Comment suivre les modifications dans Excel
Recherchez-vous un moyen de suivre les modifications apportées à une feuille de calcul Excel? Il existe de nombreux cas où vous devez distribuer un fichier à plusieurs personnes et garder trace des modifications apportées. Vous voudrez peut-être savoir quand le changement a été effectué, qui l'a fait, dans quelle cellule le changement s'est produit et quelles données ont été modifiées.
Excel possède des fonctionnalités de suivi intégrées qui peuvent traiter tous les cas ci-dessus. Vous pouvez facilement examiner toutes les modifications directement sur la feuille de calcul et vous pouvez également accepter ou refuser chaque modification. Il convient de rappeler quelques points concernant les fonctionnalités de suivi d'Excel:
1. Activer le suivi ne signifie pas que vous pouvez rétablir l'état précédent de la feuille de calcul en annulant les modifications. Il s’agit essentiellement d’un fichier journal qui enregistre tout et c’est tout. Vous pouvez aller manuellement voir quelles données ont été supprimées ou ajoutées, mais vous devrez modifier vous-même la feuille de calcul..
2. L'activation du suivi ne signifie pas que chaque modification que vous apportez sera enregistrée. Toutes les données stockées dans une cellule font l'objet d'un suivi, mais d'autres modifications telles que le formatage ne le sont pas. Les autres modifications non suivies incluent le masquage / masquage des lignes et des colonnes, des commentaires et des valeurs de cellule qui changent en raison du recalcul de la formule..
3. L'historique des modifications n'est conservé que 30 jours par défaut. Si vous apportez des modifications à une feuille de calcul Excel, puis rouvrez le classeur 45 jours plus tard, vous pourrez voir l'historique des modifications pour les 45 jours jusqu'à la fermeture du classeur. Lorsque vous le fermez, tout historique de changement datant de plus de 30 jours disparaîtra. Cela signifie que la prochaine fois que vous l'ouvrirez, vous ne pourrez pas voir le changement que vous avez effectué 45 jours plus tôt..
4. Chaque fois que vous activez le suivi, le classeur devient un classeur partagé. Cela signifie que plusieurs utilisateurs apporteront des modifications au document..
Maintenant que vous connaissez quelques notions de base sur le fonctionnement du suivi dans Excel, voyons comment l'activer, modifier les paramètres et assurer le suivi des modifications.!
Activation du suivi
Allons-y, activons d'abord le suivi. Ouvrez Excel et cliquez sur le bouton La revue onglet sur le ruban. À l'extrême droite, vous devriez voir une option appelée Suivi des modifications sous le Changements section.
Cliquez sur le bouton et choisissez Surligner les changements. Vous obtiendrez une boîte de dialogue dans laquelle vous devez maintenant cocher l'option. “Suivre les modifications en cours d’édition. Cela partage également votre classeur ”.
Vous avez plusieurs options ici, y compris Quand, Qui, et Où. Pour Quand, Tout signifie que chaque changement sera mis en évidence. Vous avez également la possibilité de mettre en surbrillance les modifications apportées depuis la dernière fois que vous avez enregistré le document, depuis une date donnée ou les modifications qui n'ont pas encore été révisées..
Si vous vérifiez Qui, vous pouvez choisir de suivre les modifications apportées par quiconque ou par tout le monde sauf vous. le Où Cette option vous permet de suivre les modifications uniquement pour une partie spécifique de la feuille de calcul. Cliquez simplement sur le bouton à droite et sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez suivre..
Enfin, vous pouvez décocher la case Mettez en surbrillance les changements à l'écran option si vous ne voulez pas que les autres sachent que vous suivez les modifications. Par défaut, une fois que vous avez commencé le suivi et que cette option est sélectionnée, toute cellule modifiée affiche une petite flèche en haut à gauche pour indiquer que celle-ci a été modifiée..
De plus, si vous cliquez sur une cellule modifiée (avec Mettez en surbrillance les changements à l'écran activé), vous obtiendrez une petite fenêtre contextuelle indiquant en quoi et à quelle heure la valeur a été modifiée. Si vous désélectionnez l'option Surligner les modifications à l'écran, ce petit triangle noir ne s'affichera pas..
Par exemple, vous pouvez masquer les modifications à l’écran en ne cochant pas la case, envoyer votre fichier à tous ceux qui doivent le modifier et, lorsque vous le récupérerez, allez à Suivi des modifications et revérifier la case.
Configurer le suivi
L'étape suivante consiste à examiner les paramètres de suivi et à les adapter à vos besoins. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Partager le classeur bouton qui est directement à gauche de la Suivi des modifications bouton. Clique sur le Avancée onglet lorsque le Partager le classeur dialogue apparaît.
Ici, vous pouvez modifier le nombre de jours pour conserver l’historique des modifications sur autre chose que 30 jours. Par défaut, les modifications sont mises à jour lors de l'enregistrement du fichier, mais vous pouvez le faire pour qu'il soit automatiquement effectué toutes les quelques minutes. Enfin, vous pouvez choisir la manière dont vous voulez gérer les conflits: soit en posant une question, soit en laissant simplement la dernière modification lors de l’enregistrement du fichier..
Affichage des modifications
Une fois que vous avez activé le suivi et apporté quelques modifications, vous pouvez à nouveau cliquer sur le bouton Suivre les modifications, sur Afficher les modifications et vous remarquerez que le Répertorier les modifications sur une nouvelle feuille la boîte n'est plus grisée.
Vérifiez cela et cliquez sur OK. Une nouvelle feuille de calcul appelée L'histoire sera ajouté qui vous permettra de voir toutes les modifications qui ont été apportées à ce classeur.
À un moment donné, vous devrez approuver ou rejeter les modifications. Vous pouvez passer en revue toutes les modifications, puis choisir celles que vous souhaitez conserver ou supprimer..
Cliquez simplement sur Suivi des modifications encore et choisissez Accepter / Refuser les modifications. Sélectionnez les options pour choisir les modifications que vous souhaitez accepter ou refuser. Si vous souhaitez passer en revue toutes les modifications, laissez simplement Quand vérifié et assurez-vous qu'il est réglé sur Pas révisé.
Cliquez sur OK et Excel commencera à vous montrer chaque modification apportée et vous donnera la possibilité de Acceptez ou Rejeter. Vous pouvez également Accepter tout ou Tout rejeter change si tu veux.
Si vous refusez un changement, il reviendra immédiatement à ce qui était à l'origine dans cette cellule. Il est à noter que si une autre cellule référence le contenu de la cellule rejetée, cette valeur changera également lorsque la valeur de la cellule référencée sera rétablie. Cela peut entraîner la rupture des formules, etc., alors faites attention..
C'est tout! Vous pouvez désormais suivre facilement les modifications apportées à votre feuille de calcul Excel en utilisant cette fonctionnalité intégrée. Si vous avez des questions, postez un commentaire. Prendre plaisir!
