Comment configurer une réponse d'absence du bureau dans Outlook pour Windows

Lorsque vous savez que vous allez quitter le bureau pendant quelques jours, vous pouvez configurer l'Assistant d'absence du bureau pour qu'il réponde automatiquement, en indiquant aux personnes que vous profitez de vos vacances alors qu'elles sont coincées au travail..

Pour créer une réponse d'absence dans Outlook, nous allons créer un modèle d'e-mail avec le message que nous souhaitons utiliser, puis une règle qui enverra une réponse avec ce message à tous les e-mails que nous recevons au cours d'une plage de dates spécifique..

REMARQUE: Outlook doit être ouvert pour que la règle puisse s'exécuter et que votre réponse d'absence du bureau soit envoyée. Veillez donc à laisser votre ordinateur allumé et à exécuter Outlook en dehors du bureau..

Première étape: créer un modèle de message

Pour créer un modèle de message dans Outlook, assurez-vous que l'onglet «Accueil» est actif et cliquez sur le bouton «Nouvel email» dans la section Nouvel élément..

Entrez le message que vous voulez envoyer comme réponse automatique dans la boîte de message. N'entrez pas d'adresse e-mail ou de sujet. Ensuite, cliquez sur l'onglet "Fichier".

Cliquez sur «Enregistrer sous» dans la liste des options à gauche de l'écran des coulisses..

Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez "Modèle Outlook (* .oft)" dans la liste déroulante "Enregistrer en tant que"..

Vous êtes dirigé vers le dossier des modèles de l'utilisateur. Entrez un nom pour le modèle dans la case «Nom du fichier» en conservant l’extension «.oft», puis cliquez sur «Enregistrer»..

Si vous souhaitez copier votre modèle de courrier électronique de réponse d'absence du bureau sur un autre ordinateur ou le sauvegarder, le chemin d'accès complet au dossier de modèles d'utilisateur est C: \ Utilisateurs \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Remplacer avec votre nom d'utilisateur Windows.

Fermez la fenêtre du message en cliquant sur le bouton «X» dans le coin supérieur droit..

Une boîte de dialogue vous demande si vous souhaitez enregistrer un brouillon du message. Vous n'avez pas à le faire car vous l'avez enregistré en tant que modèle, mais vous pouvez le faire si vous le souhaitez. Cliquez sur “Oui” si vous souhaitez enregistrer le brouillon ou sur “Non” si vous ne le faites pas..

Deuxième étape: créer une règle pour répondre automatiquement aux nouveaux messages électroniques

Maintenant que nous avons notre modèle de courrier électronique de réponse d'absence du bureau, nous allons créer une règle pour utiliser ce modèle afin de répondre à tous les messages entrants au cours d'une plage de dates spécifique. Assurez-vous que l'onglet «Accueil» est actif.

Dans la section Déplacer, cliquez sur le bouton «Règles» et sélectionnez «Gérer les règles et les alertes» dans le menu déroulant..

Vous pouvez également cliquer sur l'onglet «Fichier» pour accéder à l'écran des coulisses. Assurez-vous que l'écran «Info» est actif (cliquez sur «Info» à gauche si nécessaire), puis sur le bouton «Gérer les règles et les alertes»..

Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, assurez-vous que l'adresse de messagerie à laquelle vous souhaitez appliquer cette règle est sélectionnée dans la liste déroulante "Appliquer les modifications à ce dossier". Si vous souhaitez que cette règle s'applique à tous vos comptes dans Outlook, nous vous expliquerons comment procéder ultérieurement dans cet article. Cliquez sur l'onglet «Règles de messagerie» s'il n'est pas déjà actif, puis cliquez sur le bouton «Nouvelle règle»..

Sur le premier écran de la boîte de dialogue Assistant de règles, cliquez sur «Appliquer la règle aux messages que je reçois» dans la section «Démarrer à partir d'une règle vide». L'option est ajoutée à la zone «Étape 2: Modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée)». Il n'y a rien à éditer pour cette partie de la règle, alors cliquez sur le bouton “Suivant” pour continuer..

Le deuxième écran de la boîte de dialogue Assistant Gestion des messages vous permet de sélectionner les conditions à vérifier lorsque vous recevez des e-mails. Pour que votre réponse d'absence du bureau soit envoyée au cours d'une plage de dates spécifique, cochez la case «reçu dans une période donnée» dans la zone «Étape 1: Sélectionner les conditions». La condition est ajoutée à la case «Étape 2: Modifier la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée)», comme avant, mais cette fois, une partie de la description doit être modifiée. Pour ajouter une plage de dates, cliquez sur le lien "dans une plage de dates spécifique" dans la zone Étape 2..

Dans la boîte de dialogue Date de réception, cochez la case «Après», cliquez sur le menu déroulant, puis sur la date après laquelle vous souhaitez recevoir la réponse automatique d'absence du bureau. Par exemple, si vous souhaitez que votre réponse d'absence du bureau commence à être envoyée le 8 février, sélectionnez 7 février pour la date de fin..

Cochez ensuite la case «Avant», sélectionnez une date dans la liste déroulante située à droite de la case Avant. La date que vous sélectionnez doit être le lendemain du jour où vous souhaitez que la réponse d'absence du bureau cesse d'être envoyée. Par exemple, si vous souhaitez que le 15 février soit le dernier jour d'envoi de votre réponse d'absence du bureau, sélectionnez 16 février comme date avant..

Les dates que vous avez sélectionnées sont ajoutées à la condition dans la zone Étape 2. Cliquez sur le bouton "Suivant" de la boîte de dialogue Assistant de règles pour continuer..

Dans le troisième écran de la boîte de dialogue Assistant de règles, vous choisissez ce que vous voulez faire avec les courriels entrants pendant la plage de dates. Nous voulons répondre à tous les courriels en utilisant le modèle que nous avons créé dans la première section. Nous avons donc coché la case «répondre en utilisant un modèle spécifique» dans la zone «Étape 1: Sélectionner une ou plusieurs actions». Pour sélectionner le modèle que nous avons créé, cliquez sur le lien “un modèle spécifique” dans la zone “Étape 2: Modifier la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée)”..

Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, sélectionnez "Modèles utilisateur dans le système de fichiers" dans le menu déroulant "Rechercher dans"..

Sélectionnez le modèle que vous avez créé (dans notre cas, le modèle «Réponse d'absence du bureau») et cliquez sur le bouton «Ouvrir»..

Le chemin d'accès complet au modèle sélectionné est ajouté à l'action sélectionnée. Cliquez sur le bouton “Suivant” pour continuer.

Dans le quatrième écran de l'assistant de gestion des règles, vous pouvez sélectionner les exceptions que vous souhaitez appliquer à la règle, par exemple si vous souhaitez exclure certaines personnes ou certains groupes («sauf s'il s'agit de personnes ou d'un groupe public»). Nous n'allons ajouter aucune exception à notre règle, alors cliquez sur le bouton “Suivant” pour continuer..

Entrez un nom pour la règle dans la zone «Étape 1: spécifiez un nom pour cette règle». La case «Activer cette règle» est cochée par défaut afin que la règle soit automatiquement activée. Ne vous inquiétez pas, cependant. Il ne fonctionnera qu'après la date butoir que vous avez spécifiée..

Nous ne voulons pas exécuter la règle sur les messages déjà dans notre boîte de réception. Par conséquent, laissez la case «Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans la boîte de réception» non cochée. Si vous souhaitez exécuter cette règle sur tous vos comptes de messagerie dans Outlook, cochez la case «Créer cette règle sur tous les comptes». Cliquez sur le bouton "Terminer".

La règle est ajoutée à la liste. Cliquez sur «OK» pour fermer la boîte de dialogue Règles et alertes..

Désormais, lorsque quelqu'un vous envoie un courrier électronique à la date spécifiée, il recevra automatiquement le message dans le modèle de courrier électronique que vous avez créé..

Même si l'expéditeur reçoit une réponse automatique indiquant que vous êtes absent, vous recevez toujours son courrier électronique avec une icône indiquant qu'une réponse automatique a été envoyée. Cependant, vous pouvez avoir raison de l'ignorer jusqu'à votre retour..

Une fois que la plage de dates de la règle est passée, la règle ne s'appliquera pas aux courriels entrants. Cependant, vous pouvez toujours désactiver la règle. Pour ce faire, ouvrez à nouveau la boîte de dialogue Règles et alertes comme décrit précédemment et décochez la case située à gauche de la règle dans la liste. Cliquez sur «OK» pour fermer la boîte de dialogue..

Lorsque vous utilisez cette règle pour envoyer une réponse automatique d'absence du bureau, la réponse est envoyée une fois à chaque expéditeur au cours d'une session Outlook unique. Une session est lorsque vous ouvrez Outlook jusqu'à ce que vous quittez l'application. Cela empêche l'envoi de réponses en double au même expéditeur qui vous envoie plusieurs messages. Outlook suit qui a reçu une réponse automatisée lors de chaque session, mais cette liste est réinitialisée lorsque vous quittez Outlook. Par conséquent, laissez Outlook ouvert (ne quittez pas et ne rouvrez pas) afin que la règle soit exécutée et que la réponse automatique d'absence du bureau soit envoyée à tous ceux qui vous envoient un courrier électronique. Ainsi, les expéditeurs ne reçoivent pas plusieurs réponses d'absence du bureau..