Débutant Comment créer, gérer et attribuer des catégories dans Outlook 2013

Outlook 2013 vous permet d'attribuer des catégories à des éléments et de les personnaliser. Le problème des catégories est qu’elles sont universelles dans Outlook et que vous pouvez affecter chaque catégorie à une combinaison de touches. Ainsi, vous pouvez classer les courriers électroniques, les événements du calendrier et les notes en quelques touches rapides..

Au cours des derniers mois, nous avons beaucoup parlé d'Outlook 2013 et de ses différentes parties. Nous avons parlé de la maîtrise de ses fonctionnalités les plus importantes, telles que la composition et l’envoi de courrier électronique, ainsi que la création et la gestion de contacts et même l’importation de vos contacts Gmail. Nous avons également abordé d'autres aspects d'Outlook, notamment comment créer des listes de tâches pour vous garder au mieux de vos tâches. Et bien sûr, il y a le calendrier très important, qui est essentiel pour quiconque veut garder efficacement un calendrier.

Ce que tout cela signifie, c'est que vous pouvez en faire beaucoup pour vous aider à mieux gérer votre travail occupé et même votre vie personnelle. Avant de terminer notre examen d’Outlook 2013, nous avons toutefois estimé que nous devions aborder brièvement deux aspects restants que nous estimons dignes de souligner: les catégories et la recherche..

À propos de ces catégories

Pour personnaliser vos catégories, cliquez sur le bouton “Catégoriser”, puis choisissez “Toutes les catégories…” dans le menu déroulant. En utilisant cette boîte de dialogue, vous pouvez créer de nouvelles catégories, supprimer des anciennes, renommer, changer les couleurs et attribuer des touches de raccourci..

Remarquez dans la capture d'écran suivante, comment nous avons affecté «CTRL + F2» à la catégorie bleue.

Maintenant, par exemple, vous pouvez appliquer des catégories à tout ce que vous voulez. Prenez notre exemple idiot ci-dessous, nous avons pour tâche de «vivre la vida loca» et nous l'avons marqué avec les catégories Personnel (violet) et Urgent (rouge)..

N'oubliez pas ce conseil très utile: une fois que vous avez affecté des touches de raccourci à vos catégories et que vous les avez mémorisées, elles peuvent rapidement organiser l'organisation du courrier, des rendez-vous et d'autres éléments Outlook..

Par exemple, voici l’en-tête d’un message de notre boîte de réception, que nous avons marqué avec la catégorie Travail. À partir de maintenant, si nous devons rechercher ce message spécifique, nous pouvons utiliser des catégories pour filtrer les messages non liés..

Sachez également que vous pouvez rapidement marquer des tâches, des courriers électroniques et d'autres éléments Outlook avec une catégorie par défaut, comme dans la capture d'écran suivante. Ici, nous avons marqué plusieurs tâches comme URGENT en cliquant simplement sur la petite case de la colonne CATÉGORIES.

Il est clair que les catégories peuvent être très utiles et qu’elles constituent une fonctionnalité largement ignorée dans Outlook. Apprenez à les utiliser efficacement et vous pourrez organiser tous vos documents dans les catégories correspondantes..

Recherche simple dans Outlook

Terminons cela en parlant brièvement de la recherche d'éléments dans Outlook. Nous voulons dire que cela s’applique principalement au courrier, mais la recherche s’étend à toute l’application. Lorsque vous cliquez sur le volet de recherche, par exemple dans la boîte de réception (ou dans tout autre dossier de messagerie), le ruban change pour vous fournir une pléthore d'outils de recherche..

Pourquoi est-ce que tout ça ici? Simplement, plus vous pouvez rechercher un message, meilleures sont vos chances de le trouver. Voir ici dans la capture d'écran suivante, nous cliquons sur le bouton "Sujet", et nous pouvons remplir l'espace approprié avec ce que nous voulons que le sujet contienne. Dans ce cas, nous voulons trouver des sujets concernant le «travail».

Notez que les résultats qui apparaissent sont en fait des tâches, qui montrent comment Outlook renvoie les résultats de la recherche à partir de tout ce qu'il stocke..

Si vous êtes intéressé par l'optimisation de vos compétences de recherche dans Outlook, vous pouvez rapidement résoudre ce problème en prenant un peu de temps et en essayant les options du ruban de recherche. N'oubliez pas que si vos résultats sont trop larges et variés, vous pouvez toujours affiner votre oscilloscope à l'aide des outils Scope intitulés de manière appropriée..

Enfin, si vous sentez le besoin de puissance et de contrôle ultime sur votre recherche, essayez d’utiliser le formulaire de recherche avancée trouvé en cliquant sur le bouton «Outils de recherche» dans la section Options..

Utiliser le formulaire de recherche avancée est de loin le meilleur moyen de rechercher Outlook, mais quelle que soit la méthode que vous utilisez, nous sommes certains que vous saurez trouver comment retrouver vos documents en un rien de temps..

Options de recherche

Outlook fonctionne avec Windows Search, sur lequel nous avons écrit toute une série il y a quelque temps. Ces options affectent la manière dont les éléments sont recherchés à la fois dans Windows et dans Outlook..

Notez que si vous cliquez sur «Options d'indexation…», vous ouvrez le panneau de configuration des options d'indexation, dans lequel vous pouvez ajuster le mode d'indexation ou d'indexation de Outlook par l'indexeur Windows Search. Le reste de ces options traite principalement des résultats de recherche, tels que leur affichage et leur emplacement d'origine..

Les catégories et la recherche sont deux fonctionnalités inédites que vous pouvez ajouter à votre répertoire Outlook, ce qui complètera agréablement votre expérience Office. Si vous utilisez beaucoup Outlook et que vous recevez beaucoup d'e-mails, créez plusieurs rendez-vous de calendrier ou générez de longues listes de tâches, il est important de pouvoir non seulement les organiser, mais aussi de pouvoir rechercher n'importe quoi, surtout si vous savez. ce que vous cherchez est inestimable.