6 conseils pour ne pas avoir de réunions inutiles

Qu'il s'agisse d'une réunion ad hoc ou d'une réunion programmée, la plupart des réunions ne semblent pas du tout aider le travail à effectuer. On pourrait penser qu'inviter toutes les personnes impliquées dans le projet à s'asseoir et à parler des problèmes qui se sont posés, puis à trouver des moyens de les résoudre, serait utile d'une manière ou d'une autre. Eh bien, ces gars de WebEx disent que les réunions sont inutiles. Et je suis presque sûr que la plupart d’entre vous sont d’accord, car quelqu'un y est allé: une calculatrice pour calculer combien d’argent a été gaspillé rien qu’en organisant des réunions.!

Blague à part, une réunion mal gérée enlèvera aux employés le travail pour lequel ils sont payés, laissant les téléphones sans surveillance et les courriels sans réponse. Et le pire de tout, la plupart du temps, les gens quittent la réunion avec plus à faire que accompli - génial, juste ce dont j'avais besoin, plus de choses à faire. Mais cela ne veut pas dire que les réunions devraient être complètement retirées du lieu de travail. Voici quelques suggestions pour accélérer les choses lors d'une réunion..

1. Allé dans soixante minutes

Cela devrait être un crime pour les réunions de durer plus d'une heure. Zut, ça devrait être un péché pour prévu réunions pour durer aussi longtemps. La logique est simple: à quoi sert-il d’éloigner vos employés de leur travail pour qu’ils puissent parler à propos de ce qu'ils font?

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S'il ne s'agit que d'un rapport, ils peuvent toujours vous envoyer une proposition ou le faire avec une pièce jointe de 23 Ko. Si tout ce que vous voulez, c'est rester dans le coup, demandez au chef du département d'entrer dans votre bureau ou prenez une tasse de thé avec lui après le travail, obtenez les informations dont vous avez besoin, puis relâchez-les dans la nature 15 minutes plus tard..

Les réunions de progrès hebdomadaires peuvent difficilement être utiles, car la plupart des travaux nécessitent plus d’une semaine pour se concrétiser, et il est aurait être idiot de rester assis et de se regarder si on n'a rien à signaler.

Le point est: Les réunions devraient augmenter la productivité, pas les processus en retard. Donnez de l'importance à chaque réunion et faites-la compter.

2. Nodders, restez à l'écart

Il y a beaucoup de réunions où il y avait principalement une personne qui parlait et tout le monde d'accord avec le discoursheu Si les réunions étaient organisées uniquement pour entendre le soutien de personnes, vous pouvez également placer un enregistrement de l’orateur dans la salle de réunion pour que tout le monde puisse l’approuver..

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Pour résoudre ce problème, il ne reste que des décideurs dans la salle. Et vous voulez que ceux qui n'ont pas peur s'expriment. Vous voulez que l'exécutif se batte pour le budget de votre ministère. Vous souhaitez que le responsable puisse se défendre contre une charge de travail supplémentaire et non pertinente. Vous voulez que votre brave superviseur dise à votre patron: "Non, papa. Nous sommes ne pas vous procurer une nouvelle voiture. L'équipe veut aller à Bangkok cette année et nous allons boire du champagne pendant le vol! "

Le point est: Si vous allez être coincé dans une réunion, avoir un peu de diversité dans les décisions prises en vaut la peine..

3. De quoi parle-t-on encore?

Combien de fois au cours d'une réunion, demandez à l'un de vos pairs de demander à votre supérieur hiérarchique quelque chose qui n'a rien à voir avec le sujet à l'examen, et ils passent au moins une heure (autre) à essayer de le résoudre pendant que vous tripotez votre téléphone, en essayant de ne pas paraître ennuyé?

Il n'est pas rare de voir sa pensée déraillée par une question soudaine, mais si en répondant à cette question et à toutes les autres questions de la liste des points à l'ordre du jour, rien ne reste, cela affectera la productivité du reste du personnel.

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Faire un point d'avoir un limité le nombre d’agenda à atteindre lors de chaque réunion et assurez-vous que celui qui préside la réunion respecte les ordres du jour préétablis; Ni plus ni moins. Servez-vous de la soixantaine de minutes pour donner l’ordre du jour à l’ordre du jour le plus rapidement possible. S'il y a d'autres choses à surveiller, et si c'est seulement entre quelques personnes au lieu de toute l'équipe qui est assise dans la salle de réunion, demandez-leur de la prendre à l'extérieur, avant ou après la réunion..

Le point est: Restez sur la bonne voie pour rendre vos réunions intéressantes.

4. Les idées ne coûtent pas cher. venir avec des solutions

Rien ne constitue une mauvaise fin pour une réunion que d’avoir des participants qui viennent avec un esprit vide. De nos jours, les suggestions vides ne suffiront tout simplement pas. Les patrons veulent des records. Les gestionnaires veulent un retour sur investissement. Les cadres veulent de la faisabilité. Et ils ne veulent pas seulement des ampoules allumées, ils veulent la preuve qu’une idée pouvez et volonté travail. Pour obtenir cette preuve, vous devez d’abord effectuer vos recherches..

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Quand vous ne le faites pas, cela se produit.

Ashkin Fureit: Vous savez quoi, je pense que nous devrions essayer de changer de fournisseur.Vous: Qui avez-vous en tête?Ashkin Fureit: Oh, je ne connais pas de nouveaux fournisseurs. Je pensais juste que ce serait une bonne idée de passer à un nouveau car celui-ci est toujours en retard.

Le groupe commence à faire circuler le ballon, perdant encore 15 minutes, avant de passer à l'ordre du jour suivant. Lors de la prochaine réunion, le même fournisseur est toujours utilisé.

Si Ashkin avait déjà entre les mains les contacts de fournisseurs alternatifs, leurs devis et les dates de livraison proposées, l'équipe pourrait alors décider quel nouveau fournisseur prendre. Ce problème aurait été résolu en moins de cinq minutes.

Le point est: Prenez possession de vos idées et commencez devant. Arrêtez de suggérer des idées brillantes juste pour attendre que quelqu'un d'autre l'exécute.

5. Clair comme de l'eau de roche

À quelle fréquence sortez-vous d'une réunion en pensant que votre responsable a dit une chose mais que ce n'est pas ce que vous avez entendu? Tout est éclairci avant de partir. Si la communication est un problème persistant, demandez à votre responsable de se répéter pendant que vous avez d'autres témoins dans la salle..

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Le point est: Clarifiez les objectifs de votre équipe avant que vous ne commenciez tous à courir à des buts différents.

Si cela ne fonctionne pas, essayez le prochain conseil.

6. Donne moi une minute

Les comptes rendus de réunion sont d'excellents outils pour faire fonctionner les choses si vous savez comment les faire correctement. Pour commencer, il devrait comporter un certain nombre d'éléments: ce qui a été décidé; Que faut-il faire et qui est chargé de le faire? et les délais pour cela. La première chose garantirait que la réunion soit réellement utile à quelque chose, la seconde garantit que chacun a son rôle respectif, et la troisième les fait transpirer littéralement..

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Si vous sortez sans savoir ce qui vient de se passer dans la salle de réunion, cette minute vous aidera, vous et tous les autres, à vous orienter correctement. Sinon, quelles sont les réunions pour?

Le point est: Personne ne fait l'imbécile quand les choses s'encrassent.

Conclusion

On sait mieux que généraliser, raison pour laquelle j'aimerais connaître votre point de vue sur les réunions: fonctionnent-elles? Sont-ils nécessaires dans le lieu de travail d'aujourd'hui? Votre bureau a-t-il oublié le rituel stressant hebdomadaire ou mensuel qu'est la réunion de bureau? Partagez vos pensées dans la section des commentaires ci-dessous.