans OneNote Online, où ils peuvent afficher et modifier les informations, en fonction de l'autorisation que vous leur avez attribuée..

Si vous autorisez les personnes avec lesquelles vous avez partagé votre bloc-notes à le modifier, le bouton "Modifier dans le navigateur" est disponible dans OneNote Online..

Comment partager un carnet en utilisant un lien

Partager un bloc-notes OneNote à l'aide d'un lien revient à partager avec des personnes par courrier électronique. La principale différence est que lorsque vous partagez un bloc-notes avec des personnes par courrier électronique, puis que vous décidez de révoquer l'accès au bloc-notes, vous devez supprimer chaque utilisateur séparément, comme indiqué dans la section précédente. Mais partager un carnet en utilisant un lien vous permet de révoquer l'accès à toutes les personnes que vous avez partagées avec un seul clic.

Pour obtenir un lien de partage, accédez à l'écran Partager un bloc-notes, comme indiqué au début de l'article. Cliquez sur «Obtenir un lien de partage» sous Partager..

Pour obtenir un lien de partage permettant aux utilisateurs de visualiser le bloc-notes sans le modifier, cliquez sur «Créer un lien» à droite de «Afficher le lien»..

Un lien s'affiche dans une zone sous Afficher le lien. Sélectionnez le texte du lien et appuyez sur Ctrl + C sur votre clavier pour le copier..

Vous pouvez envoyer le lien par courrier électronique aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le bloc-notes. Vous pouvez également partager le lien avec d'autres médias via les médias sociaux, un logiciel de messagerie instantanée, un logiciel de collaboration, en publiant le lien sur un site Web ou avec d'autres méthodes qui fonctionnent pour vous..

Lorsqu'ils cliquent sur le lien contenu dans l'e-mail, le bloc-notes s'ouvre dans OneNote Online, comme lorsque nous avions utilisé l'option Partager avec des personnes dans la section précédente. Notez que, parce que nous avons partagé le bloc-notes avec un lien de vue, il n’ya pas de bouton Modifier dans le navigateur et le bloc-notes ne peut pas être modifié..

Si vous souhaitez collaborer sur un bloc-notes avec une personne et lui permettre d'apporter des modifications, cliquez sur le bouton «Créer un lien» à droite de «Modifier le lien»..

Comme avec le lien Voir, vous obtiendrez un lien que vous pourrez copier et envoyer à quelqu'un..

Pour révoquer l'accès au bloc-notes, cliquez simplement sur le bouton «Désactiver le lien» à côté du type de lien que vous souhaitez arrêter de partager. Tout le monde qui a ce lien ne pourra pas accéder au cahier.

Comment partager un cahier au format PDF

Dans les deux cas ci-dessus, les personnes avec lesquelles vous partagez le cahier ont accès à l'intégralité du cahier. Peut-être souhaitez-vous ne partager qu'une partie ou certaines des notes du cahier. Vous pouvez créer un fichier PDF contenant des notes, des sections ou l'intégralité du bloc-notes et l'envoyer à toute personne avec laquelle vous souhaitez partager le bloc-notes. Cliquez sur ce lien pour obtenir des instructions sur l'exportation d'une note au format PDF..

Comment partager un carnet avec une réunion

Vous n'êtes plus obligé de prendre des notes vous-même lors de réunions. Vous pouvez partager un bloc-notes OneNote avec les autres participants à la réunion et leur demander également de prendre des notes. De cette façon, vous pouvez être sûr de ne pas manquer une action importante ou une décision clé prise au cours de la réunion..

Si vous participez à une réunion en ligne dans Skype ou Lync programmée à l'aide d'Outlook, vous pouvez partager un bloc-notes avec les autres participants à la réunion à l'aide de l'option Partager avec la réunion sur l'écran Partager le bloc-notes. Lorsque vous cliquez sur le bouton "Partager avec la réunion" et sélectionnez la réunion à laquelle vous assistez, un lien vers le bloc-notes est envoyé à tous les participants à la réunion. Ils peuvent accéder au cahier et tout le monde peut l'ajouter en même temps..

Vous pouvez également utiliser l'une des méthodes décrites dans les sections précédentes pour partager un bloc-notes OneNote avec d'autres personnes lors d'une réunion..

Comment déplacer un cahier partagé

Si vous avez partagé un bloc-notes et que vous devez maintenant le déplacer vers un autre emplacement, vous pouvez le déplacer, mais ce n'est pas aussi simple que de choisir un nouvel emplacement. Vous devez informer toutes les personnes avec lesquelles vous avez partagé le bloc-notes et suivre ce processus pour le déplacer réellement vers un nouvel emplacement..

OneNote est un programme qui permet de recueillir des informations, de lancer des idées, de partager des notes avec des amis ou des collègues et d'accéder à vos notes et documents sur la plupart des appareils. Si vous utilisez Evernote et souhaitez passer à OneNote en raison du plan gratuit plus limité ou des plans payants plus chers, Microsoft fournit désormais un outil gratuit pour migrer facilement d'Evernote vers OneNote..