Comment créer des lettres types dans Word

Parfois, vous souhaiterez peut-être créer une lettre que vous enverrez à un grand nombre de personnes différentes, mais vous voudriez que certaines parties soient individualisées pour chaque destinataire: des parties telles que le message d'accueil, le nom, l'adresse, etc. Dans le jargon, cela signifie que vous devez créer une lettre type, ce qui est très facile à faire..

Avant de vous familiariser avec les lettres types, vous devez vous assurer que votre base de données est déjà configurée avec tous les champs que vous souhaitez inclure. Une base de données peut être aussi simple qu'une feuille de calcul Excel avec des colonnes pour le prénom, le nom, l'adresse, etc..

Word peut importer des données à partir de documents Excel, Access et texte. Si vous ne disposez pas déjà d'une configuration de base de données, vous pouvez toujours la créer dans Word, ce que je vais vous montrer comment faire..

Créer des lettres types dans Word

Pour commencer, créez un document contenant le texte standard, comme dans l'exemple de lettre de Noël ci-dessous:

Remarquez comme il n’a pas de salut, adresse, etc., car ceux-ci seront tous ajoutés plus tard sous forme de champs dans notre lettre type. La première chose à faire est de cliquer sur Sélectionner les destinataires sur le Les envois languette:

C'est ici que vous ajoutez les personnes qui recevront la lettre ou importez une liste à partir d'un fichier de base de données..

Vous pouvez cliquer sur Type Nouvelle liste si vous voulez créer la liste dans Word lui-même. Pour importer, cliquez sur Utiliser la liste existante. Dans cet exemple, nous allons simplement taper la liste.

Remarque: lorsque vous allez enregistrer votre liste de destinataires, Word vous invite à indiquer un emplacement sur votre disque dur pour enregistrer le fichier de données qui sera créé..

Une fois que vous avez sauvegardé votre liste de destinataires, vous remarquerez que bon nombre des icônes figurant sur le Les envois les rubans sont cliquables maintenant.

Pour commencer à ajouter des champs à votre lettre type, cliquez sur un endroit dans votre document pour indiquer où vous souhaitez placer le champ, puis cliquez sur Bloc d'adresse.

Cela amènera le Insérer un bloc d'adresse dialogue.

Cliquez sur D'accord pour aller avec le format par défaut et vous devriez obtenir quelque chose qui ressemble à ceci:

Ensuite, ajoutez un Entrer après le Bloc d'adresse pour déplacer votre texte sur une ligne, puis cliquez sur le bouton Ligne de voeux icône:

Cela amènera le Insérer une ligne de voeux dialogue.

Encore une fois, allons avec le format par défaut et cliquez simplement sur le D'accord bouton.

Ensuite, mettez en surbrillance le texte, cliquez avec le bouton droit de la souris, choisissez Paragraphe puis cochez la case en regard de Ne pas ajouter d'espace entre les paragraphes du même style.

Cela fera en sorte que le bloc d’adresses s’accroche correctement ensemble au lieu d’avoir une ligne vide entre chaque partie de celui-ci..

Ensuite, cliquez sur le Aperçu des résultats icône située sur l'onglet Mailings du ruban.

Au lieu du code de champ du bloc d’adresse, vous devriez maintenant voir le contenu réel répertorié dans le document Word..

Lorsque vous avez terminé la prévisualisation, cliquez sur le bouton Aperçu des résultats icône pour désactiver la prévisualisation. Ensuite, pour voir comment ajouter d'autres champs, cliquez juste après le dans votre document pour en faire votre position actuelle, puis cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion icône.

Vous devriez obtenir quelque chose comme ça:

Choisir Pays ou région, puis cliquez sur le Insérer bouton.

Essayez de cliquer sur le Aperçu des résultats icône à nouveau pour voir à quoi ça ressemble. Voici mon exemple ci-dessous:

Maintenant que la lettre type est correctement configurée, vous pouvez faire des choses plus avancées, telles que la définition de règles. Les règles vous permettent d'afficher du texte pour certains destinataires et de le masquer pour d'autres. Pour commencer, cliquez sur le bouton Règles bouton.

Vous verrez un menu déroulant avec plusieurs options comme Demander, Remplir, etc..

Pour notre exemple, choisissons Si… alors… sinon, ce qui nous amènera au dialogue suivant:

Changer la Nom de domaine: à Pays ou région, et le type Etats-Unis dans le Comparer aux: champ. Ensuite, ajoutez du texte dans les cases où il est écrit Insérer ce texte et Sinon, insérez ce texte.

Dans cet exemple, si le destinataire réside aux États-Unis, il recevra le texte joyeux Noël inséré dans leur lettre, alors que tout le monde recevra le message Joyeuses Fêtes.

Voici à quoi cela ressemblera une fois que vous aurez cliqué sur le bouton D'accord bouton puis le Aperçu des résultats bouton.

Ensuite, notez le Aperçu des résultats section:

Ici vous pouvez cliquer sur les flèches (quand Aperçu des résultats est allumé) à gauche et à droite du numéro pour faire défiler toutes les lettres qui seront envoyées. De cette façon, vous pouvez vous assurer que toutes vos lettres seront identiques avant l'impression ou l'envoi par courrier électronique..

Remarque: le menu de sélection des champs sous Règles permet de faire correspondre les noms de champs dans une base de données avec les noms d'en-tête dans votre liste de destinataires..

De plus, pour mieux voir où vous avez inséré des champs dans votre document, utilisez la commande Surligner Fusionner les champs bouton.

C'est une bascule que vous pouvez activer et désactiver à votre guise. Enfin, lorsque votre lettre vous convient, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner icône:

Vous devriez obtenir ce menu déroulant avec trois options.

Choisir Éditer des documents individuels pour que Word fusionne toutes vos lettres en un seul grand document que vous pouvez consulter avant d’imprimer ou d’envoyer un courrier électronique.

Comme vous pouvez le constater, la création de lettres types avec Word n’est plus la corvée qu’elle était et vous pouvez créer et envoyer des documents rapidement et facilement. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à commenter. Prendre plaisir!