Comment réduire la taille d'un document Microsoft Word
Les documents Word peuvent générer d’énormes documents inhabituellement longs et complexes, avec des charges d’images, de polices et d’autres objets incorporés. Mais il semble également que les documents peuvent devenir incontrôlables sans aucune raison. Si vous avez affaire à un document volumineux, voici quelques conseils pour réduire sa taille..
Lorsque vous avez un document Word un peu trop volumineux, la première chose à faire est de compresser les images qu'il contient. Ceci est dû en partie au fait que des sites tels que How-To Geek ont écrit des articles détaillés expliquant comment procéder, et en partie au fait que, de fait, les images semblent toujours augmenter la taille d'un document Word au-delà de la raison. Vous devriez quand même continuer et suivre les conseils que nous avons écrits dans cet article, car si vous avez des images, elles vous aideront..
Mais si vous n'avez pas d'images, ou si vous avez suivi ces conseils et avez besoin de réduire davantage la taille du fichier, nous sommes là pour vous. Nous avons beaucoup de conseils à partager. Nous les avons donc décomposés en éléments permettant de réduire sensiblement la taille d'un document Word, des éléments susceptibles de vous aider et quelques conseils couramment suggérés avec lesquels vous ne devriez pas vous embêter..
Commençons.
Conseils qui contribueront certainement à réduire la taille d'un document
Tous les conseils que vous trouverez ne vous seront pas utiles. Parfois, c'est parce qu'ils ne s'appliquent pas à votre situation (si vous n'avez pas d'images, les astuces relatives à la compression des images ne seront plus utiles) mais parfois, elles sont tout simplement fausses. Nous avons testé tous les conseils de cette section, nous savons donc qu'ils fonctionnent.
Convertir votre document au format DOCX
Microsoft a publié le format DOCX dans Office 2007, donc si vous utilisez toujours le format .doc, il est temps de convertir. Le type de fichier .docx le plus récent agit essentiellement comme un fichier ZIP en comprimant le contenu du document. Par conséquent, la conversion d'un fichier .doc au format .docx réduira la taille de votre document. (Cela s'applique également aux autres formats Office tels qu'Excel (.xls à .xslx), PowerPoint (.ppt à .pptx) et Visio (.vsd à .vsdx).)
Pour convertir votre fichier .doc, ouvrez-le dans Word et cliquez sur Fichier> Info> Convertir..
Cliquez sur “OK” dans l'invite qui apparaît, cliquez sur le bouton “Enregistrer” et Word convertit votre document en .docx. Word effectue cette conversion en créant une toute nouvelle version du document dans le nouveau format. Ainsi, votre ancienne version .doc sera toujours disponible..
Nous avons testé cela avec un exemple de fichier .doc de 20 pages contenant six images, divers tableaux et marques de formatage. Le fichier .doc d'origine faisait 6 001 Ko, mais le fichier .docx converti ne pesait que 721 Ko. C'est 12% de la taille originale. Nous ne suggérons rien de plus que les solutions ci-dessous ne réduisent davantage la taille du fichier. Par conséquent, si vous avez des fichiers .doc que vous pouvez convertir en .docx, votre travail pourrait être effectué.
Insérez vos images au lieu de les copier et les coller
Lorsque vous copiez et collez une image dans votre document, Word émet certaines hypothèses sur la façon de la gérer. L'une de ces hypothèses est que vous voulez que l'image collée soit au format BMP, qui est un type de fichier volumineux, ou parfois au format PNG, qui est encore assez volumineux. Une alternative simple consiste à coller votre image dans un programme d'édition à la place, enregistrez-la sous un format plus petit comme JPG, puis utilisez Insertion> Image pour insérer l'image dans votre document..
En collant la petite capture d'écran ci-dessous directement dans un document Word autrement vierge, la taille de ce document est passée de 22 Ko à 548 Ko..
En collant cette capture dans Paint, en l'enregistrant au format JPG, puis en l'insérant dans un document vierge, le document passait à 331 Ko seulement. C'est un peu plus de 40% plus petit. Mieux encore, l’utilisation du format GIF a permis d’obtenir un document 60% plus petit. À grande échelle, c'est la différence entre un document de 10 Mo et un document de 4 Mo.
Bien sûr, vous ne pouvez pas toujours vous en tirer. Parfois, vous aurez besoin de la meilleure qualité d'image que les formats tels que BMP et PNG peuvent offrir. Mais s'il s'agit d'une petite image ou si vous n'avez pas besoin d'une qualité extrêmement élevée, l'utilisation d'un format plus léger et l'insertion de l'image peuvent aider..
Pendant que vous enregistrez votre image, effectuez vos modifications
Lorsque vous modifiez une image dans Word, toutes les modifications d'image sont stockées dans le document. Cela signifie que si vous rognez une image dans votre document, Word conserve toujours l’image originale complète. Modifier une image en noir et blanc et Word conserve toujours l'image originale en couleur.
Cela augmente inutilement la taille de votre document. Ainsi, lorsque vous modifiez vos images et que vous n'êtes pas obligé de les annuler, vous pouvez demander à Word de supprimer les données de modification..
Mais mieux que de supprimer des données inutiles de votre document est de ne pas avoir ces données inutiles dans votre document en premier lieu. Toutes les modifications que vous pouvez effectuer, même les plus simples, telles que le rognage ou l'ajout d'une flèche, sont mieux effectuées dans un éditeur d'image avant d'insérer l'image dans le document..
Compressez toutes vos images en une seule fois
Oui, nous avons dit au début que cet article concernait autre façons de réduire la taille de votre fichier, mais la plupart des articles sur ce sujet vous expliquent comment compresser vos images une par une (y compris notre article), et ici, dans How-To Geek, nous cherchons tous à trouver de meilleures façons de faire les choses..
Cliquez sur Fichier> Enregistrer sous> Plus d'options. (Vous pouvez avoir «Enregistrer une copie» plutôt que «Enregistrer sous» si OneDrive avec AutoSave est activé.)
Cela ouvre la boîte de dialogue "Enregistrer sous", où vous accédez à des options supplémentaires. Cliquez sur Outils> Compresser les images..
Cela ouvre le panneau «Compresser les images», où vous pouvez décider de la compression que vous souhaitez appliquer à toutes vos images à la fois..
L'option «Appliquer uniquement à cette image» est grisée, car il s'agit d'un outil Tout ou rien. Toutes vos images auront ces options appliquées lorsque vous enregistrez le document ou aucune d'entre elles. Donc, si vous voulez choisir différentes options pour différentes images, cela ne fonctionnera pas pour vous. Mais si vous souhaitez compresser toutes vos images en une seule fois, cette option vous est proposée..
Sélectionnez vos choix, cliquez sur «OK», puis enregistrez la nouvelle version de votre document avec toutes les images compressées..
Arrêtez l'incorporation de polices dans votre document
À moins que vous n'utilisiez une police inhabituelle provenant d'une galaxie très éloignée, il est presque certain que toute personne avec laquelle vous partagerez votre document sera en mesure de le lire à l'aide de sa copie de Word (ou d'une alternative gratuite telle que Libre Office). Alors, pourquoi voudriez-vous perdre de l’espace dans votre fichier en incorporant les polices? Arrêtez cela en allant dans Fichier> Options> Enregistrer et en désactivant l'option «Incorporer les polices dans le fichier»..
Vous pourriez penser que cela ne ferait pas beaucoup de différence, mais vous auriez tort. Si l'incorporation de polices est activée et que l'option «Ne pas incorporer les polices système courantes» est désactivée, la différence de taille de fichier est de presque 2 Mo. Même si l'option «Ne pas intégrer les polices système communes» est activée (ce qui signifie que les polices telles que Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman, etc., ne sont pas incluses), le fichier est toujours plus gros de 1,3 Mo..
Alors oui, arrêtez d'incorporer des polices dans votre document.
Arrêtez l'incorporation d'autres fichiers si vous le pouvez
Nous vous avons récemment montré comment incorporer ou lier une feuille de calcul Excel à un document Word (vous pouvez le faire avec d'autres fichiers, tels que des présentations PowerPoint ou des diagrammes Visio). Si vous pouvez créer un lien vers la feuille de calcul au lieu de l'incorporer, vous économiserez la plus grande partie de la taille du fichier Excel. Vous ne sauvegarderez pas l'intégralité de celui-ci, car la feuille de calcul liée ajouterait quand même une certaine taille, mais votre document serait beaucoup plus petit avec un lien qu'une intégration complète. Bien sûr, les liens et les avantages présentent des inconvénients. Veillez donc à lire cet article pour les comprendre avant de faire cela..
Arrêter de stocker une vignette pour le document
De retour dans la journée, Word vous permet de stocker une vignette du document afin que Windows puisse vous en montrer un aperçu dans l'Explorateur de fichiers. L'explorateur de fichiers peut le faire seul et n'a pas besoin de l'aide de Word, mais cette option existe toujours dans votre document. Dans notre document de test de 721 Ko, l'activation de cette option a augmenté la taille du fichier à 3247 Ko. C'est 4,5 fois la taille du fichier d'origine pour rien. Vous trouverez ce paramètre dans Fichier> Info> Propriétés> Propriétés avancées.
Désactivez la case à cocher «Enregistrer les vignettes pour tous les documents Word» et cliquez sur «OK».
Le nom de cette option est un peu trompeur, car le désactiver ici n’affecte que le document que vous avez ouvert, même s'il est écrit «tous les documents Word». Si cette option est activée par défaut lorsque vous créez un document, Vous devrez le désactiver dans le modèle Normal.dotx et Microsoft vous fournira d’excellentes instructions pour cela si vous ne savez pas comment..
Vous pouvez également désactiver ce paramètre dans la boîte de dialogue «Enregistrer sous», où il est appelé «Enregistrer la vignette» légèrement plus correcte.
Supprimer les informations personnelles et cachées de votre document
Non seulement les informations personnelles ajoutent-elles à la taille de votre document, mais elles peuvent aussi potentiellement donner à vos lecteurs des informations que vous ne souhaitez pas qu'ils aient. Il se peut également que certaines informations aient été formatées comme étant masquées. Si vous n'avez pas besoin de ce texte masqué dans le document, pourquoi ne pas le supprimer??
Supprimez ces informations inutiles de votre document en sélectionnant Fichier> Info> Rechercher les problèmes, puis en cliquant sur le bouton «Inspecter le document»..
Assurez-vous que «Propriétés du document et informations personnelles» est activé, puis cliquez sur «Inspecter». Lorsque l'inspecteur est terminé, cliquez sur «Supprimer tout» dans la section «Propriétés du document et informations personnelles»..
Cette action a réduit la taille de notre fichier de test de 7 Ko, ce qui ne représente pas une quantité énorme. Toutefois, il est recommandé de supprimer les informations personnelles de vos fichiers. Vous devriez donc le faire de toute façon. Soyez averti que vous ne pouvez pas récupérer ces données après les avoir supprimées, alors assurez-vous que vous les récupérez avant de les supprimer. Vous pouvez faire la même chose pour les options «Contenu invisible» et «Texte masqué», mais cela ne fera que réduire la taille de votre fichier si vous avez du contenu masqué..
Désactiver la récupération automatique (si vous osez)
L'une des fonctionnalités les plus intéressantes de Word (en fait, l'une des fonctionnalités les plus intéressantes de chaque application Office) est la récupération automatique. Cette fonctionnalité effectue des sauvegardes régulières de votre fichier pendant que vous travaillez. Si Word se bloque ou que votre ordinateur redémarre de manière inattendue (par exemple, lorsque Windows effectue une mise à jour système pendant la nuit), des versions de documents ouverts récupérées automatiquement vous seront présentées lors de votre prochain démarrage. Mot. Bien entendu, toutes ces versions s'ajoutent à la taille de votre fichier. Par conséquent, si vous désactivez la récupération automatique, votre fichier sera plus petit..
Sélectionnez Fichier> Options> Enregistrer et désactivez l'option "Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les [x minutes]"..
Cela ne fera pas une différence immédiate, mais empêchera l'ajout de nouvelles versions de la récupération automatique au fichier pendant que vous travaillez dessus..
Sachez simplement que vous ne disposerez plus de versions de la récupération automatique. Par conséquent, si Word se bloque ou se ferme de manière inattendue, vous perdrez tout votre travail depuis la dernière fois que vous l'avez enregistré..
Copier tout dans un nouveau document
Lorsque vous travaillez sur un document, Word enregistre diverses choses en arrière-plan pour vous aider. Nous avons montré comment les désactiver, dans la mesure du possible, et comment supprimer les données collectées par Word, mais il restera probablement dans votre document des éléments inutiles. Si vous vous exposez à ce genre de modification de la taille du document, vous pouvez créer un nouveau document, puis tout copier dessus..
Commencez par créer un nouveau document vierge. Sélectionnez tout le contenu de votre document actuel en appuyant sur Ctrl + A. Dans le nouveau document, appuyez sur Ctrl + V pour tout coller. Ceci copie tout votre texte, vos sections, votre mise en forme, vos options de mise en page, votre numérotation des pages: tout ce dont vous avez besoin.
Votre nouveau document ne comportera aucune des sauvegardes d'arrière-plan, des informations de récupération automatique ou des versions précédentes, ce qui devrait réduire la taille du fichier..
Gardez à l'esprit que cela copiera toutes les données d'édition dans vos images. Vous voudrez peut-être donc les supprimer du document d'origine avant de tout copier dans votre nouveau document. Si vous ne le faites pas, ce n'est pas grave. Vous pouvez toujours le supprimer de votre nouveau document.
Nous ne pouvons pas vous dire combien cela va économiser, car cela peut aller de quelques kilo-octets à beaucoup de mégaoctets, mais cela vaut toujours la peine si vous voulez éliminer le plus de poids possible de votre document..
En prime, nous avons également vu ce copier / coller dans une nouvelle astuce documentaire résoudre des erreurs étranges dans des documents Word difficiles à localiser autrement..
Conseils qui Pourrait Aidez à réduire la taille d'un document
Certains conseils semblent aider, mais nous n’avons pas pu obtenir de résultat positif. Nous ne disons pas qu'ils ne contribueront pas à réduire la taille de votre fichier, mais il semblerait que vous ayez besoin de circonstances particulières pour en tirer profit. Nous vous recommandons vivement d’essayer d’abord les conseils de la section précédente, puis de les essayer au besoin..
Désactiver les sauvegardes en arrière-plan
Plus un document est compliqué, et plus il est long depuis que vous l'avez sauvegardé, plus la sauvegarde peut prendre du temps lorsque vous cliquez sur le bouton «Enregistrer». Pour vous aider à résoudre ce problème, Word a défini un paramètre dans Fichier> Options> Avancé nommé "Autoriser les enregistrements en arrière-plan".
Ce paramètre est activé par défaut et enregistre le document en arrière-plan pendant que vous y travaillez. L'idée est que lorsque vous cliquez sur «Enregistrer», le nombre de modifications à enregistrer est réduit, ce qui vous permet d'économiser beaucoup plus rapidement. C'est en grande partie un retour à l'époque où Word utilisait une quantité de ressources système proportionnellement plus importante. Sur les systèmes modernes, ce n'est probablement pas nécessaire, surtout si vous ne modifiez pas des documents extrêmement longs ou compliqués..
Le jury a décidé si cela aurait une incidence sur la taille du fichier. Laisser un document ouvert avec ce paramètre activé n’a aucune incidence sur la taille de notre document de test (alors que laisser la récupération automatique activée fait augmenter la taille du fichier). Les modifications apportées sur une période d’environ 30 minutes n’ont pas non plus entraîné de modification sensible de la taille du document, que l’option «Autoriser les sauvegardes en arrière-plan» soit activée ou non. Le désactiver n'a pas non plus changé la rapidité avec laquelle le document a été enregistré..
En bref: celui-ci est à vous. Si le fait de le désactiver ne réduit pas la taille de votre fichier, laissez-le activé, car tout ce que Word fait pour enregistrer vos documents automatiquement est une bonne chose..
Convertir au format RTF puis reconvertir au format DOCX
RTF signifie format RTF (Rich Text Format). Il s'agit d'un standard ouvert pour les documents qui offre un peu plus de mise en forme que le texte brut, mais pas tous les éléments de base de DOCX. L'idée de convertir un fichier DOCX en fichier RTF consiste à supprimer toute la mise en forme supplémentaire et toutes les données cachées afin que, lorsque vous enregistrez votre fichier RTF en tant que fichier DOCX, la taille du fichier soit réduite..
La conversion de notre document de test de 20 pages, 721 Ko au format RTF a transformé la taille du fichier à 19,5 Mo (évitez donc d'utiliser RTF si vous souhaitez un fichier de petite taille). La reconversion en DOCX donna un fichier de 714 Ko. Cela représente une économie de 7 ko, soit moins de 1%, et parce que RTF ne pouvait pas gérer le formatage de tableau simple que nous utilisions, nous avons dû le reformater ... ce qui a ramené la taille à 721 ko..
Celui-ci ne semble pas présenter beaucoup d'avantages pour votre document, en particulier lorsque le DOCX moderne dispose de tellement de capacités de formatage que RTF ne peut pas gérer..
Convertir en HTML, puis reconvertir en DOCX
C’est la même idée que de convertir en RTF, sauf que HTML est un format Web. Notre test de conversion a montré des résultats presque identiques à l'utilisation de RTF.
Nous avons essayé cela sur notre fichier DOCX de 721 ko et le converti en un fichier HTML de 383 ko. La reconvertir en DOCX a généré un fichier de 714 Ko. C'est une économie de 1%, mais cela a gâché la mise en forme, en particulier les en-têtes, et il faudrait les refaire.
Décompressez le document et compressez-le
Un document DOCX est un fichier compressé, comme une archive créée avec 7-Xip ou WinRar. Cela signifie que vous pouvez l'ouvrir avec l'un de ces outils et voir tout le contenu. Une astuce que vous pouvez voir est d’extraire tous les fichiers de votre DOCX, de les ajouter à une archive compressée, puis de renommer cette archive en une extension de fichier DOCX. Hé hop, vous avez un document Word qui a été compressé! En théorie, cela semble plausible, mais en utilisant à la fois 7-Zip et WinRar et divers formats d’archives, nous avons constaté que chaque fois que nous essayions d’ouvrir le fichier .docx que nous avions créé, Word nous informait que le fichier était corrompu..
Cette idée a peut-être un mérite - notre fichier de 721 Ko s'est finalement limité à 72 Ko - mais nous ne le recommandons pas, à moins que vous ne vouliez passer beaucoup de temps à le manipuler pour essayer de le faire fonctionner. En outre, la sauvegarde peut simplement être due au fait que le processus de compression a supprimé / compressé quelque chose qui empêche Word d'ouvrir le document, mais nous ne pouvons pas être sûrs.
Conseils couramment suggérés qui ne feront probablement aucune différence
Il y a quelques suggestions flottant sur Internet qui du son sensible mais n'aura pas beaucoup d'effet. Cela ne veut pas dire que vous ne devriez pas les essayer, mais que vous ne devriez pas vous attendre à avoir beaucoup d'impact sur la taille de votre document..
Supprimer les versions précédentes du document
Word conserve les versions précédentes de votre document pendant que vous y travaillez. C'est la fonctionnalité d'enregistrement automatique, et certaines personnes suggèrent de les supprimer en allant dans Fichier> Info> Gérer le document et en supprimant les anciennes versions..
Toutefois, cela n’a aucun intérêt de le faire car ces anciennes versions sont stockées dans le système de fichiers Windows, pas dans votre document Word. Leur suppression ne rendra pas votre document plus petit. Si vous souhaitez supprimer des informations de version précédentes du document, copiez le contenu dans un document tout neuf ou effectuez Fichier> Enregistrer sous pour enregistrer dans un nouveau document, comme nous l'avions suggéré précédemment..
Coller du texte uniquement, pas le formatage
Lorsque vous souhaitez copier et coller d'un document dans votre document actuel, vous pouvez utiliser différentes options de collage..
L'option par défaut utilisée si vous cliquez sur le bouton «Coller» (ou appuyez sur Ctrl + V) est «Conserver la mise en forme source». Cette option copie les polices et la mise en forme autres que celles par défaut, telles que gras, italique, etc. Mais si vous cliquez à la place sur l’option «Conserver uniquement le texte», cela réduira la taille du fichier en supprimant la mise en forme..
Nous avons essayé cela avec un document de 20 pages avec différentes mises en forme appliquées au texte sur chaque page, la différence de taille moyenne étant légèrement inférieure à 2 Ko par page. Ce pourrait soyez significatif si vous avez un document de plus de 250 pages, où il totalisera environ 0,5 Mo, mais allez-vous vraiment avoir un document Word de 250 pages sans mise en forme? Probablement pas, car ce serait en grande partie illisible, de sorte que vous perdriez vos économies lorsque vous rajouterez le formatage.
Tous les avantages de cette méthode vont probablement au conseil que nous avons donné ci-dessus - copier et coller le document entier dans un nouveau document pour supprimer les versions précédentes, les modifications d’édition précédentes, etc..
Changer la taille de la page
Word vous offre la possibilité de changer la taille de la page en sélectionnant Mise en page> Taille et en remplaçant la taille par défaut de "Lettre". Certains conseils suggèrent que, si vous choisissez un format plus petit, mais similaire au format «A4», les autres lecteurs ne le remarqueront pas, et vous obtenez un gain de taille réduit..
Nous avons essayé cela avec un document de 20 pages utilisant une taille de «Lettre» de 721 Ko. Nous avons changé le format en «A4», «A5» (qui correspond à la moitié du format «A4») et «B5», et notre document est resté stable à 721 Ko à chaque fois. En d'autres termes, la taille du fichier n'a pas changé.
Arrêter l'intégration des données linguistiques
Il existe un paramètre dans Fichier> Options> Avancé nommé "Incorporer les données linguistiques" et vous verrez des astuces à divers endroits vous invitant à désactiver cette option. En apparence, cela semble raisonnable - les données linguistiques supplémentaires ne feraient-elles pas augmenter la taille d'un document?
En bref, la réponse est non si vous utilisez un fichier .docx moderne. Word gère les données linguistiques en arrière-plan et n'occupe aucune place dans le document..
Désactiver cette option peut avoir une légère incidence sur les fichiers .doc plus anciens, mais cela ne vaut que si vous avez utilisé un outil d'écriture manuscrite et que Word doit stocker certaines «informations de correction de la reconnaissance de l'écriture manuscrite». Sinon, cela ne fait aucune différence.
C'est notre liste assez complète de moyens permettant de réduire la taille de vos fichiers Word, mais nous sommes toujours à la recherche de nouvelles méthodes à essayer (ou à démystifier). Déclenchement dans les commentaires si vous connaissez une technique que nous avons manquée et que nous vérifions!
