Comment utiliser les fonctionnalités de récupération automatique et de sauvegarde automatique d'Excel

C'est toujours une tragédie terrible de perdre quelque chose d'important sur lequel on travaillait parce que son document n'avait pas été sauvegardé correctement. Cela arrive plus souvent que vous ne le pensez aux utilisateurs d'Excel et Word!

Heureusement, dans les deux dernières versions, Microsoft a ajouté de nombreuses fonctionnalités qui permettent de réduire les risques de perte de données en raison de pannes, de pannes de courant, de suppressions accidentelles, etc. L'une des fonctionnalités s'appelle AutoRecover et l'autre s'appelle AutoBackup.

Dans cet article, je vais expliquer comment configurer les deux options afin que vos données soient aussi sûres que possible. Je voudrais également mentionner que les dernières versions d'Office vous permettent d'enregistrer des documents directement sur OneDrive, ce qui est une bonne option à prendre en compte car vous pourrez toujours accéder à votre travail même en cas de panne de votre disque dur..

Récupération automatique Excel

La fonctionnalité de récupération automatique est activée par défaut et enregistre votre document automatiquement dans un emplacement temporaire après un intervalle de temps défini. Pour afficher les paramètres de récupération automatique, cliquez sur Fichier et alors Les options.

Cliquer sur sauvegarder dans le menu de gauche et vous verrez l'option de récupération automatique sous Enregistrer des classeurs.

Par défaut, les informations de récupération automatique sont enregistrées toutes les 10 minutes. En plus de cet intervalle, Excel doit être inactif pendant 30 secondes avant que les données ne soient enregistrées. En outre, les informations enregistrées automatiquement sont enregistrées dans le répertoire. Récupération de l'emplacement du fichier énumérés ici. Alors, comment ça marche? En gros, supposons que vous ayez une feuille de calcul comme celle ci-dessous et que vous l’ayez sauvegardée..

Supposons maintenant que j'ajoute les données suivantes à la feuille de calcul Excel et que j'attende environ 10 minutes sans enregistrer mon document. Comme l'intervalle de récupération automatique est défini sur 10 minutes, vous devez au moins attendre aussi longtemps pour que les données soient sauvegardées..

Dans mon cas, j'ai simulé un blocage d'Excel en ouvrant le gestionnaire de tâches et en interrompant le processus Excel. Après cela, j’ai rouvert Excel et j’ai immédiatement vu une option appelée Afficher les fichiers récupérés.

Si vous cliquez dessus, une liste de fichiers Excel pouvant être récupérés s’affichera. Dans mon cas, il contenait le fichier d'origine, qui contenait les données uniquement A1 et A2, ainsi que le fichier de récupération automatique, qui comprenait les données que je n'avais pas enregistrées sur le disque..

En cliquant sur l'un des éléments de la liste, une autre instance d'Excel affichant les données de ce fichier s'ouvre. Globalement, il s'agit d'une fonctionnalité très utile pour les moments où vous n'avez pas enregistré tout votre travail, mais Excel se termine de manière inattendue..

L'inconvénient majeur de cette fonctionnalité est que les données de la récupération automatique sont stockées sur le même disque dur que votre fichier. Par conséquent, si quelque chose se passe sur votre disque dur, tout disparaîtra. Vous pouvez modifier l’emplacement dans les paramètres ci-dessus sur un disque dur séparé ou même sur un emplacement réseau, ce que je recommande vivement..

Notez que les informations de récupération automatique sont également supprimées automatiquement par Excel dans les cas suivants:

1. Vous enregistrez le fichier manuellement ou en utilisant Fichier - Enregistrer sous.
2. Vous fermez le fichier ou quittez Excel (que vous sauvegardiez le fichier ou non)
3. Vous désactivez la récupération automatique complètement ou uniquement pour le classeur

En résumé, chaque fois que vous enregistrez le fichier, les données de la récupération automatique sont supprimées. En outre, si vous quittez Excel manuellement et choisissez de ne pas enregistrer les données, les données de récupération automatique seront supprimées. Gardez cela à l'esprit lorsque vous utilisez cette fonctionnalité. Si vous utilisez beaucoup Excel, je vous conseillerais de définir un intervalle de récupération automatique de 2 ou 3 minutes au lieu de 10..

Sauvegarde automatique

AutoBackup est une autre fonctionnalité que peu de gens connaissent vraiment à ce sujet. Pour l'utiliser, vous devez d'abord aller sauvegarder votre fichier pour accéder à la sauvegarder boite de dialogue. Si vous avez déjà un document Excel enregistré, allez à Fichier et alors Enregistrer sous et choisissez un emplacement. Quand vous faites cela, ça va faire apparaître la Enregistrer sous dialogue.

Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Outils bouton qui se trouve à gauche du sauvegarder bouton. Vous verrez quelques options, dont l’une est Options générales. Lorsque vous cliquez dessus, une petite fenêtre apparaîtra avec quelques options supplémentaires.

Allez-y et vérifiez la Toujours créer une sauvegarde boîte. Cliquez sur OK et maintenant, lorsque vous enregistrez le fichier, un fichier de sauvegarde Excel sera également créé avec une extension .XLK. Notez que la première fois que vous faites cela, les fichiers seront exactement les mêmes. Si vous apportez des modifications au fichier d'origine, puis que vous l'enregistrez à nouveau, le fichier de sauvegarde restera toujours le même (les données d'origine). Lors de la troisième sauvegarde, le fichier de sauvegarde sera mis à jour avec les informations jusqu’à la deuxième sauvegarde..

Fondamentalement, le fichier de sauvegarde est toujours une version derrière la version actuelle. Donc, si vous avez apporté beaucoup de modifications, sauvegardé votre fichier et que vous voulez ensuite revenir à la version ne contenant pas ces modifications, vous pouvez simplement ouvrir le fichier de sauvegarde..

Le fichier est enregistré au même emplacement que le fichier d'origine et il ne semble pas y avoir de moyen de changer cela. Cette fonctionnalité n'apporte pas beaucoup de sécurité à votre document, mais elle est utile dans certaines circonstances..

L'activation de ces fonctions de sauvegarde et de récupération dans Excel vous évitera de perdre des données importantes. C'est toujours une bonne option d'utiliser le stockage en nuage (comme OneDrive) comme filet de sécurité supplémentaire en cas de panne catastrophique de votre ordinateur. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à commenter. Prendre plaisir!