Utilisation de modèles pour assurer une mise en forme et un formatage communs
Microsoft Word est un excellent outil pour travailler sur des documents en équipe. De nombreuses fonctionnalités facilitent la collaboration, notamment les modèles, le suivi des modifications et des révisions, les commentaires, la restriction et la protection des documents, ainsi que la comparaison et la fusion de documents..
NAVIGATION SCOLAIRE- Utilisation de modèles pour assurer une mise en forme et un formatage communs
- Suivi des modifications apportées à un document
- Utilisation de commentaires pour indiquer des modifications dans un document
- Limitation et protection des documents et des modèles
- Gestion des versions, comparaison et combinaison de documents
Les outils de collaboration de Word vous permettent d’accomplir des tâches qui, il ya 20 ans à peine, auraient nécessité l’impression de tout, puis de le transmettre à un ou plusieurs relecteurs, puis de tout marquer à l’encre puis de vous le restituer. . Vous pouvez ensuite effectuer vos modifications, les imprimer à nouveau et les remettre pour une nouvelle série de commentaires. Cela prend à la fois du temps et du gaspillage.
Avec Word, toutefois, vous pouvez simplement faire des commentaires et corriger le document tout en suivant facilement chaque changement, afin que tous les collaborateurs puissent voir où il se dirige et comment il se dessine. Pas besoin d'imprimer ou de le remettre. Vous pouvez simplement enregistrer votre travail dans un dossier partagé ou l'envoyer par e-mail, vous faisant gagner un temps précieux!
Le but de cette série est de vous présenter et de vous familiariser avec les fonctionnalités de collaboration dans Microsoft Word 2013, même si une grande partie de ce dont nous discutons devrait également être disponible dans les versions précédentes. Cela sera utile si vous êtes simplement un étudiant en train de remettre votre article à quelqu'un d'autre pour le relire ou si vous éditez une publication volumineuse, qui passera par plusieurs révisions et relecteurs..
Modèles et documents
Lorsque vous collaborez en équipe, il est indispensable que tout le monde utilise un formatage cohérent. Vous pouvez facilement accomplir cela en utilisant des modèles.
Par exemple, vous pouvez définir tous les styles et toutes les mises en forme dans un modèle, associer le modèle au document et le distribuer à toutes les personnes travaillant sur le document. Un modèle est essentiellement un guide de Word indiquant comment votre document et votre environnement de travail doivent apparaître..
Chaque document dans Word est basé sur un modèle. Chaque fois que vous créez un nouveau document dans Word, un modèle est automatiquement joint, même lorsque vous créez un nouveau "document vierge".
Le nouveau document basé sur le modèle contient tous les styles et la mise en forme dont vous avez besoin. Il peut même inclure des textes standard standard, des styles, des en-têtes, des pieds de page, des barres d’outils spéciales et toute autre information courante nécessaire pour des documents similaires basés sur le modèle. Vous pouvez également joindre un modèle à un document existant, si vous avez créé le modèle après avoir commencé à travailler sur le document..
REMARQUE: lorsque vous attachez un modèle à un document existant, les informations de mise en page, telles que l'orientation de la page et les marges, ne sont pas appliquées au document. En effet, les informations de mise en page sont différentes pour chaque section de votre document si vous divisez votre document en sections. Word ne sait pas quelle section appliquer les informations de mise en page.
C'est pourquoi nous vous recommandons de planifier à l'avance lorsque vous travaillez sur un document dans un environnement collaboratif et de créer un modèle pour le document que vous pouvez appliquer au nouveau document avant de commencer à travailler dessus..
Le modèle normal et les modèles personnels personnalisés
Word installe avec un modèle normal et plusieurs modèles sont disponibles sur Office.com. Vous pouvez également créer autant de modèles personnels que vous le souhaitez. Si vous ne choisissez pas de modèle intégré ou personnalisé, Word attribue automatiquement le modèle «normal.dotm» à votre document..
Deux extensions sont utilisées pour les fichiers de modèle, DOTX et DOTM. DOTX est utilisé pour les modèles qui n'utilisent pas de macros, et DOTM est utilisé pour les modèles qui utilisent.
Le modèle Normal se trouve dans le dossier «C: \ Utilisateurs \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Modèles», avec les modèles que vous pouvez télécharger à partir d'Office.com. Reportez-vous à notre Guide pratique de formatage Word 2013 pour les écoles de geek pour plus d'informations..
REMARQUE: Tout au long de cette série, vous vous demandez peut-être pourquoi les images affichent les onglets de Word en majuscules et en minuscules (ou en majuscules) plutôt qu'en majuscules, comme cela pourrait être le cas sur votre ordinateur. Il existe un truc pour changer la capitalisation dans les onglets que nous expliquons dans notre article, Comment changer la capitalisation du ruban d'Office 2013.
Modifier l'emplacement des modèles personnels
Les modèles personnels personnalisés sont stockés à un emplacement différent du modèle Normal et des modèles téléchargés à partir d'Office.com. Word stocke les modèles personnels dans «C: \ Utilisateurs \\ Documents \ Modèles Office personnalisés» par défaut.
Cependant, cet emplacement peut être modifié. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet «Fichier»..
Cliquez sur «Options» dans la liste des éléments à gauche de l'écran «Info»..
Dans la boîte de dialogue "Options Word", cliquez sur "Avancé" dans la liste des éléments à gauche.
Dans la section «Général», cliquez sur «Emplacement des fichiers».
Dans la boîte de dialogue «Emplacement des fichiers», sélectionnez «Modèles utilisateur» dans la liste des types de fichiers et des emplacements, puis cliquez sur «Modifier».
Dans la boîte de dialogue «Modifier l'emplacement», accédez au dossier dans lequel vous souhaitez stocker vos modèles personnels, sélectionnez-le, puis cliquez sur «OK».
Le nouveau chemin apparaît dans la boîte de dialogue «Emplacement des fichiers». Cliquez sur OK."
Cliquez sur «OK» pour fermer la boîte de dialogue «Options Word»..
Vous devez également spécifier l'emplacement par défaut pour les modèles personnels. Vous aurez ainsi accès à vos modèles personnels sur l'écran «Nouveau» lors de la création d'un nouveau document. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet «Fichier» et sélectionnez «Options». Cette fois, dans la boîte de dialogue «Options», cliquez sur «Enregistrer» dans la liste de gauche..
Dans la section «Enregistrer les documents», entrez le même chemin que celui que vous avez spécifié dans la boîte de dialogue «Emplacement des fichiers» plus haut dans la zone d'édition «Emplacement des modèles personnels par défaut», puis cliquez sur «OK».
