5 moyens efficaces de garder vos fichiers sous contrôle

Votre ordinateur est une jungle numérique. Il est si facile de transformer un lieu de travail en un environnement propre et ordonné en un véritable gâchis. Il y a trop de fichiers et ils sont partout. Les fichiers de conception dont vous avez besoin deviennent presque impossibles à trouver. Alors, comment empêchez-vous vos fichiers de devenir incontrôlables? Eh bien, vous avez de la chance, car il y a 5 moyens efficaces de garder vos fichiers sous contrôle.

Mais d'abord: pourquoi nos fichiers informatiques et de conception échappent-ils à la maîtrise si facilement? La même raison pour laquelle tant de gens ont des pièces en désordre, des placards désorganisés et des espaces de travail physiques. Sauf multiplier par 100, car il est si facile de créer des fichiers de conception d'ordinateur qui ne prennent pas d'espace physique.

Heureusement, il n’est pas si difficile de garder le contrôle de votre ordinateur et de vos fichiers de conception. Ajoutez une pincée de bon sens, mélangez avec un soupçon d'autodiscipline et répétez, répétez, répétez. Ne vous inquiétez pas, cela semble plus dur que le travail. Assimilez cela à vous brosser les dents: une fois que vous aurez pris l'habitude de faire ces choses, vous ne le remarquerez même pas. Vous garderez naturellement votre ordinateur et vos fichiers de conception sous contrôle.

Bon, sans plus tarder, voici les 5 moyens efficaces de garder vos fichiers sous contrôle.

1. Supprimez sans pitié les fichiers anciens et inutiles

(Image par Mixy Lorenzo)

Celui-ci peut sembler une gifle frontale évidente, mais parfois les étapes de sens les plus courantes sont négligées. Oubliez tous les logiciels de productivité, les workflows de rationalisation des fichiers et toute autre folie de la productivité: tout simplement. supprimer les fichiers anciens et inutiles.

Cela revient à nettoyer votre chambre ou à organiser vos fichiers physiques. Vous parcourez vos documents et lorsque vous regardez un article, vous décidez: est-ce pertinent pour quelque chose d'important? Sinon, vous le jetez sans pitié. C'est comment rester organisé: en minimisant le nombre de choses que vous avez. Pas de tours ou de secrets.

Cette méthode n’est pas différente en ce qui concerne les fichiers de conception de votre ordinateur. Lorsque vous parcourez vos fichiers, décidez si chacun d'eux est toujours pertinent par rapport à quelque chose d'important. Si ce n'est pas le cas, supprimez-le impitoyablement - vous n'en aurez plus besoin, cela encombrera votre lieu de travail numérique. Généralement, ces fichiers sont d'anciens fichiers de projet, tels que des versions antérieures de graphiques et de conceptions et des fichiers de site Web obsolètes..

C'est bien et tout, mais quand faut-il effacer sans pitié les fichiers anciens et inutiles? Après tout, pratiquement tout le monde déteste nettoyer sa chambre.

Eh bien, tout comme vous pouvez minimiser le nettoyage de votre pièce en prenant soin d'un objet dès que vous le rencontrez, vous devez également décider si vous devez supprimer un fichier lorsque vous le rencontrez. Ce qui nous amène au n ° 2…

2. Prendre des mesures immédiates sur les fichiers que vous rencontrez

(Image de John Britton)

La meilleure façon d'éviter d'avoir à planifier le tri et le nettoyage des fichiers de conception de votre ordinateur est de ne pas en avoir besoin. Chaque fois que vous rencontrez un fichier, agissez immédiatement..

Mais tu es sans doute un mec ou une fille occupé. Vous avez des choses à faire, des endroits à être. Vous ne pouvez pas tout laisser tomber et vous occuper de chaque fichier que vous rencontrez. Alors, comment décidez-vous quand agir? Utilisez la règle des 5 minutes: si l'action immédiate sur le dossier prend 5 minutes ou moins, prenez-en soin dès que vous le rencontrez..

Semble familier? C'est parce que c'est “influencé” par le livre populaire de David Allen GTD: faire avancer les choses. Dans ce document, il dit que vous pouvez éviter d’accumuler une longue liste de tâches en prenant immédiatement en charge une tâche que vous rencontrez, à condition que cela ne prenne que quelques minutes..

Ceci s’applique également aux fichiers de conception de votre ordinateur:

• Vous avez trouvé un logo à moitié fini? Enveloppez-le et envoyez-le.
• Vous avez presque fini avec un morceau de code? Terminez-le.
• Vous avez un groupe de fichiers dont vous n'êtes plus sûr d'avoir besoin? Parcourez-les, décidez et supprimez-les si nécessaire.

Ainsi, les n ° 1 et n ° 2 aident à garder vos fichiers sous contrôle. Mais il y a un autre élément essentiel, qui est…

3. Ayez aussi peu de dossiers que possible

(Image de Steve Ryan)

Créez seulement quelques dossiers pour votre type de travail et soyez aussi général que possible avec la catégorie. Au lieu de vous placer dans une niche avec d'innombrables dossiers décomposés (tels que "vecteurs", "photoshop" ou autre chose), n'utilisez que des "logos" et des "sites Web". Ou vous pouvez avoir des dossiers pour chaque projet, et tout type de fichier qui y est lié va là-bas.

Pourquoi faire ceci? Deux raisons:

1. Pas de paralysie indécision: Le fichier est-il un logo, un élément de site Web ou un projet? Il suffit de le jeter dans le dossier respectif et d'en finir.
2. Filtre anti-trop de fichiers: lorsque vous voyez que le dossier se remplit de trop de fichiers, vous serez plus enclin à supprimer les anciens fichiers inutiles. Semblable à voir trop de choses dans votre chambre, plutôt que de le cacher dans des tiroirs et autres pièces.

Évitez d’être trop spécifique avec les noms de dossier et les catégories. Plus vous nommez un dossier, plus vous avez de catégories. Et avec plus de catégories, vous devrez décider où le nouveau fichier va. Il y a des chances qu'il ne rentre pas parfaitement dans un seul d'entre eux, alors vous en choisirez un de manière arbitraire. Ensuite, quand il sera temps d'organiser plus de fichiers, vous repenserez à la catégorie que vous avez choisie avec un fichier similaire la dernière fois. Sans parler de ne pas savoir à quelle catégorie appartient chaque fichier.

Pourquoi ne pas simplement utiliser un système de marquage? Ensuite, vous pouvez supprimer complètement les dossiers, non? En théorie, cela devrait fonctionner, mais en réalité, cela vous encouragera à créer et à conserver trop de fichiers..

Voici ce qui va arriver:

1. Vous étiquetez vos fichiers initiaux, en vous disant que vous pourrez les retrouver facilement plus tard en effectuant une recherche par balises..
2. Vous devenez libéral avec les tags en créant trop de tags trop spécifiques - ceci est dû à une paralysie d'indécision, puisque vous ne pouviez pas choisir entre deux tags et que vous avez décidé de créer un nouveau spécifiquement pour ce fichier..
3. Vous finissez par avoir trop de tags qui deviennent accablants pour trouver des choses avec.
4. Le pire est que, puisque vous n'avez pas ressenti le besoin de limiter le nombre de fichiers, vous avez maintenant plus de fichiers que s'ils étaient constamment visibles dans un dossier général dans lequel vous avez regardé..

4. Caractéristiques de l'organisation automatique des fossés

(Image de Mark Sebastian)

Les fonctionnalités d’auto-organisation (pensez à la fonctionnalité de modification et de renommage automatique d’iTunes mais appliquée à tous les fichiers) sont l’essentiel pour garder les fichiers sous contrôle. Ils encouragent la création et la sauvegarde de fichiers en mode libéral. Bien que cela semble bien au début, plus vous avez de fichiers, moins vous saurez où tout se trouve..

Pourquoi ne pas simplement supprimer des fichiers quand ils sont vieux ou inutiles? La fonction d’auto-organisation vous encouragera à ne pas supprimer. Un peu comme la fonctionnalité de non-suppression-juste-recherche-de-Gmail. Mais contrairement au courrier électronique, où vous n'avez qu'un seul type de contenu (texte) et donc une recherche facile, vos fichiers sont difficiles à rechercher de cette façon. Il n'y a pas de moyen simple de rechercher dans le contenu, en particulier pour les fichiers visuels et audio. Ainsi, la seule chose avec laquelle vous devrez travailler est un nom de fichier et peut-être une méta description étiquetée dessus. C'est une recette pour la surcharge de fichiers.

En n'utilisant aucune fonctionnalité d'organisation automatique, vous serez responsable de chaque fichier que vous créez. Vous le verrez et y ferez attention au moins une fois, vous serez donc plus conscient de chaque fichier de votre ordinateur. De cette façon, vous aurez une meilleure idée de la maîtrise de vos fichiers et de la suppression impitoyable de vos fichiers..

5. Consolider les fichiers lorsque cela est possible

(Image par Aldo Gonzalez)

C'est simple. Si vous pouvez en quelque sorte regrouper deux fichiers ou plus en un seul, vous disposerez naturellement de moins de fichiers. Et moins de fichiers équivaut à moins d'encombrement.

L’autre avantage de la consolidation des fichiers est qu’il devient plus facile de trouver ce que vous recherchez. Vos fichiers deviennent plus organisés. Comment? Vous aurez naturellement un contenu pertinent dans un seul fichier, vous n'avez donc pas besoin de rechercher plusieurs fichiers appartenant au même projet..

Comment allez-vous consolider vos fichiers?

• Pour le texte, copiez / collez simplement le contenu associé de plusieurs fichiers dans un seul fichier texte.
• Pour les conceptions visuelles, vous pouvez copier / coller différents éléments et variations dans un fichier graphique principal..

Chaque application graphique majeure et mineure prend en charge les calques, ainsi que leur étiquetage et leur regroupement, profitez-en donc. Il peut s'agir de variantes d'un logo ou de plusieurs aspects d'un design plus grand - le tout dans un seul fichier graphique.

Certes, tous les types de fichiers ou de contenus ne peuvent pas être consolidés. Code, par exemple. Voilà pourquoi ce qui précède est intitulé “quand c'est possible” - faites de votre mieux, et tout montant qui contribue à réduire le nombre de fichiers constitue un gain net.

Gardez efficacement vos fichiers sous contrôle

Espérons que ces 5 moyens ne sont pas simplement du porno de productivité: des choses à lire pour éviter de faire un travail qui donne les résultats souhaités dans votre vie. Non, elles ont été écrites dans l'intention de devenir des actions que vous pouvez commencer à appliquer dès maintenant pour que votre ordinateur et vos fichiers de conception ne deviennent pas incontrôlables..

Personne ne veut activement organiser et gérer ses fichiers informatiques et de conception. Ces 5 moyens vous aideront donc à créer des habitudes qui vous éviteront de devoir le faire. Et comme pour toutes les habitudes, le plus important est de commencer à les faire.

Pour récapituler, voici les 5 moyens efficaces de garder vos fichiers sous contrôle:

1. Supprimez sans pitié les fichiers anciens et inutiles
2. Prendre des mesures immédiates sur les fichiers que vous rencontrez
3. Avoir le moins de dossiers possible
4. Fonctionnalités d'auto-organisation des fossés
5. Consolider les fichiers quand c'est possible

À vous de jouer: quels autres moyens vous ont aidé à contrôler efficacement votre ordinateur et vos fichiers de conception?

Note de l'éditeur: Cet article est écrit par Oleg Mokhov pour Hongkiat.com. Oleg Mokhov est le musicien électronique le plus mobile au monde, le passionné de design Web et visuel, et cofondateur de Soundtrackster, un magasin de musique de qualité supérieure et sans droits d'auteur..