Comment exporter et importer des règles dans Outlook

Si vous utilisez Outlook depuis très longtemps, vous avez probablement quelques règles configurées pour vous aider à gérer votre raz-de-marée. Si vous avez un nouvel ordinateur ou si vous réinstallez Windows, il n'est pas nécessaire de tout configurer à nouveau, exportez-les simplement..

Une règle dans Outlook est une série d’étapes que vous configurez effectuent automatiquement des actions spécifiques sur les messages électroniques au fur et à mesure de leur réception. Par exemple, vous pouvez afficher automatiquement une notification lorsque vous recevez des courriels importants, déplacer des courriels similaires dans un dossier spécifique ou marquer un message pour un suivi à une heure précise..

Heureusement, Outlook dispose d’un moyen de sauvegarder ces règles. Ceci est utile si vous devez réinstaller Windows, configurer Outlook sur un nouvel ordinateur ou partager vos règles avec d'autres personnes..

Comment exporter vos règles Outlook

Pour commencer, assurez-vous que l'onglet «Accueil» est actif. Dans la section "Déplacer", cliquez sur "Règles" et sélectionnez "Gérer les règles et les alertes" dans le menu déroulant..

REMARQUE: vous pouvez également accéder aux règles et aux alertes en cliquant sur l'onglet «Fichier», puis en cliquant sur le bouton «Gérer les règles et les alertes» dans l'écran «Informations sur le compte»..

La boîte de dialogue «Règles et alertes» s’affiche. Dans l'onglet «Règles de messagerie», cliquez sur «Options» dans la barre d'outils au-dessus de la liste de règles que vous avez créée..

REMARQUE: Toutes les règles répertoriées ici seront sauvegardées, pas seulement les règles sélectionnées..

Dans la boîte de dialogue "Options", cliquez sur "Règles d'exportation"..

La boîte de dialogue "Enregistrer les règles exportées sous" s'affiche. Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer votre fichier de sauvegarde des règles. Entrez un nom pour votre fichier de sauvegarde dans la zone d'édition "Nom du fichier". Le type «Règles de l'assistant de règles (* .rwz)» est sélectionné par défaut dans la liste déroulante «Enregistrer en tant que» et l'extension .rwz est automatiquement ajoutée au fichier. Si vous partagez vos règles avec d'autres personnes utilisant la même version d'Outlook que vous, cliquez sur «Enregistrer». Si vous partagez votre fichier de règles avec une personne utilisant une ancienne version d'Outlook, vous devez sélectionner un type de fichier de règles différent avant de sauvegarder le fichier, comme indiqué ci-dessous..

Outre le format de fichier de règles pour la version actuelle d’Outlook, la liste déroulante «Enregistrer en tant que type» fournit trois formats supplémentaires pour le fichier de règles, pour les personnes utilisant encore Outlook 2002, 2000 ou 98. Sélectionnez l’un des modèles suivants: ces options selon vos besoins, puis cliquez sur «OK» pour enregistrer le fichier de règles..

REMARQUE: Si vous partagez vos règles avec plusieurs personnes utilisant différentes versions plus anciennes d'Outlook, sélectionnez la version la plus ancienne, car les fichiers de règles plus anciens peuvent toujours être ouverts dans les versions les plus récentes d'Outlook..

Une fois que vous avez exporté votre fichier de règles, cliquez sur «OK» dans les boîtes de dialogue «Options» et «Règles et alertes» pour revenir à l'écran principal du courrier (ou à l'écran «Informations du compte», selon votre début)..

Vous pouvez maintenant sauvegarder le fichier .rwz résultant sur n’importe quel lecteur externe ou réseau ou le partager avec d’autres personnes..

Comment importer vos règles Outlook

Supposons maintenant que vous avez configuré votre nouvel ordinateur, installé Office, importé le fichier de données Outlook que vous avez sauvegardé (les règles ne sont pas enregistrées dans les fichiers de données Outlook) à partir de votre ancien ordinateur et que vous êtes prêt à vérifier vos e-mails. Importons les règles que vous avez créées et sauvegardées afin qu'Outlook puisse automatiquement agir sur les courriers électroniques dès leur arrivée. Ouvrez la boîte de dialogue "Règles et alertes" de l'une des deux manières décrites plus haut. Notez que la liste de règles est vide. Pour résoudre ce problème et importer vos règles, cliquez sur "Options"..

Dans la boîte de dialogue "Options", cliquez sur "Règles d'importation"..

La boîte de dialogue «Importer les règles depuis» s'affiche. Accédez au dossier dans lequel vous avez enregistré votre fichier de sauvegarde des règles, sélectionnez le fichier .rwz, puis cliquez sur «Ouvrir»..

Vous remarquerez que la liste des règles de la boîte de dialogue «Règles et alertes», derrière la boîte de dialogue «Options» toujours ouverte, se remplit avec vos règles personnalisées. Cliquez sur «OK» dans la boîte de dialogue «Options» pour la fermer et revenir à la boîte de dialogue «Règles et alertes»..

Si vous avez vérifié votre courrier électronique avant d'importer vos règles, vous pouvez maintenant l'exécuter sur le courrier que vous avez déjà reçu. Pour ce faire, cliquez sur «Exécuter les règles maintenant» dans la barre d’outils au-dessus de la liste des règles de la boîte de dialogue «Règles et alertes»..

Dans la boîte de dialogue "Exécuter les règles maintenant", sélectionnez les règles à exécuter, puis cliquez sur "Exécuter maintenant". Une fois les règles exécutées, cliquez sur «Fermer», puis sur «OK» dans la boîte de dialogue «Règles et alertes» pour la fermer. Désormais, vos règles s'exécuteront automatiquement en vérifiant les e-mails que vous recevez et en effectuant les actions que vous avez spécifiées, le tout dans les coulisses..

REMARQUE: Certaines règles peuvent ne pas fonctionner sur d'autres ordinateurs si des dossiers, des personnes, etc., sont utilisés dans les règles créées sur l'ordinateur d'origine, mais ne sont pas disponibles sur les autres ordinateurs..