Gestion des versions, comparaison et combinaison de documents

Pour la dernière leçon de cette série Geek School, nous allons parler de garder une trace des versions dans Word et de comparer et combiner des documents..

NAVIGATION SCOLAIRE

1. Utilisation de modèles pour assurer une mise en forme et un formatage communs
2. Suivi des modifications apportées à un document
3. Utilisation de commentaires pour indiquer des modifications dans un document
4. Limitation et protection des documents et des modèles
5. Gestion des versions, comparaison et combinaison de documents

La fonctionnalité Versions dans Word a été supprimée dans les versions récentes de Word. Dans Word 2013, le seul moyen d'accéder aux versions précédentes d'un document dans Word consiste à ouvrir les versions précédentes du document enregistrées automatiquement (automatiquement). Vous pouvez également ouvrir des documents récents non enregistrés. Toutefois, il n'existe aucune fonctionnalité de versioning formelle dans Word. Nous allons vous montrer une alternative que vous pouvez facilement ajouter à Word gratuitement et qui fournira cette fonctionnalité..

Si plusieurs personnes ont travaillé sur différentes copies du même fichier, au lieu d'utiliser la fonctionnalité Suivi des modifications sur une copie du fichier, vous pouvez comparer les deux versions du fichier pour voir les différences. Word contient un outil de comparaison qui vous permet de comparer deux fichiers, à condition qu'ils portent des noms de fichiers différents. Nous allons vous montrer comment utiliser cette fonctionnalité et comment lire les résultats de la comparaison..

En plus de comparer des documents, vous pouvez combiner des documents après les avoir comparés. Nous allons vous montrer comment fusionner deux versions d'un même document et comment facilement fusionner deux documents différents, au cas où plusieurs auteurs auraient travaillé sur des parties distinctes d'un document..

Une fois toutes les modifications apportées, les comparaisons nécessaires effectuées et la combinaison de documents effectuée, vous pouvez facilement partager votre document à l'aide de Microsoft OneDrive. Vous pouvez également utiliser OneDrive à tout moment du processus de collaboration pour donner accès au document à d'autres réviseurs..

Garder une trace des versions d'un document

Auparavant, Word disposait d'une fonctionnalité de contrôle de version formelle vous permettant d'enregistrer différentes versions d'un document dans le document même. Cette fonctionnalité a disparu et le seul moyen de récupérer les versions précédentes d'un document consiste à utiliser la fonction d'enregistrement automatique ou à accéder à des documents non enregistrés, le cas échéant..

Par défaut, Word enregistre automatiquement votre document à certains intervalles. C'est la fonction d'enregistrement automatique. Pour revenir à une copie précédemment enregistrée automatiquement de votre document, cliquez sur l'onglet «Fichier», puis sélectionnez un élément «(enregistrement automatique)» dans la liste sous «Versions».

Vous pouvez également augmenter ou diminuer l’intervalle de la fonctionnalité Enregistrement automatique dans Word..

Si vous avez fermé votre document par accident sans enregistrer, ou si vous avez perdu l'alimentation et l'ordinateur s'est éteint de manière inattendue, vous pouvez récupérer des documents non enregistrés. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet «Fichier», puis sur le bouton «Gérer les versions» de l'écran «Info». Sélectionnez «Récupérer les documents non sauvegardés» dans le menu déroulant..

Si des fichiers non sauvegardés étaient disponibles, ils seraient listés dans la boîte de dialogue «Ouvrir» qui affiche.

Alternatives pour enregistrer les versions d'un document Word

Il existe des alternatives pour ajouter un système de gestion de versions à Word. L'un est un complément pour Word, appelé Enregistrer les versions, et l'autre est un plug-in qui fonctionne avec un programme de contrôle de version externe appelé Perforce..

Le complément Enregistrer les versions vous permet d’enregistrer facilement les versions numérotées d’un document Word à partir du fichier..

Perforce est un programme de contrôle de version disponible gratuitement pour un maximum de 20 utilisateurs. Ils fournissent un plugin pour Microsoft Office qui permet aux fichiers Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Project d'être facilement stockés et gérés dans Perforce à partir des programmes..

Comparer deux versions du même document

Si un relecteur a oublié d'utiliser la fonctionnalité «Suivi des modifications» et que vous ne l'avez pas verrouillé dans le document, vous pouvez toujours comparer les deux versions du document et accepter et rejeter les modifications en fonction de la comparaison. Tout ce dont vous avez besoin est votre document original et le document révisé. Chaque fichier doit avoir un nom différent.

Les fonctions «Comparer» et «Combiner» sont similaires, mais chacune a son objectif. Si vous ne souhaitez comparer que deux documents et que ni l'un ni l'autre ne contient des modifications suivies, utilisez la fonction «Comparer». Si vous avez plusieurs documents contenant des modifications suivies et que vous devez savoir qui a modifié quoi et quand, utilisez la fonction «Combiner», décrite plus loin dans cette leçon..

Pour comparer les versions originale et révisée d'un document, cliquez sur "Comparer" dans la section "Comparer" de l'onglet "Révision" et sélectionnez "Comparer" dans le menu déroulant..

REMARQUE: vous ne pouvez pas comparer deux documents si l'un d'entre eux est protégé contre les modifications suivies ou si une protection quelconque est appliquée. Supprimez la protection des documents pour continuer à comparer les documents. Reportez-vous à la leçon 2 pour savoir comment déverrouiller la fonctionnalité de suivi des modifications et à la leçon 4 pour plus d'informations sur la suppression des restrictions de formatage et de modification d'un document, ainsi qu'un mot de passe attribué à un document pour l'ouvrir..

Dans la boîte de dialogue "Comparer les documents", sélectionnez le "Document original" dans la liste déroulante..

Sélectionnez le «Document révisé» dans la liste déroulante. Sous «Document révisé», spécifiez une étiquette à appliquer aux modifications afin de savoir qui les a effectuées dans la zone d'édition «Étiquettes des modifications avec». Cela peut être un nom d'utilisateur ou ce que vous voulez.

Cliquez sur «Plus» pour accéder à plus d'options.

Dans la section "Paramètres de comparaison", sélectionnez les éléments à comparer dans les deux documents. Par défaut, tous les éléments sont sélectionnés.

REMARQUE: L'élément «Insertions and deletions» est toujours grisé et toujours coché. Lorsque vous utilisez “Comparer” ou “Combiner”, les insertions et les suppressions seront toujours comparées.

Dans la section «Afficher les modifications sur», choisissez de comparer caractère par caractère («Niveau du personnage») ou mot par mot («Niveau du mot»). "Niveau du personnage" vous permet de voir les modifications exactes qui ont été apportées. Par exemple, si le document d'origine contient le mot "to" et le document révisé le mot "too", auquel un "o" a été ajouté, le paramètre "Niveau mot" vous indiquera que "to" a été remplacé par " aussi. "Cependant, le paramètre" Niveau du personnage "montrerait le fait qu’un" o "a été ajouté.

Par défaut, la fonction «Comparer» place les modifications dans un nouveau document, comme indiqué dans la section «Afficher les modifications dans». Toutefois, vous pouvez choisir d’insérer les modifications dans le «document original» ou le «document révisé».

Cliquez sur "OK" une fois que vous avez fait vos choix.

La comparaison entre les deux documents est effectuée et les modifications sont affichées dans le document spécifié. Dans notre exemple, nous avons choisi d’accepter le défaut d’affichage des modifications dans un nouveau document. Le «document original» et le «document révisé» s'affichent tous deux dans un volet à droite du «document comparé» à utiliser comme référence. Ils ne peuvent pas être édités.

Si le volet contenant les documents originaux et révisés ne s'affiche pas, cliquez sur «Comparer» dans la section «Comparer» de l'onglet «Consulter». Sélectionnez ensuite «Afficher le document source», puis «Afficher les deux». Vous pouvez également choisir «Afficher le document original» ou «Afficher le document révisé» si vous ne souhaitez pas afficher les deux..

Le «volet Révision», décrit brièvement dans la leçon 2 et plus en détail dans la leçon 3, s'affiche également à gauche du «Document comparé».

Dans le «document comparé», vous pouvez consulter les modifications suivies, comme indiqué dans la leçon 2, en acceptant ou en rejetant chaque modification..

Enregistrez ensuite le document comparé sous un nom différent pour obtenir un document contenant les modifications apportées aux documents originaux et révisés..