Comment utiliser l'insertion automatique et les pièces rapides dans MS Word

Pour plusieurs versions antérieures de Word, Microsoft propose une fonctionnalité d’insertion automatique qui permet aux utilisateurs de capturer un texte puis de l’utiliser maintes et maintes fois dans d’autres parties de leurs documents, voire dans d’autres..

Microsoft a ajouté à cette fonctionnalité en incluant quelque chose qu’il appelle, les Quick Parts, qui sont par nature toujours en mode insertion automatique, tout en offrant aux utilisateurs un peu plus de flexibilité..

Pour voir comment l'insertion automatique fonctionne avec les pièces rapides, tapez du texte dans un document de test. dans cet exemple, une adresse sera utilisée:

Ensuite, mettez le texte en surbrillance, puis cliquez sur le bouton Insérer onglet sur le ruban principal, puis cliquez sur le bouton Pièces rapides icône:

Vous devriez obtenir ce menu déroulant:

Choisir Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapide, vous devriez obtenir un popup qui ressemble à ceci:

Dans la plupart des cas, vous pouvez choisir les options par défaut. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez les modifier en fonction de vos besoins, puis cliquez sur le bouton D'accord bouton.

Remarque: le nom de la partie rapide que vous créez est défini par défaut sur la première ligne de votre texte..

Pour voir les résultats de vos efforts, passez à une autre partie de votre document, puis cliquez une nouvelle fois sur le bouton. Pièces rapides icône, vous devriez voir le texte que vous avez capturé dans une petite fenêtre:

En cliquant sur le Pièces rapides la fenêtre avec votre texte dedans provoque l'insertion de votre texte dans le document à la position actuelle.

Il existe cependant un moyen encore plus rapide d’intégrer votre texte Quick Parts dans votre document; déplacez-vous vers un emplacement vide et commencez à taper le même texte que vous avez enregistré en tant que texte Quick Parts; vous devriez alors avoir une petite fenêtre contextuelle vous indiquant que Word reconnaît que vous essayez de saisir votre texte Quick Parts..

Dans ce cas, il vous suffit d'appuyer sur le bouton Entrer la clé et Word rempliront le reste du texte Quick Parts pour vous.

Remarque: vous pouvez également saisir quelques-uns des premiers caractères de votre texte de Quick Parts, puis appuyer sur la touche F3. Word insérera le texte de Quick Parts que vous souhaitez..

C’est la partie rapide de Quick Parts. En cliquant sur une seule icône, vous voyez immédiatement le texte que vous avez capturé et vous pouvez l’insérer en un clic de plus, ou le faire insérer automatiquement lorsqu’il reconnaît ce que vous essayez de taper..

Word a toujours l'ancienne fonctionnalité Insertion automatique; pour l'utiliser, suivez le même chemin que vous avez fait avec le Pièces rapides, seulement quand vous obtenez le Créer un nouveau bloc de construction popup, au lieu d’utiliser la valeur par défaut de Quick Parts sous Galerie, choisissez plutôt Texte automatique:

Puis, pour l'utiliser, cliquez une nouvelle fois sur le bouton Pièces rapides icône, au lieu de choisir l’une des zones de texte pour Pièces rapides, cliquez à la place là où il est dit Texte automatique, vous devriez voir un menu déroulant qui ressemble à ceci:

En cliquant à l’endroit où vous voyez votre texte enregistré, le texte enregistré est inséré dans votre document, comme avec Pièces rapides.

Les deux autres choix d’insertion de la Pièces rapides menu sont Propriété du document et Champ:

Propriété du document vous permet d'insérer du texte avec un en-tête prédéfini dans votre document; pour voir comment cela fonctionne, cliquez dessus, puis choisissez l'un des titres disponibles dans le menu contextuel..

Dans cet exemple, nous choisirons Entreprise. Après l'avoir choisi, nous l'insérons dans notre document:

Il nous attend pour taper le nom de notre société, une fois que nous le faisons, cela ressemble à ceci:

Ensuite, si vous cliquez n'importe où dans notre document, le texte ressemblera à du texte normal. Mais, la prochaine fois que nous aurons besoin de taper le nom de notre société, nous pourrons cliquer sur le bouton Pièces rapides icône, choisissez Propriété du document, et alors Entreprise dans le menu déroulant, et le nom de la société sera inséré dans le document.

L'autre option, Champ… est utilisé pour insérer des éléments Word prédéfinis dans votre document; Par exemple, si vous souhaitez que l'heure actuelle soit insérée dans votre document, vous devez cliquer sur Pièces rapides, Alors choisi Champ… Alors choisi Temps à partir de la fenêtre de catégorie.

L'heure actuelle sera alors insérée dans votre document.

Enfin, pour supprimer les entrées de texte Quick Parts, cliquez sur le bouton Pièces rapides icône, puis faites un clic droit dans la fenêtre qui contient le texte que vous souhaitez supprimer, puis cliquez à l'endroit où il est dit Organiser et supprimer:

Puis cliquez sur le Effacer bouton en bas du menu Organiser et supprimer un menu contextuel.

Quick Parts et AutoText sont particulièrement utiles lorsque vous saisissez vous-même une nouvelle saisie de texte, en particulier si la saisie est fastidieuse, telle que des chiffres longs ou difficile à épeler..