Comment collaborer sur des documents en temps réel dans Office 2016

Microsoft Office 2016 a amélioré leurs fonctionnalités de collaboration afin que plusieurs auteurs puissent travailler sur un document en temps réel. Vous pouvez partager un document dans OneDrive et voir qui y travaille, et même obtenir un lien pour envoyer d'autres personnes pour un accès facile au document..

Nous utiliserons Word dans cet article pour illustrer comment collaborer sur des documents; Cependant, cette fonctionnalité de collaboration en temps réel est également disponible dans Excel et PowerPoint..

Pour commencer, ouvrez le document que vous souhaitez partager et cliquez sur le bouton "Partager" de la barre du ruban dans le coin supérieur droit de la fenêtre de Word..

REMARQUE: Avant de configurer votre document à partager, vous devez vous assurer que vous avez un dossier partagé dans votre compte OneDrive. Ou, vous pouvez utiliser le dossier "Public" qui existe dans votre compte par défaut.

Le volet "Partager" s'affiche. Pour enregistrer le document dans le dossier que vous avez partagé dans votre compte OneDrive, cliquez sur "Enregistrer dans le cloud"..

Dans l'écran d'arrière-scène «Enregistrer sous», sélectionnez l'emplacement partagé dans lequel vous souhaitez enregistrer votre document ou cliquez sur le bouton «Parcourir» pour sélectionner un emplacement de votre compte OneDrive ne figurant pas dans la liste récente..

Si nécessaire, accédez au dossier partagé dans la boîte de dialogue "Enregistrer sous". Si vous souhaitez modifier le nom du fichier, entrez un nouveau nom dans la zone d'édition "Nom du fichier". Cliquez sur "Enregistrer".

Vous revenez au document et le volet "Partager" se connecte et vous permet d'inviter des personnes à afficher ou à modifier le fichier ou simplement à le visualiser. Pour inviter quelqu'un à collaborer sur le document, entrez l'adresse électronique de cet utilisateur dans la zone d'édition "Inviter des personnes". Choisissez si elles peuvent “éditer” ou “afficher” dans la liste déroulante. Si vous souhaitez envoyer un message personnalisé, entrez-le dans la case «Inclure un message». Pour partager le document, cliquez sur "Partager".

L'utilisateur est ajouté à la liste des personnes avec lesquelles vous avez partagé le document..

Vous pouvez également spécifier si «Toujours» ou «Jamais» partager les modifications automatiquement ou si vous devez demander («Demandez-moi») chaque fois qu'une modification est apportée en sélectionnant une option dans la liste déroulante «Partager automatiquement les modifications»..

L'utilisateur avec lequel vous avez partagé le document reçoit un courrier électronique similaire à l'image suivante. Ils cliquent sur «View in OneDrive» pour accéder au document..

REMARQUE: vous pouvez facilement obtenir un lien vers le document partagé afin de pouvoir l'envoyer par courrier électronique aux utilisateurs en cliquant sur "Obtenir un lien de partage" au bas du volet "Partager"..

Deux boutons s'affichent dans le volet «Partager». Si vous souhaitez envoyer un lien permettant à un utilisateur de visualiser et de modifier le document, cliquez sur le bouton "Créer un lien de modification". Pour envoyer un lien qui permet uniquement à un utilisateur de visualiser le document et de ne pas le modifier, cliquez sur le bouton "Créer un lien en affichage seul"..

La boîte de dialogue "Modifier le lien" contenant l'URL permettant d'accéder au document avec les autorisations appropriées s'affiche. Cliquez sur le bouton "Copier" à droite de la case pour copier l'URL afin de pouvoir partager le lien par courrier électronique, par exemple..

Cliquez sur le lien que l'utilisateur reçoit par courrier électronique pour ouvrir le document dans la version en ligne de l'application Office 2016 appropriée..

Lorsque l'utilisateur commence à modifier le document, une fenêtre contextuelle s'affiche pour vous informer qu'un «invité modifie ce document»..

Les modifications apportées par l’autre personne sont affichées en surbrillance dans votre instance du document..

Si vous avez autorisé un utilisateur à modifier un document, puis que vous avez changé d'avis, vous pouvez facilement modifier ses autorisations. Cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'utilisateur dans la liste et sélectionnez «Changer l'autorisation en: Peut afficher». Vous pouvez également aller dans l'autre sens, en donnant à un utilisateur la permission de modifier le document après lui avoir uniquement permis de l'afficher..

Si vous avez fini de partager le document avec un utilisateur, vous pouvez cesser de lui permettre d'afficher ou de modifier le document. Cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'utilisateur dans la liste et sélectionnez «Supprimer l'utilisateur» dans le menu contextuel..

Pour fermer le volet "Partager", cliquez sur le "X" dans le coin supérieur droit du volet..

Que vous travailliez sur un projet de petite ou grande envergure, cette nouvelle fonctionnalité de collaboration d'Office 2016 avec édition en temps réel et intégration au cloud avec OneDrive est puissante..