Comment collaborer sur des documents via Internet

Si vous souhaitez collaborer avec d'autres personnes, il n'est pas nécessaire de se blottir autour du même ordinateur ou d'envoyer des fichiers par courrier électronique. Vous pouvez tous éditer la même copie du document - vous pouvez même le modifier ensemble en temps réel.

Nous recommandons Google Docs, car il s'agit d'une solution de collaboration plus mature et nous en avons le plus d'expérience. Microsoft Office Online a récemment acquis des fonctionnalités de co-création en temps réel. Cela vaut donc également la peine d'être examiné..

Google Docs

Google Docs est la suite bureautique de Google. Comme la plupart des services Google, il s'agit d'une application gratuite à laquelle vous accédez via votre navigateur Web. Les fichiers que vous créez dans Google Documents sont enregistrés dans Google Drive et associés à votre compte Google. Parce que ces fichiers vivent en ligne plutôt que sur votre ordinateur, vous pouvez facilement partager le document avec d'autres personnes. Google contrôle le document et peut en permettre l'accès à d'autres personnes..

Pour utiliser Google Documents à des fins de collaboration, rendez-vous sur le site Web de Google Drive et connectez-vous à l'aide de votre compte Google. Cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez le type de document sur lequel vous souhaitez travailler pour créer un nouveau document. Vous pouvez également ouvrir un document existant stocké dans Google Drive ou télécharger un document à partir de votre ordinateur..

Lorsque le document est ouvert, cliquez sur le bouton Partager. Vous pouvez survoler ce bouton pour voir qui a accès à ce document..

Entrez les adresses électroniques des personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer. Les personnes que vous ajoutez ont l'autorisation de modification par défaut, mais vous pouvez également les limiter à commenter ou afficher le document. L’autorisation «Can view» est utile si vous souhaitez simplement montrer un document à des personnes..

Par défaut, les utilisateurs recevront un courrier électronique lorsque vous partagerez le document avec eux. L'e-mail contient un lien vers le document afin qu'ils puissent le modifier avec vous. Si vous ne travaillez pas sur le document, c'est correct - ils peuvent le modifier et vous verrez leurs modifications lorsque vous revenez au document ultérieurement..

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un document, vous verrez plusieurs curseurs de saisie de texte. Vous verrez en temps réel ce que les autres personnes tapent dans le document, ce qui vous permet de collaborer sur un document compliqué sans se cogner et sans avoir à résoudre les modifications conflictuelles ultérieurement. Il existe même une fonction de discussion que vous pouvez utiliser pour parler à vos co-auteurs.

Pour afficher une liste des documents partagés avec vous, vous pouvez cliquer sur la catégorie Partagé avec moi dans Google Drive..

Office en ligne

Microsoft Office Online s'appelait auparavant Office Web Apps. C'est une version Web entièrement gratuite de Microsoft Office à laquelle vous avez accès dans votre navigateur. Comme il s’agit d’une application Web, ce n’est pas tout Microsoft Office, il est plus limité. Vous pouvez collaborer avec les versions de bureau de Microsoft Office, mais ce n’est tout simplement pas une solution de collaboration aussi mature que celle proposée par Google Documents. Par exemple, une seule personne peut travailler sur le même paragraphe à la fois lorsqu'elle collabore avec Office 2013..

Office Online est disponible sur Office.com. Il nécessite un compte Microsoft et enregistre vos documents dans le service de stockage de fichiers Microsoft OneDrive (anciennement connu sous le nom SkyDrive)..

Pour commencer, visitez le site Office Online et ouvrez l'application de votre choix - ou visitez le site OneDrive et ouvrez un document existant. Lorsqu'un document est ouvert, cliquez sur le bouton Partager en haut de la page. Vous pouvez également cliquer sur le menu FICHIER du ruban, sur Partager et sélectionner Partager avec des personnes..

Entrez les adresses électroniques avec lesquelles vous souhaitez partager et choisissez les autorisations que vous souhaitez accorder. Vous pouvez choisir si les personnes avec lesquelles vous partagez le document peuvent modifier le document et si elles auront besoin d'un compte Microsoft pour le faire..

Les personnes avec lesquelles vous partagez le document recevront des invitations par courrier électronique avec un lien vers votre document. Ils peuvent ouvrir le document, cliquer sur le bouton Modifier et sélectionner Modifier dans Word Online pour y travailler. Vous pouvez gérer la liste des personnes autorisées à afficher ou à modifier le document à partir du volet de partage..

Il existe différentes façons de travailler sur les mêmes documents en temps réel sur Internet, mais vous feriez mieux de vous en tenir à ces fonctionnalités de collaboration. Google Docs et Office Online simplifient ce processus et incluent des applications bureautiques capables de fonctionner avec.